Email

Tesoro CRM heeft een volledige ingebouwde e-mailclient. U kunt e-mails versturen en ontvangen, ze organiseren in mappen en labels, templates gebruiken om tijd te besparen, gepersonaliseerde handtekeningen toevoegen en bijhouden of ontvangers uw e-mail hebben geopend of op een link hebben geklikt.

Elke e-mail is gekoppeld aan het contact, de deal, lead of relatie waartoe deze behoort, zodat uw team altijd de volledige communicatiegeschiedenis ziet.

---

Uw e-mailaccount koppelen

Elke gebruiker koppelt zijn eigen e-mailaccount. Dit is een persoonlijke instelling — elke makelaar in uw team doet dit zelfstandig.

Ga naar Settings > Personal Settings > Email om te beginnen.

Vereist voor het versturen

U moet een e-mailaccount koppelen voordat u e-mail kunt versturen of ontvangen via het CRM. Als u de Emails-pagina probeert te openen zonder gekoppeld account, ziet u een foutmelding die u vraagt eerst uw integratie te configureren.

Tesoro CRM ondersteunt drie integratiemethoden:

Gmail

De snelste optie als u Google Workspace of een gewoon Gmail-account gebruikt.

1. Klik op Configure Gmail API op de e-mailinstellingenpagina.

2. Er opent een nieuw browsertabblad met het toestemmingsscherm van Google. Log in op het Google-account dat u wilt koppelen.

3. Geef Tesoro CRM toestemming om namens u e-mail te lezen en te versturen.

4. U wordt teruggeleid naar Tesoro CRM. Een groene Connection Successful-badge bevestigt dat de integratie actief is.

Outlook

De snelste optie als u Microsoft 365 of Outlook gebruikt.

1. Klik op Configure Outlook API op de e-mailinstellingenpagina.

2. Er opent een nieuw browsertabblad met het toestemmingsscherm van Microsoft. Log in op het Microsoft-account dat u wilt koppelen.

3. Geef Tesoro CRM toestemming om namens u e-mail te lezen en te versturen.

4. U wordt teruggeleid naar Tesoro CRM. Een groene Connection Successful-badge bevestigt dat de integratie actief is.

IMAP / SMTP

Gebruik dit als uw e-mailprovider niet Gmail of Outlook is, of als u de voorkeur geeft aan handmatige configuratie.

U moet twee zaken apart configureren: IMAP (voor het ontvangen van e-mail) en SMTP (voor het versturen van e-mail). Deze gegevens kunt u bij uw e-mailprovider opvragen.

IMAP-instellingen (ontvangen):

1. Klik op Configure IMAP of het potloodicoon naast de IMAP-sectie.

2. Vul het formulier in:

   Veld	Beschrijving
   Host	Uw IMAP-serveradres (bijv. imap.uwdomein.com)
   Port	Selecteer 993 (SSL) of 143 (geen SSL)
   Username	Uw e-mailadres of accountgebruikersnaam
   Password	Uw e-mailwachtwoord of app-specifiek wachtwoord

3. Klik op Save. Het CRM test de verbinding automatisch. Als het mislukt, ziet u de foutmelding in een rode balk onder het formulier.

SMTP-instellingen (versturen):

1. Klik op Configure SMTP of het potloodicoon naast de SMTP-sectie.

2. Vul het formulier in:

   Veld	Beschrijving
   Host	Uw SMTP-serveradres (bijv. smtp.uwdomein.com)
   Encryption	Selecteer het versleutelingstype (TLS, SSL of geen)
   Port	Selecteer 587 (TLS) of 465 (SSL)
   Username	Uw e-mailadres of accountgebruikersnaam
   Password	Uw e-mailwachtwoord of app-specifiek wachtwoord

3. Klik op Save. Het CRM test de verbinding automatisch.

Nadat zowel IMAP als SMTP zijn geconfigureerd, kunt u op elk moment de Check Connection-knop gebruiken om te verifiëren dat uw instellingen nog werken.

---

De e-mail-inbox

Zodra uw e-mailaccount is gekoppeld, navigeert u naar Emails in de hoofdzijbalk om de ingebouwde e-mailclient te openen.

De Emails-pagina heeft drie hoofdgebieden:

• Zijbalkmenu (links) — Toont uw e-mailmappen en labels (Inbox, Sent, Drafts, Trash, etc.). Deze worden gesynchroniseerd vanuit uw e-mailprovider. Klik op een map om de inhoud te bekijken.
• Berichtenlijst (midden) — Toont de e-mailthreads in de geselecteerde map. Klik op een thread om deze te bekijken.
• Detailweergave (rechts) — Toont de geselecteerde e-mailthread met alle berichten in het gesprek. U kunt hier direct antwoorden, of schakelen naar de Comments-tab om een interne notitie achter te laten.

Sneltoets

U kunt snel een nieuwe e-mail opstellen door op de New Mail-knop in de werkbalk bovenaan de Emails-pagina te klikken.

E-mailacties

Vanuit de werkbalk bovenaan de e-maillijst kunt u:

• Select All — Alle zichtbare threads selecteren voor bulkacties
• Delete — Geselecteerde e-mails naar Trash (Gmail) of Junk (Outlook) verplaatsen
• New Mail — Een nieuwe e-mail opstellen

---

Een e-mail versturen

U kunt een e-mail versturen vanaf twee plekken:

1. De Emails-pagina — Klik op New Mail om een nieuwe e-mail op te stellen.
2. De Email-tab van een record — Open een contact, deal, lead of relatie, ga naar de Email-tab en stel daar een e-mail op. De ontvanger wordt automatisch ingevuld.

Bij het opstellen van een e-mail vult u in:

Veld	Verplicht	Beschrijving
To	Ja	Het e-mailadres van de ontvanger. Bij versturen vanuit een record wordt dit automatisch ingevuld vanuit het contact.
From	Ja	Uw gekoppelde e-mailadres (automatisch ingevuld, niet bewerkbaar).
Subject	Ja	De onderwerpregel van de e-mail.
CC	Nee	Extra ontvangers. U kunt meerdere CC-adressen toevoegen.
Body	Ja	De e-mailinhoud. Gebruik de rich text editor om tekst op te maken, links toe te voegen en meer.

E-mailtemplates

Klik op de templatekiezer boven de onderwerpregel om een vooraf opgestelde e-mailtemplate in te voegen. De template vult zowel het onderwerp als de body in. U kunt de inhoud bewerken voordat u verzendt.

E-mailhandtekeningen

Uw e-mailhandtekening wordt automatisch toegevoegd aan uitgaande e-mails. Er zijn twee typen handtekeningen:

• Gebruikershandtekeningen — Persoonlijke handtekeningen geconfigureerd in Settings > Personal Settings > Email (onderaan de pagina). Elke gebruiker kan meerdere handtekeningen aanmaken en er één als standaard instellen.
• Bedrijfshandtekeningen — Gedeelde handtekeningen geconfigureerd door een beheerder in Settings > My Company > Email Settings > Signatures-tab.

Elke handtekening heeft een naam, handtekeninginhoud (rich text) en een type (user_signature of company_signature). U kunt één handtekening als standaard markeren.

---

E-mailtracking

Tesoro CRM volgt drie betrokkenheidsmetrieken op elke verzonden e-mail:

Metriek	Wat het betekent
Opened	De ontvanger heeft uw e-mail geopend. Vastgelegd in het opened_at-veld.
Clicked	De ontvanger heeft op een link in uw e-mail geklikt. Vastgelegd in het clicked_at-veld.
Replied	De ontvanger heeft op uw e-mail geantwoord. Vastgelegd in het replied_at-veld.

Deze tijdstempels helpen u te begrijpen welke leads betrokken zijn en welke een andere benadering nodig hebben.

---

E-mailstatussen

Elke e-mail in het systeem heeft één van drie statussen:

Status	Betekenis
Sent	De e-mail is succesvol verstuurd vanuit het CRM.
Received	De e-mail is ontvangen in uw inbox.
Pending	De e-mail staat in de wachtrij voor levering (bijv. ingeplande e-mails).

---

Bedrijfse-mailinstellingen

Beheerders kunnen bedrijfsbrede e-mailinstellingen configureren in Settings > My Company > Email Settings. Deze pagina heeft twee tabs:

Signatures-tab

Beheer bedrijfsbrede e-mailhandtekeningen die alle makelaars kunnen gebruiken. Deze werken op dezelfde manier als persoonlijke handtekeningen, maar worden gedeeld binnen het team.

Transactional Email-tab

Configureer de geautomatiseerde e-mails die Tesoro CRM namens uw bedrijf verstuurt (zoals leadnotificaties en systeemwaarschuwingen):

Instelling	Beschrijving
Company Logo	Upload uw bedrijfslogo (max 1 MB afbeelding) om te verschijnen in transactionele e-mails.
Activate/Deactivate	Schakel transactionele e-mails in of uit voor uw hele bedrijf.
Header Text	Rich text-inhoud die bovenaan elke transactionele e-mail verschijnt.
Footer Text	Rich text-inhoud die onderaan elke transactionele e-mail verschijnt.

---

E-mailtemplates

E-mailtemplates besparen u tijd bij het versturen van herhaalde berichten zoals woningpresentaties, follow-ups of welkomst-e-mails. Templates worden beheerd in Settings > Email en kunnen worden gebruikt bij het opstellen van elke e-mail.

Elke template bevat:

• Title — Een naam om de template te herkennen in de kiezer
• Subject — Vooraf ingevulde onderwerpregel
• Email content — De body van de e-mail (rich text)
• Language — De taal waarin de template is geschreven
• Audience — Voor wie de template bedoeld is
• Type — De categorie van de template
• Group — Templates kunnen in groepen worden georganiseerd

Transactionele templates

Sommige templates kunnen als transactional worden gemarkeerd — deze worden door het systeem gebruikt voor geautomatiseerde e-mails en mogen alleen worden bewerkt door beheerders die begrijpen welke geautomatiseerde flows ze beïnvloeden.

---

Massa-e-mail

Tesoro CRM stelt u in staat dezelfde e-mail naar meerdere contacten tegelijk te versturen. Bij het bekijken van een lijst met contacten, leads of relaties kunt u meerdere records selecteren en de Mass Email-functie gebruiken om een template-gebaseerde e-mail naar allemaal te sturen.

Massa-e-mails ondersteunen:

• Het selecteren van een e-mailtemplate
• Het kiezen van een afzender (uit uw team)
• Het inplannen van de verzending voor een toekomstige datum en tijd (met tijdzonebewustzijn)
• Direct versturen

---

E-mails op records

Elk contact-, deal-, lead- en relatierecord heeft een Email-tab. Deze tab toont alle e-mails die zijn uitgewisseld met het bijbehorende e-mailadres van dat record. U kunt:

• De volledige e-mailthreadgeschiedenis bekijken
• Direct een nieuwe e-mail opstellen en versturen vanuit het record
• Trackinginformatie zien (openingen, klikken, antwoorden)
• Interne opmerkingen achterlaten op e-mailthreads (alleen zichtbaar voor uw team, niet voor het contact)

---

Volgende stap

WhatsApp en SMS Verstuur WhatsApp-berichten en SMS-teksten rechtstreeks vanuit contactrecords via Twilio-integratie.