Contacten zijn de personen in uw Tesoro CRM-database die momenteel niet door uw lead pipeline bewegen. Dit omvat geconverteerde klanten (kopers, verkopers, huurders, verhuurders) evenals belanghebbenden zoals advocaten, notarissen, architecten, accountants en andere professionals die betrokken zijn bij vastgoedtransacties.
Dit artikel behandelt alles wat u moet weten over het aanmaken, bewerken en beheren van contacten.
Ga naar Contacts in de hoofdzijbalk. Dit opent de contactenlijstpagina waar u al uw contacten kunt zien, zoeken, filteren en beheren.
Klik op de aanmaakknop op de contactenlijstpagina om het contactformulier in een zijpaneel te openen.
Vul de verplichte velden in.
Het contactformulier vereist de volgende informatie:
| Veld | Vereiste | Opmerkingen |
|---|---|---|
| First Name | Verplicht | Mag geen cijfers bevatten. Minimaal 1 teken, maximaal 100 tekens. |
| Last Name | Verplicht | Mag geen cijfers bevatten. Minimaal 1 teken, maximaal 100 tekens. |
| Verplicht | Moet een geldig e-mailadres zijn. | |
| Phone | Verplicht | Moet een geldig internationaal telefoonnummer zijn (gevalideerd op internationaal formaat). |
| Role | Verplicht | Selecteer uit de dropdown — zie de referentietabel voor rollen hieronder. |
Stel de toegewezen makelaar in.
Het veld Assign To staat standaard op de momenteel ingelogde gebruiker. U kunt het wijzigen naar elke actieve gebruiker in uw account door te selecteren uit de dropdown.
Kies een aanhef.
Selecteer een aanhef uit de dropdown (bijvoorbeeld Mrs.). De standaardwaarde is Mrs. als deze niet wordt gewijzigd.
Selecteer een taal.
Kies de voorkeurstaal van het contact uit de dropdown. De standaardwaarde is de taal van uw eigen account.
Koppel aan een Relation (optioneel).
Als dit contact is verbonden met een bedrijf of zakenpartner dat in uw Relations-module bestaat, kunt u ze koppelen via het veld Relation. Dit is alleen beschikbaar voor contacten (niet voor leads).
Voeg notities toe (optioneel).
Het veld Notes accepteert maximaal 10.000 tekens vrije tekst voor eventuele aanvullende informatie over dit contact.
Klik op Submit om het contact aan te maken, of druk op Ctrl+S (Cmd+S op Mac) als sneltoets.
Bij het aanmaken van een contact moet u een rol toewijzen. Rollen zijn georganiseerd in twee groepen in de dropdown:
Dit zijn de rollen voor personen die direct betrokken zijn bij vastgoedtransacties:
| Rol | Beschrijving |
|---|---|
| Buyer | Een persoon die een woning wil kopen |
| Seller | Een woningeigenaar die wil verkopen |
| Tenant | Een persoon die een woning wil huren |
| Landlord | Een woningeigenaar die wil verhuren |
Dit zijn de rollen voor professionals en dienstverleners die betrokken zijn bij het vastgoedproces:
| Rol | Beschrijving |
|---|---|
| Accountant | Financieel professional |
| Appraiser | Taxateur |
| Architect | Bouwkundig ontwerper |
| Bank or Mortgage Lender | Financiële instelling of hypotheekverstrekker |
| Constructor | Bouwondernemer |
| Default | Algemene/niet-gespecificeerde rol |
| Home Staging Professionals | Interieurstylisten |
| Housekeeper | Woningonderhoud |
| Inspector | Inspecteur |
| Lawyer | Advocaat |
| Marketing Agency | Marketingbureau |
| Notary | Notaris |
| Photographer/Videographer | Fotograaf/Videograaf |
| Promotor | Vastgoedpromotor |
| Real Estate Agent | Externe makelaar of samenwerkende makelaar |
| Supplier | Leverancier van goederen of diensten |
De adressectie is optioneel en bevat de volgende velden, elk met een maximum van 60 tekens:
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| Street | Ondersteunt automatisch invullen via kaartpicker. Klik op het kaartpictogram om de locatiekiezer te openen. |
| City | Automatisch ingevuld door kaartpicker |
| State | Automatisch ingevuld door kaartpicker |
| Zip Code | Automatisch ingevuld door kaartpicker |
| Country | Dropdown-selectie; automatisch ingevuld door kaartpicker |
Open het contact door erop te klikken in de contactenlijst.
Klik op de bewerkknop rechtsboven op de detailpagina, of druk op de sneltoets E.
Breng uw wijzigingen aan in het zijpaneel dat opent. Het formulier is hetzelfde als het aanmaakformulier met dezelfde velden en validatieregels.
Klik op Update om op te slaan, of druk op Ctrl+S (Cmd+S op Mac).
Wanneer u een contact opent, ziet u een detailpagina met links een zijbalk met de belangrijkste informatie van het contact (naam, e-mail, telefoon, rol, toegewezen makelaar) en rechts een tabblad-gedeelte.
De beschikbare tabbladen zijn:
| Tabblad | Wat het toont |
|---|---|
| Activities | Tijdlijn van alle interacties met dit contact — e-mails, gesprekken, vergaderingen, taken en statuswijzigingen. Dit is de standaardweergave. |
| Contact Info | Gedetailleerde contactgegevens en adresdetails. |
| Deals | Alle deals die aan dit contact zijn gekoppeld. U kunt hier deal-koppelingen bekijken en beheren. |
| Notes | Interne notities over dit contact, alleen zichtbaar voor uw team. |
| Emails | E-mailcorrespondentie met dit contact. |
| Calls | Telefoonlogboek (vereist Twilio-integratie in Company Settings). |
| WhatsApp-berichtgeschiedenis. | |
| SMS | Sms-berichtgeschiedenis. |
| Tasks | Taken die verband houden met dit contact. |
| Meetings | Geplande afspraken met dit contact. |
| Attachments | Geüploade bestanden die verband houden met dit contact. |
In sommige gevallen moet u een contact terugzetten naar de status van lead — bijvoorbeeld als een geconverteerde koper besluit dat hij nog niet klaar is om te kopen.
Open het contact en klik op de bewerkknop.
Zoek de terugzetlink onderaan het bewerkformulier. Deze luidt: “Click here to revert to lead.”
Bevestig de conversie in het dialoogvenster dat verschijnt.
Het contact wordt verplaatst naar de sectie Leads met de lead status teruggezet naar New. De lead source en stage worden bewaard uit het oorspronkelijke lead-record. Als er geen eerdere bron bestaat, wordt standaard “By Person” met de stage “Hot” ingesteld.
U kunt contacten verwijderen vanaf de lijstpagina. Verwijderde contacten worden naar de prullenbak verplaatst (soft-deleted) en kunnen indien nodig worden hersteld. Batch-verwijdering is ook beschikbaar om meerdere contacten tegelijk te verwijderen.
U kunt contacten in bulk importeren vanuit een CSV-bestand. Deze functie is alleen beschikbaar voor Admin-gebruikers.
Ga naar Contacts en klik op de knop Import.
Upload uw CSV-bestand. Het bestand moet kolommen bevatten die kunnen worden gekoppeld aan Tesoro CRM-velden.
Koppel uw kolommen aan de corresponderende CRM-velden. De volgende velden zijn verplicht bij uw import:
Controleer en bevestig de import. Het systeem verwerkt het bestand en maakt contactrecords aan.
Elk contact kan een profielfoto hebben. U kunt een foto uploaden vanuit de zijbalk van de contact-detailpagina. Om een bestaande foto te verwijderen, gebruikt u de verwijderoptie op de profielafbeelding.
De contactenlijstpagina ondersteunt filteren en zoeken om u te helpen snel de juiste records te vinden. U kunt zoeken op naam of andere tekstvelden en filters toepassen om de lijst te verfijnen.
Contact verschijnt niet in de lijst?
Als een recent aangemaakt contact niet verschijnt, controleer dan of er actieve filters zijn toegepast die het record mogelijk verbergen. Controleer ook of u in de sectie Contacts kijkt en niet in de sectie Leads — de twee worden apart weergegeven, ook al delen ze dezelfde onderliggende data.
Nu u begrijpt hoe contacten werken, leert u hoe u de andere kant van uw pipeline beheert — leads.
