E-mailtracking

Tesoro CRM houdt automatisch bij wat er met uw verzonden e-mails gebeurt. Wanneer u een e-mail verstuurt vanuit het CRM, wordt er op de achtergrond trackingcode toegevoegd waarmee het systeem drie vormen van betrokkenheid registreert: openingen, klikken en antwoorden. Deze gegevens helpen u te begrijpen welke leads en contacten actief geinteresseerd zijn en welke een andere benadering nodig hebben.

Wat wordt er bijgehouden?

Elke e-mail die u vanuit Tesoro CRM verstuurt, wordt voorzien van drie trackingmetrieken:

Metriek	Wat het betekent	Veld
Geopend	De ontvanger heeft uw e-mail geopend.	`opened_at`
Geklikt	De ontvanger heeft op een link in uw e-mail geklikt.	`clicked_at`
Beantwoord	De ontvanger heeft op uw e-mail geantwoord.	`replied_at`

Elk van deze metrieken slaat een tijdstempel op zodra de actie voor het eerst plaatsvindt. Daarnaast wordt elke tracking-gebeurtenis als activiteit vastgelegd, zodat u deze terugziet in de activiteitengeschiedenis van het bijbehorende record.

Hoe werkt e-mailtracking?

Tesoro CRM gebruikt twee technische mechanismen om openingen en klikken te registreren. Beide worden automatisch toegepast bij het versturen van een e-mail — ongeacht of u Gmail, Outlook of IMAP/SMTP als integratiemethode gebruikt.

Trackingpixel (open-tracking)

Wanneer u een e-mail verstuurt, voegt Tesoro CRM automatisch een onzichtbare afbeelding van 1x1 pixel toe aan het einde van de e-mailinhoud. Deze afbeelding wordt gehost op de Tesoro-server.

Wanneer de ontvanger de e-mail opent en het e-mailprogramma afbeeldingen laadt, wordt er een verzoek naar de Tesoro-server gestuurd. Het systeem herkent aan de hand van een uniek track_id om welke e-mail het gaat en registreert het tijdstip van openen in het opened_at-veld.

URL-herschrijving (klik-tracking)

Alle links in de e-mailinhoud worden automatisch herschreven voordat de e-mail wordt verstuurd. In plaats van direct naar de oorspronkelijke URL te verwijzen, stuurt elke link de ontvanger eerst via een Tesoro-trackingendpoint.

Wanneer de ontvanger op een link klikt, gebeurt het volgende:

De klik wordt ontvangen door het Tesoro-trackingendpoint.
Het systeem registreert zowel een opening (opened_at) als een klik (clicked_at) op de bijbehorende e-mail, inclusief de URL waarop is geklikt.
De ontvanger wordt onmiddellijk doorgestuurd naar de oorspronkelijke bestemmings-URL.

Antwoorddetectie

Wanneer een ontvanger op uw e-mail antwoordt en dit antwoord via uw gekoppelde e-mailaccount binnenkomt in Tesoro CRM, herkent het systeem dat het een antwoord betreft op een eerder verzonden e-mail. Het tijdstip wordt dan vastgelegd in het replied_at-veld en er wordt een activiteit van het type email_replied aangemaakt.

Tracking is automatisch ingeschakeld

E-mailtracking is standaard actief op alle uitgaande e-mails in Tesoro CRM. U hoeft niets in te stellen of aan te zetten. Elke e-mail die u verstuurt via de e-mailclient of vanuit een recordpagina, wordt automatisch voorzien van:

Een trackingpixel voor open-tracking
Herschreven URL’s voor klik-tracking
Een uniek track_id om de e-mail te identificeren

Dit geldt voor alle ondersteunde integratiemethoden: Gmail, Outlook en IMAP/SMTP.

Trackinggegevens bekijken

U kunt de trackinggegevens van individuele e-mails op verschillende plaatsen in Tesoro CRM bekijken:

Op de e-mailtab van een record

Open een contact, deal, lead of relatie en ga naar de Email-tab. Bij elke verzonden e-mail ziet u de trackingstatussen:

Opened — met het tijdstip waarop de e-mail voor het eerst is geopend
Clicked — met het tijdstip waarop er voor het eerst op een link is geklikt
Replied — met het tijdstip waarop het eerste antwoord is ontvangen

In de activiteitengeschiedenis

Elke tracking-gebeurtenis wordt automatisch als activiteit vastgelegd op het bijbehorende record. U ziet de volgende activiteittypes:

Activiteittype	Beschrijving
`email_opened`	De e-mail is geopend door de ontvanger
`email_link_clicked`	De ontvanger heeft op een link geklikt (inclusief de geklikte URL)
`email_replied`	De ontvanger heeft op de e-mail geantwoord

Deze activiteiten zijn zichtbaar in de activiteitenlog van het contact, de deal, lead of relatie waarmee de e-mail is gekoppeld.

Beperkingen van e-mailtracking

E-mailtracking is een waardevol hulpmiddel, maar het is belangrijk om de beperkingen te begrijpen. Trackinggegevens geven een indicatie van betrokkenheid, maar zijn niet altijd 100% nauwkeurig.

Waarom openingen mogelijk niet worden geregistreerd

Afbeeldingen geblokkeerd — Veel e-mailprogramma’s (waaronder Outlook, Apple Mail en Gmail) blokkeren standaard het laden van externe afbeeldingen. Als de trackingpixel niet wordt geladen, kan de opening niet worden geregistreerd.
Tekstmodus — Als de ontvanger e-mails in platte tekst bekijkt, worden afbeeldingen en dus ook de trackingpixel niet geladen.
Privacyfuncties — Apple Mail Privacy Protection en vergelijkbare functies kunnen afbeeldingen vooraf laden via een proxyserver, waardoor de opening niet altijd accuraat is.

Waarom openingen mogelijk onterecht worden geteld

E-mailscanners — Sommige bedrijven en e-mailproviders scannen binnenkomende e-mails op malware en laden daarbij automatisch alle afbeeldingen. Dit kan als een opening worden geregistreerd terwijl de ontvanger de e-mail nog niet heeft geopend.
E-mailvoorbeelden — Sommige e-mailclients laden de inhoud al wanneer de e-mail in het voorbeeldvenster verschijnt, wat als opening kan worden geteld.

Waarom klikken mogelijk niet worden geregistreerd

Gekopieerde URL’s — Als de ontvanger een URL uit de e-mail kopieert en direct in de browser plakt in plaats van erop te klikken, wordt de klik niet geregistreerd.
Link-ontleding door beveiligingssoftware — Sommige bedrijfsbeveiligingssystemen herschrijven of scannen URL’s, waardoor de tracking-redirect niet correct verloopt.

Privacy en AVG/GDPR

Bij het gebruik van e-mailtracking is het belangrijk om rekening te houden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere privacywetgeving.

Houd rekening met het volgende:

Transparantie — Overweeg in uw privacyverklaring te vermelden dat u e-mailtracking gebruikt bij zakelijke communicatie.
Gerechtvaardigd belang — E-mailtracking voor zakelijke opvolging kan onder het gerechtvaardigd belang vallen, maar evalueer dit voor uw specifieke situatie.
Gegevensopslag — Trackinggegevens (tijdstempels van openingen, klikken en antwoorden) worden opgeslagen als onderdeel van het e-mailrecord in Tesoro CRM en vallen onder uw algehele gegevensbeheerbeleid.
Rechten van betrokkenen — Houd er rekening mee dat betrokkenen op grond van de AVG recht hebben op inzage in en verwijdering van hun persoonsgegevens, inclusief trackinggegevens.

Veelgestelde vragen

Kan ik tracking uitschakelen voor een individuele e-mail? Nee, e-mailtracking wordt momenteel automatisch toegepast op alle uitgaande e-mails vanuit Tesoro CRM. Het is niet mogelijk om tracking per e-mail in of uit te schakelen.

Wordt tracking ook toegepast op massa-e-mails? Ja, elke individuele e-mail in een massa-e-mailcampagne krijgt een eigen uniek track_id en wordt afzonderlijk gevolgd.

Waarom zie ik geen opening terwijl de ontvanger heeft geantwoord? In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat het opened_at-veld leeg is terwijl er wel een antwoord is geregistreerd. Dit gebeurt wanneer het e-mailprogramma van de ontvanger geen afbeeldingen laadt en de ontvanger niet op een link heeft geklikt, maar wel direct heeft geantwoord.

Kan de ontvanger zien dat de e-mail wordt gevolgd? De trackingpixel is onzichtbaar voor de ontvanger (1x1 pixel, verborgen via CSS). Technisch opgeleide ontvangers kunnen de trackingpixel echter wel herkennen in de HTML-broncode van de e-mail. Herschreven URL’s zijn zichtbaar wanneer een ontvanger de muisaanwijzer over een link beweegt.

Gerelateerd

E-mail Leer hoe u uw e-mailaccount koppelt, e-mails verstuurt en ontvangt, templates gebruikt en handtekeningen beheert in Tesoro CRM.