Dit artikel beschrijft de volledige levenscyclus van een deal in Tesoro CRM: van het eerste contact en de eerste bieding tot de uiteindelijke ondertekening en afronding. U leert hoe biedingen worden bijgehouden, hoe de commissie wordt berekend, welke regels gelden bij reservering en contractfasen, en hoe u documenten aan een deal koppelt.
Een deal in Tesoro CRM doorloopt een reeks fasen die samen de levenscyclus vormen. Het precieze pad hangt af van het deal type: koperdeals (Buy en Rent) volgen de buyer pipeline, terwijl eigenaardeals (Sell en Rent out) de owner pipeline volgen.
De typische levenscyclus van een Buy- of Rent-deal verloopt als volgt:
Knowing Property — De klant leert over beschikbare woningen. De makelaar voegt woningen toe aan de deal met de status Preselect of Proposed.
First Visit — De klant bezichtigt een of meer woningen voor het eerst. Bezichtigingsdata worden vastgelegd per aangeboden woning.
Multiple Visits — De klant heeft meerdere bezichtigingen achter de rug en overweegt zijn opties. Woningen worden gemarkeerd als Interested of Rejected door de klant.
Offer — Er is een bod uitgebracht op een woning. Om naar deze fase te gaan, moet er minimaal een woning met de status Approved aan de deal zijn gekoppeld. Bij het instellen van een biedingsprijs wordt automatisch een biedingsgeschiedenis aangemaakt.
Reservation — De woning is gereserveerd voor de klant. Vanaf deze fase gelden strikte statusbeperkingen: u kunt de deal alleen nog verplaatsen naar Reservation, 10% Contract, Signing DEED, Won of Lost.
10% Contract — Het voorlopig koopcontract is getekend, doorgaans met een aanbetaling van 10%.
Signing DEED — De definitieve akte wordt ondertekend bij de notaris.
Won — De transactie is succesvol afgerond. Tesoro CRM speelt een confetti-animatie af om uw succes te vieren.
Lost — De deal is niet doorgegaan. Deze status kan op elk moment worden ingesteld.
Elke woning die aan een deal is gekoppeld (een “offered object”) kan een biedingsprijs (offer price) hebben. Dit veld geeft het bedrag aan dat de koper biedt voor de betreffende woning.
Wanneer u een biedingsprijs instelt of wijzigt op een aangeboden woning, legt het systeem automatisch een biedingsgeschiedenisrecord aan. Dit record bevat:
Bij elke aangeboden woning in een deal kunt u de volledige biedingsgeschiedenis bekijken. Het geschiedenisoverzicht toont een tabel met:
De datum van elke bieding
De agent die de bieding heeft vastgelegd
Het biedingsbedrag in de valuta van uw kantoor
Standaard toont het overzicht alleen de meest recente bieding. Klik op de knop Show om alle historische biedingen te bekijken, of op Hide om ze weer te verbergen.
Wanneer een bieding wordt geaccepteerd, markeert u deze als accepted. Het systeem zorgt er dan automatisch voor dat alle eerdere biedingen op dezelfde woning binnen dezelfde deal als niet-geaccepteerd worden gemarkeerd. Er kan dus altijd slechts een geaccepteerde bieding tegelijk zijn per woning per deal.
Commissiepercentage — Voer het commissiepercentage in dat uw kantoor verdient. Dit is een numerieke waarde die wordt opgeslagen als decimaal getal (bijvoorbeeld 3 voor 3%).
Dealwaarde — De waarde van de transactie, ingevoerd in het veld Deal Value.
Berekend commissiebedrag — Het systeem berekent automatisch het commissiebedrag met de formule:
Commissiebedrag = Dealwaarde x (Commissiepercentage / 100)
Dit bedrag wordt als Price Commission weergegeven in een blauw infovak direct onder de velden Deal Value en Commission op het dealformulier.
Op de deal-detailpagina wordt het commissiepercentage weergegeven in de zijbalk onder Deal Details. Het wordt getoond als percentage (bijvoorbeeld “3%”). Dit is alleen zichtbaar wanneer er een commissiewaarde is ingesteld en het deal type Sell of Rent out is.
De fasen Reservation, 10% Contract en Signing DEED vormen de kern van het formele transactieproces. Hier gelden strengere regels dan bij eerdere fasen.
De Reservation-fase markeert het moment dat een woning is gereserveerd voor de koper. Zodra een koperdeal de fase Reservation bereikt, treden belangrijke beperkingen in werking:
Toegestane volgende statussen — Vanuit Reservation kunt u alleen verplaatsen naar: Reservation (huidige status behouden), 10% Contract, Signing DEED, Won of Lost.
Geen terugkeer naar eerdere fasen — U kunt na Reservation niet meer terug naar Knowing Property, First Visit, Multiple Visits of Offer.
Goedgekeurde woning vereist — Zoals bij de Offer-fase moet er minimaal een goedgekeurde woning zijn.
De fase 10% Contract vertegenwoordigt het tekenen van het voorlopig koopcontract, doorgaans vergezeld van een aanbetaling van 10% van de koopsom. Dezelfde statusbeperkingen als bij Reservation gelden hier.
Voor eigenaardeals (Sell en Rent out) bestaat in plaats van 10% Contract de fase Deposit. Deze fase markeert het ontvangen van een aanbetaling van de kopende partij.
U bereikt het bijlagenbeheer via het tabblad Attachments op de deal-detailpagina. U kunt ook direct navigeren naar bijlagen via het bijlagepictogram (bestandsicoon) in de snelactieknoppen van de zijbalk.
Typische documenten die u aan een deal kunt koppelen zijn:
Naast formele bijlagen legt Tesoro CRM ook automatisch communicatie vast die als documentatie dient. Op de deal-detailpagina vindt u aparte tabbladen voor:
Tesoro CRM houdt een uitgebreide geschiedenis bij van alles wat er binnen een deal gebeurt. Deze informatie is toegankelijk via het tabblad Activities op de deal-detailpagina.
De biedingsgeschiedenis vormt een apart historisch overzicht per aangeboden woning. Telkens wanneer de biedingsprijs op een woning wordt gewijzigd, wordt het vorige bedrag bewaard in de geschiedenistabel. U bekijkt deze geschiedenis vanuit het woningdetailoverzicht binnen de deal, waar een tabel de datum, agent en het bedrag van elke bieding toont.
Bovenaan de deal-detailpagina worden de aanmaakdatum (created at) en laatst gewijzigd datum (updated at) weergegeven. Hiermee kunt u snel zien wanneer de deal is aangemaakt en wanneer er voor het laatst wijzigingen zijn doorgevoerd.
Maak een deal aan met type Buy, status Knowing Property en koppel het contact van de koper.
Voeg woningen toe als Preselect en stel ze voor aan de klant door de status te wijzigen naar Proposed.
Na bezichtigingen wijzigt de klant (of u) de woningstatus naar Interested of Rejected. Verplaats de deal naar First Visit en daarna Multiple Visits.
Wanneer de klant een woning goedkeurt, stel de woningstatus in op Approved. U kunt de deal nu naar Offer verplaatsen.
Leg het bod vast door de offer price in te stellen op de goedgekeurde woning. Elke wijziging in het biedingsbedrag wordt automatisch vastgelegd in de biedingsgeschiedenis.
Bij akkoord verplaatst u de deal naar Reservation, daarna 10% Contract en Signing DEED.
Na ondertekening bij de notaris verplaatst u de deal naar Won.
Maak een deal aan met type Sell, status Mandate. Koppel de eigenaar als contact en de woning via het woningveld.
Stel het commissiepercentage en de dealwaarde in. Het commissiebedrag wordt automatisch berekend.
Publiceer de woning en verplaats de deal naar Online.
Na bezichtigingen gaat de deal naar Visits en bij een ontvangen bod naar Offer.
Bij overeenstemming verplaatst u naar Reservation, daarna Deposit en ten slotte Won.
Probleemoplossing
“A deal must have at least one approved property to progress to [status] status.”
U probeert een koperdeal naar Offer of verder te verplaatsen zonder goedgekeurde woning. Ga naar het tabblad Properties, zoek de betreffende woning en wijzig de status naar Approved.
“For new deals, the status [X] is not allowed.”
U probeert een nieuwe koperdeal aan te maken met een gevorderde status. Nieuwe Buy- en Rent-deals moeten starten bij Knowing Property, First Visit of Multiple Visits.
Het commissieveld is niet zichtbaar.
Commissie is alleen beschikbaar voor Sell- en Rent out-deals. Controleer of het deal type correct is ingesteld. Het deal type kan na aanmaken niet meer worden gewijzigd.
De biedingsgeschiedenis toont geen records.
Biedingsgeschiedenisrecords worden automatisch aangemaakt wanneer de offer price op een aangeboden woning wordt gewijzigd. Als er nog geen biedingsprijs is ingesteld of gewijzigd, zijn er nog geen records.
