Leads vormen het startpunt van uw pipeline in Tesoro CRM. Elke persoon die interesse toont in het kopen, verkopen of huren van een woning komt als lead uw systeem binnen. Vervolgens werkt u ze door een statuspipeline totdat ze ofwel worden geconverteerd naar een contact (en optioneel een deal) of als verloren worden gemarkeerd.
Dit artikel behandelt alles wat u moet weten over het aanmaken van leads, het begrijpen van de lead pipeline en het converteren van leads naar contacten.
Ga naar Leads in de hoofdzijbalk. Dit opent de leads-lijstpagina waar u al uw leads kunt zien, zoeken, filteren en beheren.
Klik op de aanmaakknop op de leads-lijstpagina om het leadformulier in een zijpaneel te openen.
Selecteer het Lead Type.
Dit is het eerste verplichte veld. Kies een van:
Het lead type bepaalt welke aanvullende velden op het formulier verschijnen. Buyer leads krijgen oppervlakte-bereik velden (min/max), terwijl seller leads een enkel oppervlakteveld krijgen, een sectie voor het woningadres, marktprijs, commissie en wijze van verkoop.
Vul de persoonlijke gegevens in.
| Veld | Vereiste | Opmerkingen |
|---|---|---|
| First Name | Verplicht | Mag geen cijfers bevatten. Minimaal 1, maximaal 100 tekens. |
| Last Name | Verplicht | Mag geen cijfers bevatten. Minimaal 1, maximaal 100 tekens. |
| Verplicht | Moet een geldig e-mailadres zijn. | |
| Phone | Verplicht | Moet een geldig internationaal telefoonnummer zijn. |
Stel de toegewezen makelaar in.
Het veld Assign To staat standaard op de momenteel ingelogde gebruiker. Wijzig het indien nodig naar een andere actieve gebruiker in uw account.
Kies een aanhef en taal.
De aanhef staat standaard op Mrs. De taal staat standaard op de taal van uw eigen account.
Stel de lead pipeline-velden in.
Deze velden zijn allemaal verplicht voor leads:
| Veld | Opties | Standaard |
|---|---|---|
| Lead Source | Zie tabel Lead Sources hieronder | By Person |
| Lead Stage | Hot, Neutral, Cold | Hot |
| Lead Status | New, Contacted, Qualified, Unqualified, Lost | New |
Als u Portals als lead source selecteert, verschijnt er een extra veld Source MLS waar u moet selecteren van welk portaal de lead afkomstig is (bijvoorbeeld Idealista, Kyero, Fotocasa).
Voeg notities toe (optioneel).
Maximaal 10.000 tekens vrije tekst.
Klik op Submit om de lead aan te maken, of druk op Ctrl+S (Cmd+S op Mac).
Lead sources houden bij hoe een persoon uw kantoor heeft gevonden. De beschikbare opties zijn:
| Bron | Beschrijving |
|---|---|
| Cold Calling | U heeft de persoon proactief benaderd |
| Incoming Call | De persoon heeft uw kantoor gebeld |
| Referral | Doorverwezen door een bestaande klant of partner |
| Website | Via uw kantoorwebsite gevonden |
| Social Media | Via Facebook, Instagram, LinkedIn of andere sociale platforms |
| Email Campaign | Gereageerd op een e-mailmarketingcampagne |
| Incoming Mail | U een brief of fysieke post gestuurd |
| By Person | Persoonlijk ontmoet of binnengelopen op kantoor |
| Portals | Aanvraag via een vastgoedportaal (vereist selectie van het specifieke portaal) |
| Networking Events | Ontmoet op een netwerkevenement of conferentie |
| Print Advertising | Gereageerd op een advertentie in krant, tijdschrift of flyer |
| Collaborative Partners | Doorverwezen door een samenwerkend kantoor of partner |
| Outdoor Advertising | Gereageerd op een billboard of buitenreclame |
| Radio/TV Advertising | Gereageerd op een radio- of televisiereclame |
Lead stages geven aan hoe “warm” een lead is — hoe waarschijnlijk het is dat deze wordt geconverteerd naar een klant:
| Stage | Betekenis |
|---|---|
| Hot | Zeer geïnteresseerd, klaar om snel te handelen. Standaard voor nieuwe leads. |
| Neutral | Geïnteresseerd maar heeft geen haast. Heeft opvolging nodig. |
| Cold | Weinig interesse of lange termijn. Mogelijk later reactivering nodig. |
Elke lead heeft een status die bijhoudt waar deze zich in uw pipeline bevindt. De lead-detailpagina toont een visuele voortgangsbalk (pijlstepper) bovenaan de pagina met alle statussen in volgorde.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| New | Net binnengekomen in het systeem. Er is nog geen contact geweest. Dit is de standaard. |
| Contacted | U heeft minstens één keer contact opgenomen met de lead. |
| Qualified | De lead is beoordeeld en bevestigd als een serieuze prospect. Dit is de doorgang naar conversie. |
| Unqualified | De lead voldoet niet aan uw criteria (bijvoorbeeld budget te laag, tijdlijn te vaag, of geen serieuze aanvraag). Weergegeven met een waarschuwingsindicator. |
| Lost | De lead heeft voor een concurrent gekozen, heeft de interesse verloren, of is niet meer bereikbaar. Weergegeven met een waarschuwingsindicator. |
| Converted | De lead is geconverteerd naar een contact. Dit is het positieve eindresultaat. |
U kunt de status van een lead wijzigen door op de statusstappen in de voortgangsbalk bovenaan de lead-detailpagina te klikken.
Bij het aanmaken of bewerken van een lead vult u een sectie Property Details in die vastlegt wat de lead zoekt (of aanbiedt, als het een verkoper is). Deze sectie is alleen beschikbaar voor leads, niet voor contacten.
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| Property Type | Verplicht. Multi-select — u kunt meerdere typen kiezen waarin de koper geïnteresseerd is (appartement, villa, perceel, enz.). Er moet minimaal één worden geselecteerd. |
| Bedrooms | Optioneel. Selecteer van 0+ tot 10+. |
| Bathrooms | Optioneel. Selecteer van 0+ tot 10+. |
| Construction Size (Min / Max) | Optioneel. Numerieke velden voor minimum en maximum oppervlakte in vierkante meters. Max moet groter dan of gelijk zijn aan min. |
| Price Range (Min / Max) | Voorwaardelijk verplicht. Verplicht wanneer lead status Qualified of Converted is. Min moet 0 of hoger zijn. Max moet groter dan of gelijk zijn aan min. Niet verplicht wanneer status New of Contacted is. |
| Location | Optioneel. Multi-select locatiekiezer om voorkeursgebieden op te geven. |
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| Property Type | Verplicht. Multi-select. Er moet minimaal één worden geselecteerd. |
| Bedrooms | Optioneel. Selecteer van 0+ tot 10+. |
| Bathrooms | Optioneel. Selecteer van 0+ tot 10+. |
| Construction Size | Optioneel. Enkel numeriek veld (geen bereik, aangezien de verkoper de werkelijke oppervlakte kent). |
| Price Range (Min / Max) | Dezelfde voorwaardelijke vereiste als buyer leads. |
| Location | Optioneel. Multi-select locatiekiezer. |
| Market Price | Optioneel. De geschatte marktwaarde van de woning van de verkoper. Weergegeven in de valuta van uw account. |
| Commission (%) | Optioneel. Het commissiepercentage dat uw kantoor in rekening brengt. |
| Way of Selling | Optioneel. Selecteer één: Exclusive, Not Exclusive of With Collaboration. |
| Price Commission | Automatisch berekend en weergegeven. Toont het commissiebedrag op basis van Market Price vermenigvuldigd met Commission %. Dit is een alleen-lezen berekend veld. |
Wanneer het lead type Seller is, verschijnt er een extra sectie Property Information. Deze sectie bevat een schakelaar genaamd Is Property Address. Wanneer ingeschakeld, kunt u het adres invoeren van de woning die de verkoper wil aanbieden:
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| Street | Optioneel. Max 60 tekens. Ondersteunt kaartpicker. |
| City | Optioneel. Max 60 tekens. |
| State | Optioneel. Max 60 tekens. |
| Zip Code | Optioneel. Max 60 tekens. |
| Country | Optioneel. Max 60 tekens. Dropdown-selectie. |
Dit adres wordt apart opgeslagen van het persoonlijke adres van de verkoper en vertegenwoordigt de woning die zij willen verkopen.
Leads hebben een sectie Timing die u helpt de tijdlijn van de lead te begrijpen:
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| Looking To | Optionele dropdown. Voor buyer leads: Buy of Rent. Voor seller leads: Sell of Rent Out. De opties passen zich automatisch aan op basis van het lead type. |
| Timeline | Optionele datumkiezer. De deadline of streefdatum waarop de lead de transactie wil afronden. |
Wanneer u een lead opent, ziet u een detailpagina met:
De beschikbare tabbladen zijn:
| Tabblad | Wat het toont |
|---|---|
| Activities | Tijdlijn van alle interacties. Dit is de standaardweergave. |
| Lead Info | Gedetailleerde leadinformatie, zoekcriteria voor woningen en adresgegevens. |
| Notes | Interne notities die alleen zichtbaar zijn voor uw team. |
| Emails | E-mailcorrespondentie met deze lead. |
| Calls | Telefoonlogboek. |
| WhatsApp-berichtgeschiedenis. | |
| SMS | Sms-berichtgeschiedenis. |
| Tasks | Taken die verband houden met deze lead. |
| Meetings | Geplande afspraken met deze lead. |
| Attachments | Geüploade bestanden die verband houden met deze lead. |
Open de lead door erop te klikken in de leads-lijst.
Klik op de bewerkknop rechtsboven, of druk op de sneltoets E.
Breng uw wijzigingen aan in het zijpaneel. Dezelfde velden en validatieregels zijn van toepassing als bij het aanmaken van een lead.
Klik op Update om op te slaan, of druk op Ctrl+S (Cmd+S op Mac).
Het converteren van een lead is de belangrijkste overgang in uw pipeline. Het verplaatst de persoon van de sectie Leads naar de sectie Contacten en maakt optioneel een Deal voor hen aan.
Open de lead en zorg ervoor dat de lead status Qualified is.
Klik op de stap Converted in de status-voortgangsbalk bovenaan de lead-detailpagina.
Er opent een conversie-zijpaneel met de nieuwe contactnaam en een selectievakje: “Create deal from contact”.
Als u het selectievakje niet aanvinkt en op Convert to Contact klikt, wordt de lead geconverteerd naar een contact zonder een deal aan te maken. Het systeem wijzigt de status van het record naar “contact” en stelt de rol in op Buyer.
Als u het selectievakje aanvinkt, verschijnt er een deal-aanmaakformulier waar u dealgegevens kunt invullen voordat u converteert. Bij conversie wordt de lead een contact en wordt er automatisch een nieuwe deal aangemaakt en gekoppeld aan dat contact.
Na de conversie stuurt het systeem u door naar de detailpagina van het nieuwe contact of de detailpagina van de nieuwe deal (als er een deal is aangemaakt).
Wanneer een lead wordt geconverteerd naar een contact, voert het systeem automatisch de volgende acties uit:
U kunt leads verwijderen vanaf de lijstpagina. Verwijderde leads worden naar de prullenbak verplaatst (soft-deleted) en kunnen worden hersteld. Batch-verwijdering is beschikbaar om meerdere leads tegelijk te verwijderen.
U kunt leads in bulk importeren vanuit een CSV-bestand. Deze functie is alleen beschikbaar voor Admin-gebruikers.
Ga naar Leads en klik op de knop Import.
Selecteer de importvariant. Kies tussen:
Upload uw CSV-bestand.
Koppel uw kolommen aan CRM-velden. Verplichte velden:
Controleer en bevestig de import.
De leads-lijstpagina ondersteunt filteren op meerdere criteria:
| Filter | Wat het filtert |
|---|---|
| Lead Type | Woningtypen waarin de lead geïnteresseerd is |
| Lead Stage | Hot, Neutral of Cold |
| Lead Status | New, Contacted, Qualified, Unqualified, Lost, Converted |
| Lead Source | Hoe de lead u heeft gevonden |
| Assigned Agent | Welk teamlid de lead beheert |
| Last Activity | Datumbereik van de laatst geregistreerde interactie |
U kunt meerdere filters combineren om uw lijst te verfijnen. Gebruik het zoekveld voor snel zoeken op tekst.
Hier vindt u een volledig overzicht van de validatieregels die van toepassing zijn bij het aanmaken of bewerken van een lead:
| Veld | Regel |
|---|---|
| First Name | Verplicht. Geen cijfers. 1-100 tekens. |
| Last Name | Verplicht. Geen cijfers. 1-100 tekens. |
| Verplicht. Moet een geldig e-mailadres zijn. | |
| Phone | Verplicht (bij formulierinzending). Moet een geldig internationaal telefoonnummer zijn. |
| Lead Type | Verplicht wanneer status Lead is (Buyer of Seller). |
| Lead Source | Verplicht wanneer status Lead is. |
| Lead Status | Verplicht wanneer status Lead is. |
| Lead Stage | Verplicht wanneer status Lead is. |
| Property Type | Verplicht wanneer status Lead is. Minimaal 1 moet geselecteerd zijn. |
| Source MLS | Verplicht wanneer Lead Source “Portals” is. |
| Price Min | Verplicht wanneer lead status Qualified of Converted is. Moet 0 of hoger zijn. |
| Price Max | Verplicht wanneer Price Min is ingevuld en lead status Qualified of Converted is. Moet groter dan of gelijk zijn aan Price Min. |
| Size Min | Optioneel. Numeriek. |
| Size Max | Optioneel. Moet groter dan of gelijk zijn aan Size Min. |
| Notes | Optioneel. Maximaal 10.000 tekens. |
| Adresvelden | Optioneel. Maximaal 60 tekens per veld. |
| Woningadresvelden | Optioneel (alleen verkoper). Maximaal 60 tekens per veld. Zichtbaar wanneer de schakelaar “Is Property Address” is ingeschakeld. |
| Looking To | Optioneel. |
Lead toont 'Not Qualified' bij conversiepoging?
De conversie naar de status Converted is alleen mogelijk vanuit de status Qualified. Als u de melding “Lead not qualified” ziet, werk dan eerst de status van de lead bij naar Qualified door op de stap Qualified in de voortgangsbalk te klikken. Klik daarna opnieuw op Converted.
Prijsvelden plotseling verplicht?
Price Min en Price Max worden verplicht wanneer u een lead naar de status Qualified of Converted verplaatst. Als deze velden leeg zijn, krijgt u validatiefouten. Ga terug en vul de prijsklasse in voordat u de status wijzigt. Wanneer de lead status New of Contacted is, zijn deze velden optioneel.
Nu u weet hoe u uw leads en contacten pipeline beheert, leert u hoe u deals aanmaakt en beheert om uw vastgoedtransacties te volgen.
