Telefoongesprekken

Tesoro CRM stelt u in staat aankomende gesprekken in te plannen, gesprekken rechtstreeks via het platform te voeren via Twilio en de resultaten te registreren — allemaal vanuit een contact-, deal-, lead- of relatierecord. Elk gesprek wordt vastgelegd in het systeem met richting, duur, status en eventuele notities die uw makelaar toevoegt.

---

Hoe gesprekken werken

Gesprekken in Tesoro CRM vallen in twee categorieën:

• Aankomende gesprekken — Ingeplande gesprekken die nog niet hebben plaatsgevonden. Deze verschijnen in een speciale “Upcoming”-sectie op de Calls-tab van het record.
• Eerdere gesprekken — Afgeronde of gemiste gesprekken die in de “History”-sectie verschijnen.

Wanneer een gesprek is ingepland en het tijd is om te bellen, kan de makelaar het gesprek rechtstreeks vanuit het CRM starten. Twilio verzorgt de daadwerkelijke telefoonverbinding. Nadat het gesprek is beëindigd, ontvangt de makelaar een notificatie en kan het resultaat vastleggen.

---

Twilio-configuratie

Telefoongesprekken gebruiken dezelfde Twilio-integratie als WhatsApp en SMS. Als uw beheerder Twilio al heeft geconfigureerd voor berichten, zijn gesprekken mogelijk al ingesteld.

Ga naar Settings > My Company > Call Settings om te verifiëren. De pagina heeft twee tabs:

Twilio Settings

Hier worden de Twilio-telefoonnummers geconfigureerd. Het relevante veld voor gesprekken is:

Instelling	Beschrijving
Twilio Call Number	Het telefoonnummer dat Twilio gebruikt voor uitgaande en inkomende spraakgesprekken. Moet in internationaal formaat zijn (bijv. +34 952 555 100).
Active	Schakelaar om de gehele Twilio-integratie in of uit te schakelen (betreft gesprekken, WhatsApp en SMS).
Mask	Wanneer ingeschakeld tonen uitgaande gesprekken uw Twilio-nummer aan de ontvanger in plaats van het persoonlijke telefoonnummer van de makelaar.

Mask Verification

De Mask Verification-tab wordt gebruikt om telefoonnummers te verifiëren voor call masking. Wanneer masking is ingeschakeld, moet het systeem mogelijk bepaalde nummers verifiëren voordat ze als beller-ID kunnen worden gebruikt.

Twilio-kosten

Twilio rekent per-minuuttarieven voor spraakgesprekken. De kosten zijn afhankelijk van het bestemmingsland. Controleer uw Twilio-dashboard voor actuele tarieven. Tesoro CRM brengt geen extra kosten in rekening bovenop de tarieven van Twilio.

---

Gesprekken bekijken op een record

Open een contact, deal, lead of relatie en ga naar de Calls-tab. U ziet:

• Een filter bovenaan om alle gesprekken, alleen inkomende gesprekken of alleen uitgaande gesprekken te tonen
• Een Create Call-knop (sneltoets: K)
• Een Upcoming-sectie met ingeplande toekomstige gesprekken
• Een History-sectie met eerdere gesprekken

Elke gesprekskaart toont de gesprekstitel, toegewezen makelaar, richting, status en tijdstempels.

---

Een gesprek inplannen

1. Open de Calls-tab van het record en klik op Create Call (of druk op K).

2. Een zijpaneel opent met het gespreksformulier. Vul in:

   Veld	Verplicht	Beschrijving
   Title	Ja	Een korte naam voor het gesprek (1-100 tekens).
   Description	Ja	Notities over het doel van het gesprek. Ondersteunt rich text met @mentions om teamleden te notificeren. Minimaal 3 tekens na HTML-stripping, maximaal 1.000 tekens.
   Start Time	Ja	Wanneer het gesprek moet plaatsvinden. Moet minimaal 1 minuut in de toekomst zijn.
   Duration	Ja	De verwachte gespreksduur. Selecteer uit een voorgedefinieerde lijst.
   Assign To	Ja	De makelaar die verantwoordelijk is voor het gesprek. Standaard de huidige gebruiker. Selecteer uit alle actieve gebruikers in uw bedrijf.

3. Klik op Save (of druk op Ctrl+S).

Het gesprek verschijnt in de Upcoming-sectie op de Calls-tab van het record.

Ingeplande gesprekken bewerken

Klik op een aankomend gesprek om het te bewerken. U kunt de titel, beschrijving en toegewezen makelaar wijzigen. De starttijd en duur kunnen echter alleen worden gewijzigd bij aankomende gesprekken — zodra een gesprek is afgerond, zijn deze velden vergrendeld.

---

Een gesprek voeren

Wanneer het tijd is om een ingepland gesprek te voeren:

1. Zoek het gesprek in de Upcoming-sectie op de Calls-tab van het record.

2. Klik op de gespreksinitiatie-knop op de gesprekskaart.

3. Er verschijnt een bevestigingsdialoog die vraagt of u het gesprek wilt starten.

4. Klik op Yes om door te gaan. Twilio initieert het gesprek. U ziet een succesmelding: “Call will be initiated shortly.”

5. Uw telefoon gaat eerst over (de telefoon van de makelaar), en wanneer u opneemt, verbindt Twilio u met het contact.

6. Wanneer het gesprek eindigt, ontvangt het CRM een notificatie van Twilio en toont een End Call-dialoog waar u het resultaat kunt vastleggen.

Twilio moet actief zijn

Als de Twilio-integratie niet actief of niet geconfigureerd is, zal het starten van het gesprek mislukken. Zorg ervoor dat uw beheerder de Twilio-configuratie in Company Settings heeft voltooid.

---

Gespreksdetails

Elk gespreksrecord bevat de volgende informatie:

Veld	Beschrijving
Titel	De naam of het onderwerp van het gesprek
Beschrijving	Notities over het doel en resultaat van het gesprek
Richting	Of het gesprek inkomend was (het contact belde u) of uitgaand (u belde het contact)
Status	Het resultaat van het gesprek: voltooid, niet opgenomen, in gesprek, etc.
Starttijd	Wanneer het gesprek begon of was ingepland
Eindtijd	Wanneer het gesprek eindigde
Werkelijke duur	Hoe lang het gesprek daadwerkelijk duurde
Verwachte duur	De duur die bij het inplannen was ingesteld
Toegewezen makelaar	De makelaar die verantwoordelijk is voor het gesprek
Vermeldingen	Teamleden die in de gespreksnotities worden genoemd via @mentions

---

Gesprekken filteren

Gebruik de filterdropdown bovenaan de Calls-tab om te beperken wat u ziet:

Filter	Toont
All Calls	Zowel inkomende als uitgaande gesprekken
Inbound	Alleen gesprekken ontvangen van contacten
Outbound	Alleen gesprekken gevoerd door makelaars

---

Opmerkingen en bestanden

Elk gesprek ondersteunt:

• Opmerkingen — Uw team kan interne opmerkingen achterlaten op een gespreksrecord. Deze zijn alleen zichtbaar binnen het CRM, niet voor het contact. Het totale aantal opmerkingen wordt getoond op de gesprekskaart.
• Bestanden — Voeg bestanden toe aan een gespreksrecord (bijv. gespreksnotities, opnames of gerelateerde documenten).

---

Call masking

Wanneer Mask is ingeschakeld in de Twilio-instellingen, tonen uitgaande gesprekken uw Twilio-nummer aan de ontvanger in plaats van het persoonlijke telefoonnummer van de makelaar. Dit is nuttig voor:

• Een consistent bedrijfsnummer presenteren aan klanten
• De persoonlijke telefoonnummers van makelaars beschermen
• Ervoor zorgen dat terugbelverzoeken naar het bedrijfsnummer gaan

De maskinstelling wordt beheerd door een beheerder in Settings > My Company > Call Settings > Twilio Settings.

---

Tips voor uw team

Best practices

• Plan gesprekken altijd in voordat u belt. Dit creëert een record dat uw team kan zien, zelfs als het gesprek niet tot stand komt. Het stelt Tesoro CRM ook in staat gespreksresultaten bij te houden.
• Gebruik het beschrijvingsveld. Schrijf een korte notitie over waarom u belt voordat u het gesprek voert. Na het gesprek werkt u de beschrijving bij met het resultaat. Dit bespaart tijd voor collega’s die moeten opvolgen.
• Gebruik @mentions in gespreksnotities. Als een ander teamlid actie moet ondernemen na een gesprek, vermeld ze dan in de beschrijving. Ze ontvangen een notificatie.
• Controleer het filter. Als u een gesprek niet kunt vinden, controleer dan of het filter op “All Calls” staat in plaats van alleen inkomend of uitgaand.

---

Volgende stap

Overzicht AI-functies Ontdek hoe Tesoro CRM AI inzet om u te helpen bij het schrijven van woningbeschrijvingen, het verwerken van leads en efficiënter werken.