Overzicht Contacten en Leads

Tesoro CRM biedt u twee aparte secties om de mensen waarmee u werkt te beheren: Leads en Contacten. Hoewel ze dezelfde onderliggende database delen, dienen ze verschillende doelen in uw verkoopproces en hebben ze verschillende velden, functies en detailpagina’s.

Het is belangrijk om het verschil te begrijpen, want het beïnvloedt hoe u uw pipeline organiseert, welke informatie u vastlegt en hoe records door uw verkoopproces bewegen.

Wat is een lead?

Een lead is een persoon die interesse heeft getoond in het kopen, verkopen of huren van een woning, maar nog niet is gekwalificeerd en omgezet naar een klant. Leads vormen het startpunt van uw pipeline.

Elke lead in Tesoro CRM heeft:

Een Lead Type dat aangeeft of de persoon een potentiële Buyer of een Seller is
Een Lead Source die bijhoudt hoe de persoon u heeft gevonden (bijvoorbeeld Website, Referral, Portals, Cold Calling)
Een Lead Stage die aangeeft hoe warm de lead is: Hot, Neutral of Cold
Een Lead Status die bijhoudt waar de lead zich in uw pipeline bevindt: New, Contacted, Qualified, Unqualified, Lost of Converted
Property Details die vastleggen wat de lead zoekt (of aanbiedt) — woningtype, slaapkamers, badkamers, prijsklasse, oppervlakte en voorkeurslocaties

Leads bevinden zich in de sectie Leads in de zijbalk en zijn toegankelijk via /leads in het CRM.

Wat is een contact?

Een contact is een persoon in uw bredere database. Contacten omvatten geconverteerde leads (klanten waarmee u actief werkt), evenals andere personen die betrokken zijn bij vastgoedtransacties en niet noodzakelijk kopers of verkopers zijn — bijvoorbeeld advocaten, notarissen, accountants, architecten of andere makelaars.

Elk contact in Tesoro CRM heeft:

Een Role die de functie van de persoon beschrijft, zoals Buyer, Seller, Tenant, Landlord, Lawyer, Notary, Architect, Real Estate Agent en nog veel meer
De mogelijkheid om direct gekoppeld te worden aan Deals
De mogelijkheid om gekoppeld te worden aan een Relation (een bedrijf of zakenpartner)

Contacten bevinden zich in de sectie Contacts in de zijbalk en zijn toegankelijk via /contacts in het CRM.

Belangrijkste verschillen in één oogopslag

Kenmerk	Lead	Contact
Doel	Potentiële klanten volgen door uw pipeline	Alle mensen opslaan waarmee u werkt
Verplichte velden	Lead Type, Lead Source, Lead Stage, Lead Status, Property Type (minimaal 1)	Role
Zoekcriteria voor woningen	Ja — type, slaapkamers, badkamers, prijsklasse, oppervlakte, locatie	Nee
Lead status pipeline	Ja — New, Contacted, Qualified, Unqualified, Lost, Converted	Nee
Lead stage (temperatuur)	Ja — Hot, Neutral, Cold	Nee
Deals-tabblad	Nee	Ja
Relation-koppeling	Nee	Ja
Kan worden geconverteerd	Ja — een lead kan worden omgezet naar een contact	Ja — een contact kan worden teruggezet naar een lead (alleen Admin, alleen Buyer/Seller-rollen)
Timing-sectie	Ja — Looking To en Timeline velden	Nee
Verkoper-specifieke velden	Ja — Property Address, Market Price, Commission %, Way of Selling	Nee

Hoe ze samenwerken

De gebruikelijke workflow in Tesoro CRM volgt dit pad:

Een nieuwe lead komt uw systeem binnen.

Iemand vraagt informatie over een woning via uw website, een portaal zoals Idealista of Kyero, een telefoontje, een doorverwijzing of een ander kanaal. U maakt een lead-record aan in de sectie Leads met hun gegevens en wat ze zoeken.
U werkt de lead door de pipeline.

Naarmate u contact opneemt met de lead, hun wensen verzamelt en beoordeelt of ze een serieuze prospect zijn, werkt u hun lead status bij — van New naar Contacted naar Qualified (of Unqualified/Lost als ze afhaken).
U converteert de lead naar een contact.

Zodra een lead de status Qualified bereikt, kunt u deze converteren. Dit verandert hun record van een lead naar een contact, stelt hun rol in op Buyer en maakt optioneel automatisch een nieuwe Deal aan.
U beheert de klantrelatie als contact.

Het geconverteerde contact verschijnt nu in de sectie Contacten. U kunt ze koppelen aan deals, communicatie bijhouden en de transactie beheren tot aan de afronding.

Gedeelde functies

Zowel leads als contacten delen een aantal functies op hun detailpagina’s:

Zowel leads als contacten hebben speciale tabbladen voor:

Emails — e-mailcorrespondentie bekijken en bijhouden
Calls — telefoongesprekken loggen en bijhouden (vereist Twilio-integratie)
WhatsApp — WhatsApp-berichten bijhouden
SMS — sms-berichten bijhouden

Tabbladen op de detailpagina

De beschikbare tabbladen op de detailpagina verschillen enigszins tussen leads en contacten:

Tabbladen op de lead-detailpagina: Activities, Lead Info, Notes, Emails, Calls, WhatsApp, SMS, Tasks, Meetings, Attachments

Tabbladen op de contact-detailpagina: Activities, Contact Info, Deals, Notes, Emails, Calls, WhatsApp, SMS, Tasks, Meetings, Attachments

Het belangrijkste verschil is dat contacten een tabblad Deals hebben (om gekoppelde deals te beheren), terwijl leads een tabblad Lead Info hebben met hun zoekcriteria voor woningen en pipeline-status in plaats van Contact Info.

Niet-contacteren-vlag

Zowel leads als contacten hebben een Do Not Contact-vlag. Wanneer deze is ingeschakeld op een record, geeft het aan uw team aan dat er geen contact met deze persoon moet worden opgenomen — bijvoorbeeld als iemand zich via uw websiteportaal heeft aangemeld maar geen communicatie wil ontvangen. Dit is een interne vlag die uw team helpt communicatievoorkeuren te respecteren.

Portaalgebruikerstoegang

Elk contact kan toegang krijgen tot uw Client Portal door de Portal User-vlag in te schakelen. Hiermee kan de persoon inloggen op uw portaal en woningen bekijken, deals volgen en online met uw kantoor communiceren. Deze functie wordt uitgebreid behandeld in een apart onderdeel van deze Knowledge Base.

Importeren

Zowel contacten als leads kunnen in bulk worden geïmporteerd vanuit CSV-bestanden. De importfunctie is alleen beschikbaar voor Admin-gebruikers en is toegankelijk vanuit de betreffende lijstpagina’s. Verplichte velden voor import zijn:

First Name
Last Name
Email
Phone
Owner Email (het e-mailadres van de makelaar die moet worden toegewezen)

Bij het importeren van leads kunt u kiezen tussen het importeren van Owners (verkopers) of Leads (kopers) als variant.

Volgende stap

Klaar om uw contactdatabase op te bouwen? Leer hoe u contacten toevoegt en beheert.

Contacten toevoegen en beheren Maak contactrecords aan, wijs rollen toe, koppel aan bedrijven en organiseer uw personendatabase.