Elke klant die toegang heeft tot het Client Portal heeft een portaalgebruikersaccount. Dit account is altijd gekoppeld aan een contact in het CRM. In dit artikel leest u hoe portaalgebruikers worden aangemaakt, wat er op de achtergrond gebeurt, en hoe u bestaande accounts beheert.
Er zijn twee routes waarlangs een portaalaccount ontstaat. Welke methode u gebruikt, hangt af van uw werkproces en de verwachtingen van uw klant.
Als makelaar maakt u een portaalaccount aan vanuit een bestaand contactrecord. Dit is de meest gebruikte methode, omdat u controle houdt over wie toegang krijgt.
Open het contactrecord in het CRM.
Navigeer naar het contact waarvoor u een portaalaccount wilt aanmaken.
Klik op de actie om een portaalgebruiker aan te maken.
Op de contactpagina vindt u de optie om een portaalgebruiker aan te maken.
Het systeem maakt automatisch het account aan.
Het CRM neemt de voornaam, achternaam en het e-mailadres over van het contact. Er wordt een willekeurig wachtwoord van 8 tekens gegenereerd.
De klant ontvangt een e-mail.
Een automatische e-mail wordt verstuurd met het tijdelijke wachtwoord en de link naar het portaal. Bij de eerste keer inloggen moet de klant dit wachtwoord wijzigen.
Wat er automatisch gebeurt:
Klanten die de portaal-URL bezoeken, kunnen zich zelf registreren. Dit is handig als u de link op uw website plaatst en klanten zelf het initiatief nemen.
De klant opent de portaal-URL met uw bedrijfs-ID.
Zonder geldige id-parameter in de URL wordt de klant doorgestuurd naar een informatiepagina die uitlegt dat ze de link van hun makelaar nodig hebben.
De klant klikt op Sign up en vult het registratieformulier in.
Vereiste velden: First Name, Last Name, Email en Password. De voornaam en achternaam moeten minimaal 3 tekens zijn. Het e-mailadres en wachtwoord mogen maximaal 100 tekens zijn.
De klant kiest een taal, locatie en woningvoorkeuren (optioneel).
Tijdens het registratieproces kan de klant de taal van het portaal instellen, een locatie opgeven en woningvoorkeuren aangeven.
Het systeem verstuurt een verificatie-e-mail.
De klant ontvangt een 6-cijferige verificatiecode per e-mail.
De klant voert de code in op de verificatiepagina.
Na succesvolle verificatie wordt het account geactiveerd en kan de klant inloggen.
Wat er automatisch gebeurt:
Een portaalgebruiker heeft altijd een van de volgende twee statussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Draft (Concept) | Het account is aangemaakt maar de e-mail is nog niet geverifieerd. De klant kan nog niet inloggen. |
| Active (Actief) | Het account is volledig actief. De klant kan inloggen en het portaal gebruiken. |
Elk portaalgebruikersaccount bevat de volgende gegevens:
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| First Name | Voornaam van de klant |
| Last Name | Achternaam van de klant |
| E-mailadres — wordt gebruikt voor inloggen en communicatie | |
| Status | Concept of Actief |
| Owner | De verantwoordelijke makelaar |
| Favourite Properties | Woningen die de klant als favoriet heeft gemarkeerd |
Het portaalaccount is altijd automatisch gekoppeld aan het bijbehorende contact in het CRM en aan uw makelaarskantoor. De taalinstelling wordt overgenomen van het contactprofiel.
Zodra een klant is ingelogd, heeft deze toegang tot een reeks functies die direct terugvloeien naar het CRM:
Woningen die via een deal zijn aangeboden aan het gekoppelde contact, verschijnen automatisch op de homepagina van het portaal. De klant kan per woning:
De klant kan een bezichtiging aanvragen voor een specifieke woning:
Per woning kan de klant:
Al deze content is zichtbaar in het CRM voor de makelaar.
Via de Contact Agent functie kan de klant direct een bericht sturen naar de verantwoordelijke makelaar. De makelaar ontvangt een notificatie.
In het CRM kunt u op verschillende plekken zien of een contact een portaalgebruiker is:
Klanten kunnen zelf hun wachtwoord herstellen via de inlogpagina:
De klant klikt op Forgot password op de inlogpagina.
De klant voert het e-mailadres in.
Het systeem verstuurt een e-mail met een resetcode.
De klant voert de code in en stelt een nieuw wachtwoord in.
De resetcode is een 6-cijferige code. De makelaar hoeft hier niet bij betrokken te zijn — de klant kan dit volledig zelfstandig doen.
Portaalgebruikers kunnen een eigen profielfoto uploaden. Deze foto wordt opgeslagen als bestand in het systeem en is gekoppeld aan het portaalaccount. De klant kan de foto wijzigen of verwijderen via Profile > My Account.
Een contact heeft al een portaalaccount — kan ik er nog een aanmaken?
Nee. Het systeem controleert of het contact al een portaalaccount heeft. Als dat het geval is, ontvangt u de melding dat er al een portaalgebruiker bestaat voor dit contact. Elk contact kan maximaal een portaalaccount hebben.
Een klant heeft zich zelf geregistreerd maar staat niet bij een bestaand contact
Bij zelfregistratie zoekt het systeem op e-mailadres. Als er geen match is, wordt automatisch een nieuw lead aangemaakt. U vindt dit lead in uw contactenlijst. Het lead staat standaard op “niet benaderen”, wat betekent dat u het eerst moet beoordelen voordat u de klant actief benadert.
De klant kan niet inloggen
Controleer de volgende punten:
Als de klant het wachtwoord is vergeten, verwijs dan naar de Forgot password functie op de inlogpagina.
Nu u weet hoe portaalgebruikers worden aangemaakt en beheerd, kunt u beginnen met het gebruik van het CRM dashboard om uw dagelijkse werkzaamheden te stroomlijnen.
