Activiteiten & Tijdlijn

Elk contact, elke lead, elke deal, elke relatie en elk vastgoedobject in Tesoro CRM heeft een activiteitentijdlijn. Dit is een chronologisch overzicht van alles wat er rond dat record is gebeurd: aangemaakte taken, verstuurde e-mails, geplande afspraken, WhatsApp-berichten, sms-berichten, gesprekken, notities en statuswijzigingen. De tijdlijn wordt grotendeels automatisch bijgehouden — het systeem registreert gebeurtenissen op de achtergrond zodra ze plaatsvinden.

Daarnaast beschikt Tesoro CRM over een centraal Activiteitenoverzicht (bereikbaar via de hoofdnavigatie) waarmee u alle geplande activiteiten van uw gehele organisatie in een lijstweergave of kanbanboard kunt bekijken, filteren en plannen.

---

Alle activiteitstypen

Tesoro CRM kent 25 activiteitstypen die automatisch worden geregistreerd op de tijdlijn. Hieronder vindt u een volledige lijst, inclusief de categorie en een beschrijving van het moment waarop de activiteit wordt aangemaakt.

Taken

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
Taak aangemaakt	task_created	Er is een nieuwe taak aangemaakt op het record.
Taak voltooid	task_completed	Een taak is als afgerond gemarkeerd.
Taak heropend	task_uncompleted	Een voltooide taak is weer opengesteld.

Notities

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
Notitie aangemaakt	note_created	Er is een notitie toegevoegd aan het record.

Gesprekken (Calls)

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
Gesprek aangemaakt	call_created	Er is een nieuw telefoongesprek geregistreerd of gestart via Twilio.
Gesprek voltooid	call_completed	Een gesprek is als afgerond gemarkeerd of de opname-URL is opgeslagen.

WhatsApp

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
WhatsApp ontvangen	whatsapp_message_received	Er is een WhatsApp-bericht binnengekomen via Twilio.
WhatsApp verstuurd	whatsapp_message_sent	Er is een WhatsApp-bericht verzonden (handmatig of via een template).

SMS

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
SMS verstuurd	sms_message_sent	Er is een sms-bericht verzonden via Twilio (handmatig of via een template).
SMS ontvangen	sms_message_received	Er is een sms-bericht binnengekomen via Twilio.

E-mail

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
E-mail verstuurd	email_message_sent	Er is een e-mail verstuurd vanuit Tesoro CRM.
E-mail ontvangen	email_message_received	Er is een e-mail binnengekomen via de gesynchroniseerde mailbox.
E-mail geopend	email_opened	Een verzonden e-mail is door de ontvanger geopend (tracking).
E-mail link geklikt	email_link_clicked	Een link in een verzonden e-mail is aangeklikt door de ontvanger.
E-mail beantwoord	email_replied	Een verzonden e-mail heeft een antwoord ontvangen.

Afspraken (Meetings)

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
Afspraak aangemaakt	meeting_created	Er is een nieuwe afspraak of bezichtiging ingepland.
Afspraakstatus gewijzigd	meeting_status_changed	De status van een afspraak is veranderd (bijv. bevestigd, geannuleerd).

Contacten & Leads

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
Contactstatus gewijzigd	contact_change_status	De status van een contact is aangepast (bijv. actief, inactief).
Leadstatus gewijzigd	contact_change_lead_status	De leadstatus van een contact is veranderd (bijv. nieuw, gekwalificeerd).

Deals & Vastgoed

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
Dealstatus gewijzigd	deal_change_status	Een deal is naar een andere fase in de pijplijn verplaatst.
Deal woningstatus gewijzigd	deal_property_status_changed	De status van een woning binnen een deal is aangepast door een medewerker.
Deal woningstatus gewijzigd door portaalgebruiker	deal_property_status_changed_by_portal_user	De status van een woning in een deal is aangepast door een klant via het clientportaal.
Preselectie handmatig toegevoegd	deal_preselect_properties_added_manually	Woningen zijn handmatig aan de preselectie van een deal toegevoegd door een medewerker.
Preselectie via automatisering	deal_preselect_properties_added_automation	Woningen zijn automatisch aan de preselectie van een deal toegevoegd op basis van matchingregels.

Portaal & Website

Activiteitstype	Interne code	Beschrijving
Portaalgebruiker aangemaakt	portal_user_created	Er is een nieuw clientportaalaccount aangemaakt voor een contact.
Websiteformulier ingediend	website_property_contact_form_submitted	Een bezoeker heeft een contactformulier op uw website ingevuld bij een woning.

Tip

Elke activiteit registreert wie de actie heeft uitgevoerd en wanneer. Bij acties via het clientportaal (zoals deal_property_status_changed_by_portal_user) wordt de portaalgebruiker als auteur vermeld in plaats van een CRM-medewerker.

---

Automatische vs. handmatige activiteiten

Tesoro CRM maakt onderscheid tussen activiteiten die automatisch worden geregistreerd en acties die handmatig door een gebruiker worden uitgevoerd.

Automatische activiteiten

De meeste activiteiten worden automatisch aangemaakt door het systeem via zogenaamde observers. Zodra een gebeurtenis plaatsvindt — bijvoorbeeld het versturen van een e-mail, het ontvangen van een WhatsApp-bericht of het wijzigen van een dealstatus — wordt er op de achtergrond een activiteitsrecord aangemaakt. U hoeft hiervoor niets te doen.

Voorbeelden van automatische activiteiten:

• Communicatie — Alle inkomende en uitgaande WhatsApp-berichten, sms-berichten en e-mails worden automatisch gelogd.
• E-mail tracking — Wanneer een ontvanger uw e-mail opent, op een link klikt of antwoordt, registreert het systeem dit automatisch.
• Statuswijzigingen — Elke wijziging in de status van een contact, lead, deal, afspraak of woningstatus wordt vastgelegd.
• Websiteformulieren — Wanneer een bezoeker een contactformulier invult op uw website, verschijnt dit als activiteit op het betreffende contact.
• Automatische preselectie — Wanneer woningen automatisch worden toegevoegd aan een deal via matchingregels, wordt dit geregistreerd.
• Portaalacties — Wanneer een klant via het clientportaal de status van een woning wijzigt, wordt dit als afzonderlijke activiteit vastgelegd.

Handmatige activiteiten

Sommige activiteiten worden pas aangemaakt wanneer een gebruiker zelf een actie uitvoert in de CRM:

• Taken aanmaken — Een medewerker maakt een nieuwe taak aan of markeert deze als voltooid/heropend.
• Notities toevoegen — Een medewerker voegt handmatig een notitie toe aan een record.
• Gesprekken starten — Een medewerker start een telefoongesprek via de Twilio-integratie of registreert een gesprek.
• Afspraken inplannen — Een medewerker plant een nieuwe afspraak of bezichtiging in.
• WhatsApp/SMS versturen — Een medewerker verstuurt handmatig een bericht of kiest een berichttemplate.
• E-mail versturen — Een medewerker verstuurt een e-mail vanuit het CRM.
• Handmatige preselectie — Een medewerker voegt handmatig woningen toe aan de preselectie van een deal.

Opmerking

Het veld Laatste activiteit (last_activity) op contacten en deals wordt automatisch bijgewerkt wanneer er een nieuwe activiteit wordt geregistreerd. Dit veld kunt u gebruiken als filter- en sorteeroptie in overzichten.

---

Tijdlijn per entiteit

De activiteitentijdlijn is beschikbaar op het detailscherm van de volgende entiteiten:

Entiteit	Navigatie	Beschikbare activiteitstypen
Contacten	Contacten > [contact] > tabblad Activiteiten	Taken, notities, gesprekken, WhatsApp, SMS, e-mails, statuswijzigingen, portaalgebruiker, websiteformulieren
Leads	Leads > [lead] > tabblad Activiteiten	Taken, notities, gesprekken, WhatsApp, SMS, e-mails, leadstatuswijzigingen, websiteformulieren
Deals	Deals > [deal] > tabblad Activiteiten	Taken, notities, gesprekken, e-mails, dealstatuswijzigingen, woningstatus, preselectie
Relaties	Relaties > [relatie] > tabblad Activiteiten	Taken, notities, gesprekken, WhatsApp, SMS, e-mails

1. Navigeer naar het record

   Open een contact, lead, deal of relatie waarvan u de activiteiten wilt bekijken.

2. Open het tabblad Activiteiten

   Klik op het tabblad Activities in de detailweergave. De tijdlijn verschijnt als een lijst van kaarten, gegroepeerd per dag.

3. Bekijk de details

   Elke activiteitskaart toont:

   • Het type activiteit (weergegeven met een uniek icoon en kleur)
   • De inhoud (bijvoorbeeld de taaktitel, het e-mailonderwerp of de berichttekst)
   • De auteur (de medewerker of portaalgebruiker die de actie uitvoerde)
   • Het tijdstip waarop de activiteit plaatsvond
   • Bij bepaalde typen: bijlagen of bestanden (bijvoorbeeld afbeeldingen bij WhatsApp-berichten)
   • Het aantal reacties (commentCount) indien van toepassing

Groepering per datum

Activiteiten op de tijdlijn worden automatisch gegroepeerd per datum:

• Today — Activiteiten van vandaag
• Yesterday — Activiteiten van gisteren
• Oudere datums worden weergegeven in uw ingestelde datumformaat

De positie van een activiteitskaart geeft visueel aan wie de actie uitvoerde: activiteiten die u zelf heeft uitgevoerd worden rechts uitgelijnd, activiteiten van collega’s links.

---

Filteren & zoeken

Filters op de tijdlijn (per record)

Boven de tijdlijn op een record vindt u twee filteropties:

Filter op type

Gebruik het dropdown-menu Filter op type om alleen activiteiten van een specifiek type te tonen:

• Alle activiteiten — Toont alles (standaard)
• Taken — Alleen taakgerelateerde activiteiten
• Notities — Alleen notities
• Gesprekken — Alleen telefoongesprekken
• WhatsApp — Alleen WhatsApp-berichten

Tijdsperiode

Gebruik het dropdown-menu Tijdsperiode om de weergave te beperken:

• Alle — Geen tijdsbeperking (standaard)
• Afgelopen 30 dagen — Alleen activiteiten van de laatste 30 dagen
• Afgelopen week — Alleen activiteiten van de laatste 7 dagen

Zoeken in het centraal overzicht

Op de centrale Activiteiten-pagina (lijstweergave) beschikt u over uitgebreidere zoekmogelijkheden:

• Zoekbalk — Zoek op activiteitsnaam via het zoekveld rechtsboven.
• Dynamische filters — Klik op het filtericoon om het filterpaneel te openen. Hier kunt u filters instellen op basis van elke beschikbare kolom, zoals eigenaar, bron, aanmaakdatum of gebeurtenisdatum.
• Sorteren — Klik op een kolomkop om de resultaten te sorteren.
• Aangepaste weergaven — Sla filtercombinaties op als benoemde weergaven (overviews) zodat u deze later snel kunt laden.

Tip

U kunt het filterpaneel tonen of verbergen met de schakelknop links in de werkbalk. Uw opgeslagen weergaven zijn beschikbaar via de weergavewisselaar naast de filterknop.

---

Centraal activiteitenoverzicht

Naast de tijdlijn per record biedt Tesoro CRM een centrale Activiteiten-pagina. U vindt deze in de hoofdnavigatie. Dit overzicht combineert alle geplande taken, gesprekken en afspraken van uw gehele organisatie.

Lijstweergave

De lijstweergave toont activiteiten in een tabelformaat. De standaard kolommen zijn:

Kolom	Beschrijving
Naam	Beschrijving van de activiteit (bijv. “Gesprek met Jan de Vries”)
Bron	Het type activiteit: call, task of meeting
Betreft	De naam van het contact of de deal waaraan de activiteit is gekoppeld
Eigenaar	De medewerker aan wie de activiteit is toegewezen
Gebeurtenisdatum	De geplande datum van de activiteit
Aanmaakdatum	Wanneer de activiteit is aangemaakt
Beschrijving	Een verkort fragment van de beschrijving

U kunt kolommen toevoegen, verwijderen en herordenen via het overzichtsbeheer (de weergavewisselaar in de werkbalk).

Wanneer u op een rij klikt, wordt u doorgestuurd naar het bijbehorende record op het juiste tabblad (bijvoorbeeld het tabblad Gesprekken van het betreffende contact).

Kanbanweergave

De kanbanweergave groepeert activiteiten op een visueel bord met kolommen. U kunt schakelen tussen twee modi via de schakelknoppen in de werkbalk:

Weekweergave

De weekweergave toont vijf kolommen voor de werkdagen van de huidige week:

• Maandag t/m Vrijdag

Elke kolom toont het aantal activiteiten tussen haakjes. Activiteiten worden weergegeven als compacte kaarten met de titel, beschrijving en geplande datum.

Maandweergave

De maandweergave toont een breder tijdsbereik in de volgende kolommen:

• Vandaag
• Morgen
• Rest van de week
• Volgende week
• Volgende maand

Deze weergave is ideaal om een overzicht te krijgen van de komende weken.

Op elke kanbankaart kunt u via het contextmenu (drie puntjes) de volgende acties uitvoeren:

• Minimaliseren / Uitklappen — Toon of verberg de details van de kaart.
• Bewerken — Open een zijpaneel (side sheet) om de taak, het gesprek of de afspraak direct te bewerken zonder de pagina te verlaten.

Tip

Uw voorkeur voor weergavemodus (lijst of kanban) en kanbantype (week of maand) wordt lokaal opgeslagen in uw browser. Tesoro CRM toont bij uw volgende bezoek automatisch dezelfde weergave.

---

Dashboard-widget

Op het dashboard vindt u de widget Activiteiten, die een snelle blik biedt op uw geplande activiteiten voor vandaag en morgen. De widget is opgedeeld in twee kolommen:

• Vandaag — Toont alle taken, gesprekken en afspraken die voor vandaag gepland staan.
• Morgen — Toont alle taken, gesprekken en afspraken die voor morgen gepland staan.

Via het dropdown-menu bovenaan de widget kunt u kiezen wiens activiteiten u wilt bekijken:

• Mijn activiteiten — Alleen uw eigen activiteiten (standaard)
• [Naam collega] — Activiteiten van een specifieke collega
• Alle activiteiten — Activiteiten van het hele team

Vanuit elke activiteit in de widget kunt u direct een zijpaneel openen om het item te bewerken of doorklikken naar het volledige record.

---

Activiteiten beheren

Direct acties uitvoeren vanuit de tijdlijn

Vanuit de activiteitentijdlijn op een record kunt u direct acties ondernemen:

Activiteitstype	Beschikbare acties
Taken	Klik op de taakkaart om deze te bewerken. Pas de status, prioriteit en deadline aan. Navigeer naar het tabblad Taken voor het volledige overzicht.
Afspraken	Klik op de afspraakkaart om de afspraak te bewerken via een zijpaneel.
Gesprekken	Klik op de gesprekskaart om het gesprek te bewerken. Start direct een nieuw telefoongesprek via de belknop.
WhatsApp-berichten	Bekijk het bericht en eventuele bijlagen. Open afbeeldingen in een voorbeeldvenster (lightbox).
SMS-berichten	Bekijk het verzonden of ontvangen sms-bericht.
E-mails	Bekijk het e-mailonderwerp en de inhoud. E-mail tracking-informatie (geopend, geklikt, beantwoord) wordt weergegeven als afzonderlijke activiteiten.
Statuswijzigingen	Bekijk welke medewerker de status heeft gewijzigd, met de oude en de nieuwe waarde.
Websiteformulieren	Bekijk de contactgegevens, de geinteresseerde woning en eventuele notities. Klik door naar het vastgoedobject.
Preselectie	Bekijk welke woningen zijn toegevoegd (handmatig of automatisch) en door wie.

Acties vanuit het centraal overzicht

Vanuit het centrale activiteitenoverzicht (zowel de lijst- als kanbanweergave) kunt u:

• Doorklikken naar het record — Klik op een rij of kaart om naar het betreffende contact of deal te navigeren, direct op het juiste tabblad (Taken, Gesprekken of Afspraken).
• Bewerken via zijpaneel — In de kanbanweergave kunt u via het contextmenu een zijpaneel openen om taken, gesprekken of afspraken direct te bewerken.
• Details bekijken — Open het volledige record in een nieuw tabblad via de knop “Details bekijken” in het zijpaneel.

Opgepast

Activiteiten kunnen niet handmatig worden verwijderd uit de tijdlijn. Ze worden automatisch verwijderd wanneer het gekoppelde record (bijvoorbeeld een taak of notitie) wordt verwijderd. Verwijderde activiteiten worden gefilterd op basis van het veld is_deleted.

---

Gerelateerde onderwerpen

Afspraken en taken Leer hoe u afspraken plant en taken beheert binnen Tesoro CRM.

Notities Voeg notities toe aan contacten, leads, deals en vastgoedobjecten.