AI-leadverwerking

Wanneer een potentiële koper een aanvraag indient via een woningportaal zoals Idealista of Kyero, stuurt het portaal een notificatie-email naar uw kantoor. Tesoro CRM verwerkt deze emails automatisch: het systeem leest de email, haalt de contactgegevens eruit en maakt een nieuw contact aan in uw CRM — zonder dat u zelf gegevens hoeft in te voeren.

Hoe het werkt

Het hele proces verloopt automatisch. Zodra een portaal een email stuurt over een nieuwe aanvraag, gebeurt het volgende:

Het portaal stuurt een email.

Wanneer iemand interesse toont in een woning op een portaal (bijvoorbeeld Idealista), verstuurt het portaal automatisch een notificatie-email.
Tesoro leest de email.

Het systeem ontvangt de email en analyseert de inhoud. Als de email niet in het Engels is, wordt deze eerst vertaald zodat alle gegevens op dezelfde manier verwerkt kunnen worden.
Contactgegevens worden uit de email gehaald.

Het systeem haalt automatisch de belangrijkste informatie uit de email: naam, emailadres, telefoonnummer, het bericht van de koper en gegevens over de woning.
Een nieuw contact verschijnt in uw CRM.

Met de verzamelde gegevens wordt automatisch een contactrecord aangemaakt in Tesoro CRM, inclusief de woninggegevens en het oorspronkelijke bericht.
U ontvangt de oorspronkelijke email.

De email wordt ook doorgestuurd naar uw inbox, zodat u zowel het CRM-record als de originele email hebt.

Welke gegevens worden vastgelegd

Het systeem haalt de volgende informatie uit elke lead-email:

Gegeven	Toelichting
Naam	Voor- en achternaam van de potentiële koper
Email	Het emailadres van de koper
Telefoon	Het telefoonnummer, automatisch in internationaal formaat
Taal	De taal waarin het bericht is geschreven (bijv. Nederlands, Spaans, Engels)
Bericht	Wat de koper heeft geschreven, opgeschoond zonder reclameteksten en juridische bijlagen
Samenvatting	Nuttige details zoals bezichtigingsvoorkeuren, tijdlijn, motivatie en specifieke vragen
Woningreferentie	Het referentienummer van de woning op het portaal
Woningadres	Adresgegevens van de woning (straat, stad, postcode, land)
Woningprijs	De vraagprijs zoals vermeld in de email
Woningtype	Appartement, villa, huis, perceel, etc.
Slaap- en badkamers	Aantal slaapkamers en badkamers indien vermeld
Bronplatform	Van welk portaal de aanvraag afkomstig is (bijv. Idealista, Kyero)

Ondersteunde woningportalen

Het systeem werkt met de meest gebruikte woningportalen:

Platform	Beschrijving
Idealista	Het grootste woningportaal van Spanje. Emails van Idealista worden automatisch herkend en verwerkt.
Kyero	Internationaal woningportaal gericht op Spaans vastgoed. Wordt automatisch herkend en verwerkt.
Overige portalen	Emails van andere portalen worden ook verwerkt. Het systeem kan overweg met een breed scala aan emailformaten.

Welk portaal u ook gebruikt, het systeem herkent dit automatisch. U hoeft hier niets voor in te stellen.

Meertalige ondersteuning

Woningaanvragen komen in veel talen binnen, vooral bij kantoren op internationale markten. Het systeem handelt dit automatisch af:

Taalherkenning — Het systeem herkent automatisch de taal van de email.
Vertaling — Emails die niet in het Engels zijn, worden vertaald zodat alle gegevens correct worden verwerkt.
Bewaring — Zowel het oorspronkelijke bericht als de vertaling worden bewaard.

Ondersteunde talen: Spaans, Frans, Duits, Italiaans, Portugees, Nederlands en Catalaans. Engelse emails worden direct verwerkt.

Gegevenskwaliteit

Voordat een lead in uw CRM verschijnt, worden de gegevens automatisch gecontroleerd en opgeschoond:

Telefoonnummers worden omgezet naar internationaal formaat, zodat u altijd correct kunt bellen.
Namen worden gesplitst in voornaam en achternaam.
Emailadressen worden opgeschoond en gecontroleerd.
Berichten worden ontdaan van juridische teksten, handtekeningen en reclame, zodat alleen het bericht van de koper overblijft.
Woningreferenties worden exact overgenomen zoals ze op het portaal staan — ze worden nooit vertaald of gewijzigd.

Wanneer kan een lead niet worden aangemaakt?

Om een lead aan te maken moet het systeem minimaal de volgende gegevens uit de email kunnen halen:

Een emailadres
Een telefoonnummer
Een naam
Een bericht

Als een van deze ontbreekt in de email, kan het contact niet automatisch worden aangemaakt. De email wordt wel bewaard, zodat u deze handmatig kunt bekijken.

Wat moet u doen?

Controleer uw portaalinstellingen.

Zorg ervoor dat uw woningportalen (zoals Idealista of Kyero) de notificatie-emails sturen naar het emailadres dat het Tesoro-team voor u heeft ingesteld. Vraag uw Tesoro-contactpersoon om dit adres als u het niet hebt.
Controleer regelmatig uw nieuwe leads.

Nieuwe leads verschijnen automatisch in uw CRM. Controleer dagelijks uw contactenlijst en volg nieuwe leads zo snel mogelijk op — snelle opvolging verhoogt de kans op een succesvolle deal.
Meld problemen direct.

Als u merkt dat leads van een bepaald portaal niet meer binnenkomen, of als de gegevens in het CRM niet kloppen, neem dan contact op met het Tesoro-team. Zij kunnen de verwerking controleren en eventuele problemen oplossen.

Volgende stap

Leer hoe het Klantenportaal uw klanten een merkervaring biedt om woningen te bekijken en bezichtigingen aan te vragen.

Overzicht Klantenportaal Ontdek wat uw klanten kunnen doen in het Tesoro CRM Klantenportaal.