Afspraken & Bezichtigingsverzoeken

Het Client Portal stelt klanten in staat om zelf bezichtigingen aan te vragen voor woningen die u aan hen heeft aangeboden. Elk verzoek komt als afspraak (meeting) in uw CRM terecht, waar u het kunt bevestigen, weigeren of opnieuw inplannen. Deze pagina beschrijft het volledige proces vanuit zowel het perspectief van de klant als dat van de makelaar.

Hoe het werkt — klantperspectief

Een bezichtiging aanvragen voor een woning

Wanneer een klant een woning heeft bekeken in het portaal en interesse heeft, kan hij of zij een bezichtiging aanvragen.

Woning openen

De klant opent een woning vanuit de homepagina of de woningfeed en tikt op Bezichtiging aanvragen.
Voorkeursdata kiezen

De klant selecteert minimaal 1 en maximaal 3 gewenste datums voor de bezichtiging. Datums in het verleden zijn niet selecteerbaar. Dezelfde datum kan niet twee keer worden gekozen. Er verschijnt een instructie die uitlegt dat de makelaar contact opneemt om de definitieve datum te bevestigen.
Overzicht controleren

In de tweede stap ziet de klant een samenvatting van de geselecteerde datums. Als er minder dan 3 datums zijn opgegeven, wordt de optie getoond om terug te gaan en extra alternatieve datums toe te voegen.
Bevestigen

Na het tikken op Bevestigen wordt het verzoek verstuurd naar de API. De klant ziet een bevestigingsdialoog met de boodschap dat de makelaar contact opneemt om de datum te bevestigen.

Afspraken bekijken

De klant navigeert naar het Appointments-scherm via de navigatiebalk onderaan het portaal. Hier worden afspraken verdeeld over drie tabbladen:

Tabblad	Inhoud
Upcoming	Bevestigde afspraken met een `start_date` in de toekomst
Recent	Afspraken die in het verleden liggen, of de status `cancelled`, `rejected` of `completed` hebben
Unconfirmed	Aangevraagde bezichtigingen met de status `pending` die nog door de makelaar bevestigd moeten worden

Per afspraak ziet de klant:

Een foto van de woning
De titel van de afspraak
De gewenste bezoekdatums (preferred dates) die de klant heeft opgegeven
De bevestigde datum en tijd (start date), zodra de makelaar deze heeft ingesteld — dit veld verschijnt niet bij onbevestigde verzoeken
De prijs en het Tesoro-referentienummer van de woning
Een statusbadge met kleurcodering (zie de sectie Statussen hieronder)

Een afspraak annuleren

De klant kan een afspraak annuleren zolang deze niet de status completed heeft. Bij het tikken op Afspraak annuleren verschijnt een bevestigingsdialoog. Na bevestiging wordt de status gewijzigd naar cancelled.

Bezichtiging starten op de dag zelf

Op de dag van een bevestigde bezichtiging wordt de knop Start bezichtiging actief. Wanneer de klant op de locatie aankomt en deze knop gebruikt, verandert de status naar completed. Hierna worden extra functies ontgrendeld:

Foto’s uploaden van de bezichtiging
Notities schrijven over de woning
Voice notes opnemen
Een beoordeling geven (1 tot 5 sterren)

Hoe het werkt — makelaarsperspectief

Wanneer een klant een bezichtigingsverzoek indient via het portaal, gebeurt het volgende aan de CRM-kant:

Afspraak verschijnt in het CRM

Het verzoek wordt opgeslagen als een meeting (afspraak) met het type visit_location en de categorie visit. De afspraak is gekoppeld aan de bijbehorende deal en bevat de klant als deelnemer. De eigenaar van de afspraak is automatisch de makelaar die aan het contact is toegewezen (de owner van het contact).
Notificatie ontvangen

De toegewezen makelaar ontvangt een notificatie in het CRM via het notificatiesysteem. Daarnaast wordt er een push-notificatie verstuurd als de makelaar deze heeft ingeschakeld, en een e-mail op basis van het e-mailsjabloon Meeting Created By Portal User.
Voorkeursdata beoordelen

In de afspraakkaart in het CRM ziet u de voorkeursdata (preferred_date) die de klant heeft opgegeven. De afspraak heeft op dit moment de status pending.
Bevestigen of weigeren

U kiest een van de voorkeursdata (of een andere datum) en stelt de start_date in. Vervolgens wijzigt u de status naar confirmed. Als geen van de data past, kunt u de status wijzigen naar rejected.
Klant ontvangt update

Bij elke statuswijziging wordt opnieuw een e-mail verstuurd op basis van het sjabloon Meeting Status Changed By Portal User. De klant ziet de gewijzigde status direct terug in het portaal.

Afspraakstatussen

Afspraken in het portaal en het CRM gebruiken de volgende statussen:

Status	Kleur	Betekenis
`pending`	Geel	De klant heeft een bezichtiging aangevraagd. De makelaar heeft nog niet gereageerd.
`confirmed`	Groen	De makelaar heeft het verzoek bevestigd en een definitieve datum ingesteld.
`completed`	Groen	De bezichtiging heeft plaatsgevonden. Dit kan automatisch worden ingesteld wanneer een bevestigde afspraak in het verleden ligt, of handmatig door de klant via de Start bezichtiging-knop.
`cancelled`	Rood	De afspraak is geannuleerd door de klant of de makelaar.
`rejected`	Rood	De makelaar heeft het verzoek afgewezen.

Notificaties

Het systeem verstuurt notificaties op meerdere momenten in het afspraakproces:

Moment	Wie ontvangt	Type
Klant vraagt bezichtiging aan	Makelaar	CRM-notificatie, push-notificatie, e-mail (Meeting Created By Portal User)
Makelaar bevestigt afspraak	Klant	E-mail (Meeting Status Changed By Portal User), statuswijziging zichtbaar in portaal
Makelaar wijst verzoek af	Klant	E-mail (Meeting Status Changed By Portal User), statuswijziging zichtbaar in portaal
Klant annuleert afspraak	Makelaar	CRM-notificatie, push-notificatie, e-mail (Meeting Status Changed By Portal User)

Agenda-integratie

.ics-download (klant)

Vanuit het afspraakdetailscherm in het portaal kan de klant tikken op Toevoegen aan agenda. Dit downloadt een .ics-bestand dat compatibel is met Google Calendar, Apple Calendar, Outlook en andere agendatoepassingen.

Het gedownloade agendagebeurtenis bevat:

Titel — de naam van de woning gevolgd door “Property Viewing”
Datum en tijd — de bevestigde start_date, of bij onbevestigde verzoeken de eerste voorkeursdata
Duur — standaard 1 uur
Locatie — het adres van de woning (straat, stad, postcode, land)
Beschrijving — woningnaam, prijs, referentienummer, adres en eventueel een link naar de woning op de website (als de woning gepubliceerd is)
Herinnering — een alarm 30 minuten voor aanvang
Status — CONFIRMED als de afspraak bevestigd is, anders TENTATIVE

Agenda-synchronisatie (CRM)

Aan de CRM-kant wordt bij het aanmaken en bijwerken van een afspraak automatisch een agenda-event aangemaakt via de CalendarMeetingEventObserver. Dit zorgt ervoor dat de bezichtiging ook in de agenda van de makelaar verschijnt als er een gekoppelde agenda-integratie actief is.

Technische details

Wat wordt er verstuurd bij een aanvraag?

Wanneer de klant een bezichtiging aanvraagt, stuurt het portaal de volgende gegevens naar de API:

Veld	Waarde
`title`	”Afspraak gepland met [woningnaam]“
`description`	”Een afspraak betreffende [woningnaam]“
`resource_name`	`deal`
`resource_id`	De ID van de deal waarin de woning is aangeboden
`request_status`	`pending`
`category`	`visit`
`type`	`visit_location`
`location`	Stad, provincie, land van de woning
`owner`	De makelaar die aan het contact is toegewezen
`property_id`	De ID van de woning
`participants`	Het contact van de klant
`preferred_date`	Lijst van maximaal 3 voorkeursdata (formaat: `YYYY-MM-DD`)

API-endpoints

Actie	Endpoint	Methode
Bezichtiging aanvragen	`/portaluser/portaluser-appointment/create`	POST
Afspraken ophalen	`/portaluser/portaluser-appointment/read`	GET
Enkele afspraak ophalen	`/portaluser/portaluser-appointment/read-one?id={id}`	GET
Afspraak bijwerken / annuleren	`/portaluser/portaluser-appointment/update?id={id}`	PUT

Veelgestelde vragen

Kan een klant onbeperkt bezichtigingen aanvragen?

Ja, er is geen limiet op het aantal bezichtigingsverzoeken dat een klant kan indienen. Elke aanvraag wordt als afzonderlijke afspraak in het CRM aangemaakt.

Wat als de klant geen datum kiest die werkt?

U kunt in het CRM een andere datum instellen als start_date en de status op confirmed zetten. De klant ziet de nieuwe datum in het portaal. Neem bij voorkeur ook telefonisch of per e-mail contact op om de alternatieve datum te bespreken.

Kan de klant de bezichtiging herstarten na annulering?

Na annulering kan de klant via de woningdetailpagina een nieuw bezichtigingsverzoek indienen. Dit wordt als een nieuwe afspraak aangemaakt.

Waarom verschijnt de cameraknop niet bij mijn klant?

De camerafunctie is alleen beschikbaar op de dag van een bevestigde bezichtiging. Controleer of de afspraak de status confirmed heeft en of de datum vandaag is. Als de afspraak nog pending is, moet u deze eerst bevestigen.