Leadbronnen, Fasen & Kwalificatie

In Tesoro CRM doorloopt elke lead een gestructureerd traject van binnenkomst tot conversie. Drie kernvelden bepalen waar een lead zich bevindt en hoe u deze moet opvolgen: de bron (waar komt de lead vandaan), de stage (hoe warm is de lead) en de status (waar zit de lead in uw pipeline). Dit artikel biedt een diepgaande uitleg van elk van deze onderdelen, inclusief kwalificatiecriteria en het conversieproces.

Leadbronnen (Lead Sources)

De leadbron registreert hoe een persoon uw kantoor heeft gevonden. Dit veld is verplicht bij het aanmaken van een lead en staat standaard op By Person. Het correct vastleggen van de bron is essentieel voor het meten van de effectiviteit van uw marketingkanalen.

Overzicht van alle bronnen

Bron	Systeemwaarde	Beschrijving
Cold Calling	`cold_calling`	U heeft de persoon proactief telefonisch benaderd.
Incoming Call	`incoming_call`	De persoon heeft uw kantoor gebeld.
Referral	`referral`	Doorverwezen door een bestaande klant, contact of partner.
Website	`website`	De persoon heeft u gevonden via uw kantoorwebsite.
Social Media	`social_media`	Via Facebook, Instagram, LinkedIn of andere sociale platforms.
Email Campaign	`email_campaign`	Gereageerd op een e-mailmarketingcampagne of nieuwsbrief.
Incoming Mail	`incoming_mail`	De persoon heeft u een brief of fysieke post gestuurd.
By Person	`by_person`	Persoonlijk ontmoet of binnengelopen op kantoor. Dit is de standaardwaarde.
Portals	`portals`	Aanvraag via een vastgoedportaal. Vereist aanvullende selectie van het specifieke portaal (zie Source MLS).
Networking Events	`networking_events`	Ontmoet op een netwerkevenement, beurs of conferentie.
Print Advertising	`print_advertising`	Gereageerd op een advertentie in een krant, tijdschrift of flyer.
Collaborative Partners	`collaborative_partners`	Doorverwezen door een samenwerkend makelaarskantoor of zakenpartner.
Outdoor Advertising	`outdoor_advertising`	Gereageerd op een billboard, reclamebord of andere buitenreclame.
Radio/TV Advertising	`radio_tv_advertising`	Gereageerd op een radio- of televisiereclame.

Source MLS (Portaalbronnen)

Wanneer u Portals als leadbron selecteert, verschijnt er een verplicht extra dropdown-veld genaamd Source MLS. Hiermee specificeert u via welk vastgoedportaal de lead is binnengekomen. De beschikbare portalen zijn:

Portaal	Systeemwaarde	Regio/Toelichting
Fotocasa	`fotocasa`	Spaans vastgoedportaal
Kyero	`kyero`	Internationaal portaal gericht op Spanje en Portugal
Idealista	`idealista`	Grootste Spaanse vastgoedplatform
Think Spain	`think_spain`	Engelstalig portaal voor Spaans vastgoed
A Place in the Sun	`place_in_the_sun`	Brits platform voor buitenlands vastgoed
Luxury Estate	`luxury_estate`	Internationaal luxe-vastgoedportaal
Green Acres	`green_acres`	Frans/internationaal vastgoedportaal
Idomia	`idomia`	Vastgoedportaal
Spain Property Portal	`spain_property_portal`	Engelstalig Spaans vastgoedportaal
Resales Online	`resales_online`	MLS-netwerk voor de Costa del Sol
Picos	`picos`	Vastgoedportaal
Company XML	`own_company_xml`	Uw eigen XML-feed (de naam wordt vervangen door uw bedrijfsnaam)
CRM UI	`crm_ui`	Handmatig aangemaakt via de CRM-interface

Bronmapping bij import

Wanneer u leads importeert vanuit een CSV-bestand of een ander CRM-systeem, mapt Tesoro automatisch veelvoorkomende bronwaarden naar de juiste interne bronwaarde. Dit maakt migratie eenvoudiger zonder dat u handmatig bronwaarden hoeft op te schonen.

Geimporteerde waarde	Wordt gemapt naar
`Walk-in`, `In person`, `Direct contact`, `Offline`	By Person
`Online`, `Web`, `Site`	Website
`Facebook`, `Instagram`, `LinkedIn`, `Twitter`, `Social`	Social Media
`Email`, `Newsletter`, `E-mail`	Email Campaign
`Referred`, `Recommendation`	Referral
`Cold call`, `Outbound call`	Cold Calling
`Phone call`, `Inbound call`, `Call`	Incoming Call
`Portal`, `Property portal`, `Listing site`	Portals
`Event`, `Networking`	Networking Events
`Print`, `Print ad`	Print Advertising
`Billboard`, `Outdoor`, `Outdoor ad`	Outdoor Advertising
`Radio`, `TV`, `Television`, `Broadcast`	Radio/TV Advertising
`Partner`, `Partners`, `Collaboration`	Collaborative Partners
`Mail`, `Postal`, `Direct mail`	Incoming Mail

Lead Stages (Temperatuur)

De lead stage geeft aan hoe “warm” een lead is — hoe waarschijnlijk het is dat de lead op korte termijn wordt geconverteerd naar een klant. Dit veld is verplicht en staat standaard op Hot bij het aanmaken van een nieuwe lead.

De drie stages

Stage	Systeemwaarde	Kleur-indicator	Betekenis	Aanbevolen actie
Hot	`hot`	Rood/warm	Zeer geinteresseerd en klaar om snel te handelen. De lead heeft een duidelijke koopintentie en een realistische tijdlijn.	Onmiddellijke opvolging. Plan binnen 24 uur een bezichtiging of gesprek.
Neutral	`neutral`	Geel/neutraal	Geinteresseerd maar heeft geen haast. De lead orienterert zich nog of heeft een langere tijdlijn.	Regelmatige opvolging. Stuur relevante woningen en houd contact om de interesse warm te houden.
Cold	`cold`	Blauw/koud	Weinig tot geen directe interesse. De lead heeft zich teruggetrokken, reageert niet meer, of heeft een zeer lange termijn.	Periodiek contact. Plaats op een nurture-lijst en stuur af en toe updates om de relatie te onderhouden.

Stages wijzigen

U kunt de stage van een lead op elk moment wijzigen via:

Het bewerkformulier van de lead (klik op de bewerkknop of druk op E op de detailpagina)
Bulk-bewerking op de leads-lijstpagina door meerdere leads te selecteren en de mass edit-functie te gebruiken

Lead Statussen en de pipeline

De lead status houdt bij waar een lead zich bevindt in uw verkooppipeline. Op de lead-detailpagina wordt een visuele voortgangsbalk (pijlstepper) weergegeven bovenaan de pagina met alle statussen in volgorde. U kunt op elke stap klikken om de status te wijzigen.

Overzicht van alle statussen

Status	Systeemwaarde	Standaard	Visueel	Beschrijving
New	`new`	Ja	Normale stap	Net binnengekomen in het systeem. Er is nog geen contact geweest met de lead.
Contacted	`contacted`	Nee	Normale stap	U heeft minstens een keer contact opgenomen met de lead (telefoon, e-mail, WhatsApp, etc.).
Qualified	`qualified`	Nee	Normale stap	De lead is beoordeeld en bevestigd als een serieuze prospect. Dit is de vereiste doorgang naar conversie.
Unqualified	`unqualified`	Nee	Waarschuwingsindicator	De lead voldoet niet aan uw criteria (budget te laag, tijdlijn te vaag, geen serieuze aanvraag).
Lost	`lost`	Nee	Waarschuwingsindicator	De lead heeft voor een concurrent gekozen, heeft de interesse verloren, of is niet meer bereikbaar.
Converted	`converted`	Nee	Succesmarkering	De lead is geconverteerd naar een contact. Dit is het positieve eindresultaat.

Statusverloop en regels

Er is geen strikte vereiste om de statussen in volgorde te doorlopen. U kunt flexibel navigeren tussen statussen, met de volgende uitzonderingen:

Conversie vereist kwalificatie: De status Converted kan alleen worden bereikt vanuit de status Qualified. Als u probeert een niet-gekwalificeerde lead te converteren, toont het systeem de melding “Lead not qualified”.
Prijsvelden worden verplicht: Wanneer u een lead naar de status Qualified of Converted verplaatst, worden de velden Price Min en Price Max verplicht. Vul deze in voordat u de status wijzigt.
Statuswijzigingen worden gelogd: Elke statuswijziging wordt automatisch vastgelegd als een activiteit op de tijdlijn van de lead. Teamleden ontvangen een notificatie wanneer een leadstatus verandert.

Kwalificatie

Leadkwalificatie is het proces waarbij u bepaalt of een lead een serieuze prospect is die de moeite waard is om actief na te jagen. In Tesoro CRM wordt dit geformaliseerd door de overgang van de status Contacted naar Qualified.

Kwalificatiecriteria

Hoewel Tesoro geen automatische scoring toepast, zijn de volgende elementen relevant bij het kwalificeren van een lead:

Criterium	Toelichting	Verplicht voor kwalificatie?
Budget (Price Range)	De lead heeft een realistisch prijsbereik opgegeven (min en max).	Ja — Price Min en Price Max worden verplicht bij status Qualified.
Woningtype	De lead heeft minimaal een woningtype geselecteerd.	Ja — verplicht bij aanmaak van de lead.
Contactgegevens	Geldig e-mailadres en telefoonnummer zijn aanwezig.	Ja — verplicht bij aanmaak.
Interesse/Intentie	De lead heeft aangetoond daadwerkelijk een woning te willen kopen, verkopen of huren.	Nee — handmatige beoordeling door de makelaar.
Tijdlijn	De lead heeft een realistische tijdlijn (via het Timing-veld).	Nee — optioneel maar aanbevolen.
Bereikbaarheid	De lead reageert op contact en is bereikbaar.	Nee — handmatige beoordeling.

Wanneer diskwalificeren?

Zet een lead op de status Unqualified wanneer:

Het opgegeven budget niet realistisch is voor de gewenste locatie of het woningtype
De lead geen serieuze koopintentie heeft (alleen informatie verzamelen)
De contactgegevens onjuist blijken te zijn
De lead buiten uw werkgebied valt

Zet een lead op de status Lost wanneer:

De lead expliciet heeft aangegeven niet meer geinteresseerd te zijn
De lead een woning heeft gekocht of verkocht via een concurrent
De lead gedurende langere tijd niet meer reageert op opvolging
De lead niet meer bereikbaar is (telefoon opgeheven, e-mail bounced)

Conversie naar contact

Het conversieproces is de belangrijkste overgang in uw leadpipeline. Wanneer een gekwalificeerde lead wordt geconverteerd, verandert het record van een lead naar een contact en kan er optioneel een deal worden aangemaakt.

Vereisten voor conversie

De lead moet de status Qualified hebben
De velden Price Min en Price Max moeten ingevuld zijn
Alle verplichte velden (naam, e-mail, telefoon, woningtype) moeten correct zijn

Wat het systeem automatisch doet

Bij conversie voert Tesoro de volgende acties uit:

Statuswijziging: Het record verandert van status lead naar status contact.
Rol toewijzen: De rol wordt standaard ingesteld op Buyer.
Lead status op Converted: De interne lead status wordt op converted gezet.
Deal aanmaken (optioneel): Als u het selectievakje “Create deal from contact” aanvinkt, wordt er automatisch een deal aangemaakt met:
- De naam: “New deal with [Voornaam] [Achternaam]”
- De status: Knowing Property
- Het deal type op basis van de “Looking To”-waarde van de lead (Buy, Rent, etc.)
- De zoekcriteria voor woningen overgenomen van de lead
- De toegewezen makelaar overgenomen van de lead
Activiteitenlog: De statuswijziging wordt vastgelegd op de tijdlijn.
Notificatie: Relevante teamleden ontvangen een notificatie over de conversie.

Terugzetten naar lead

Een contact kan door een Admin-gebruiker worden teruggezet naar een lead. Dit is alleen mogelijk voor contacten met de rol Buyer of Seller. Bij het terugzetten gebeurt het volgende:

De status van het record verandert terug naar lead
De lead status wordt gereset naar New
De leadbron en stage worden behouden uit het oorspronkelijke leadrecord
Het contact wordt losgekoppeld van alle deals waar het aan verbonden is

Filteren en rapportage

Tesoro CRM biedt uitgebreide filtermogelijkheden waarmee u uw leads kunt analyseren op basis van bron, stage en status. De leads-overzichtspagina (Overview) ondersteunt de volgende filteropties:

Beschikbare filters op de leads-overzichtspagina

Filter	Type	Beschrijving
Lead Status	Dropdown	Filter op New, Contacted, Qualified, Unqualified, Lost of Converted.
Assigned Agent	Dropdown	Filter op de toegewezen makelaar.
Lead Source	Dropdown	Filter op een van de 14 beschikbare leadbronnen.
Lead Stage	Dropdown	Filter op Hot, Neutral of Cold.
Lead Type	Dropdown	Filter op Buyer of Seller (Owner).
Language	Dropdown	Filter op de taal van de lead.
Salutation	Dropdown	Filter op aanhef (Mrs., Mr., Ms., Dr.).
Created At	Datum	Filter op aanmaakdatum (bereik).
Last Activity	Datum	Filter op datum van de laatst geregistreerde interactie.
Way of Selling	Dropdown	Filter op wijze van verkoop (alleen relevant voor seller leads).
Market Price	Nummer	Filter op geschatte marktwaarde (alleen relevant voor seller leads).
Commission	Nummer	Filter op commissiepercentage (alleen relevant voor seller leads).
Relation	Dropdown	Filter op gekoppelde relatie.
Tag	Dropdown	Filter op toegewezen tag (hashtag).
Portal User	Ja/Nee	Filter op of de lead een portaalgebruiker is.

Standaardkolommen in het leads-overzicht

De leads-lijstpagina toont standaard de volgende kolommen:

Kolom	Beschrijving
First Name	Voornaam van de lead
Last Name	Achternaam van de lead
Email	E-mailadres
Phone	Telefoonnummer
Lead Status	Huidige status in de pipeline
Lead Source	Hoe de lead u heeft gevonden
Assigned Agent	Toegewezen makelaar
Tag	Toegewezen tags
Created At	Datum van aanmaak

Tips voor bronanalyse

Door uw leads te filteren op Lead Source kunt u inzicht krijgen in welke marketingkanalen de meeste leads opleveren. Combineer dit met een filter op Lead Status om te zien welke bronnen niet alleen leads opleveren, maar ook leads die daadwerkelijk worden gekwalificeerd en geconverteerd.

Voorbeelden van nuttige filtercombinaties:

Lead Source = Portals + Lead Status = Qualified: Welke portalen leveren de beste leads op?
Lead Source = Website + Lead Stage = Hot: Hoeveel urgente leads komen via uw website binnen?
Lead Source = Referral + Lead Status = Converted: Hoe effectief zijn doorverwijzingen?
Lead Stage = Cold + Last Activity > 30 dagen: Welke koude leads hebben al lang geen opvolging gehad?

Samenvatting: Het leadtraject

Het volledige traject van een lead in Tesoro CRM kan als volgt worden samengevat:

Binnenkomst: Een lead komt het systeem binnen met een bron (bijv. Portals/Idealista), een stage (standaard Hot) en de status New.
Eerste contact: Na het eerste contactmoment wijzigt u de status naar Contacted.
Beoordeling: U beoordeelt de lead op basis van budget, interesse, tijdlijn en bereikbaarheid. Pas de stage aan (Hot/Neutral/Cold) op basis van de urgentie.
Kwalificatie of afwijzing: Vul het prijsbereik in en zet de status op Qualified als de lead serieus is, of op Unqualified/Lost als dat niet het geval is.
Conversie: Converteer de gekwalificeerde lead naar een contact en maak optioneel een deal aan. Het systeem verplaatst het record automatisch naar de contactensectie.

Volgende stappen

Werken met leads Leer hoe u leads aanmaakt, bewerkt, importeert en door uw pipeline beheert.

Dynamische filters en overzichten Maak aangepaste overzichten en filters om uw leads en contacten efficienter te beheren.

Overzicht deals en pipeline Bekijk hoe geconverteerde leads als deals door uw verkooppipeline stromen.