Bulkacties & Massabewerkingen

Wanneer u met tientallen of honderden records tegelijk werkt, is het onpraktisch om elk record afzonderlijk te bewerken. Tesoro CRM biedt bulkacties waarmee u meerdere records in een enkele handeling kunt bijwerken, verwijderen of e-mailen. Dit bespaart u aanzienlijk veel tijd bij dagelijkse taken zoals het hertoewijzen van makelaars, het wijzigen van statussen of het versturen van campagne-e-mails.

Records selecteren

Voordat u een bulkactie kunt uitvoeren, moet u de gewenste records selecteren. Dit werkt overal in Tesoro CRM op dezelfde manier:

Navigeer naar de lijstweergave van de entiteit waarmee u wilt werken (Properties, Contacts, Leads, Deals, Relations of Projects).
Vink de selectievakjes aan links van de records die u wilt bewerken. Elk record heeft een eigen selectievakje.
De bulkactie-werkbalk verschijnt automatisch zodra u een of meer records heeft geselecteerd. De werkbalk toont de beschikbare acties en het aantal geselecteerde records.
Kies de gewenste actie uit de werkbalk en volg de stappen in het dialoogvenster dat verschijnt.

Beschikbare bulkacties per entiteit

Niet elke entiteit ondersteunt dezelfde bulkacties. Hieronder vindt u een overzicht van welke acties beschikbaar zijn per onderdeel van Tesoro CRM.

Properties (Woningen)

Properties hebben het uitgebreidste aanbod aan bulkacties, verdeeld over twee categorieen: Mass Edit en Actions.

Mass Edit — velden bijwerken

Veld	Wat het doet
Status	Wijzig de woningsstatus (Draft, Active, Sold, Rented, etc.) voor alle geselecteerde woningen tegelijk
Interest Status	Stel in of woningen als “Interested” of “Not Interested” worden gemarkeerd
Show on Website	Schakel de websiteweergave in of uit voor alle geselecteerde woningen
Labels	Wijs een of meer labels toe aan de geselecteerde woningen
Location	Wijzig de stad/locatie van de geselecteerde woningen
Province	Wijzig de provincie van de geselecteerde woningen
Assign To	Wijs een andere makelaar toe als eigenaar van de geselecteerde woningen
Tag	Voeg een of meer tags toe aan de geselecteerde woningen

Actions — geavanceerde bewerkingen

Actie	Wat het doet
MLS Post	Publiceer de geselecteerde woningen naar een of meer MLS-portalen (Kyero, Idealista, ThinkSpain, etc.)
MLS Remove	Verwijder de geselecteerde woningen van een of meer MLS-portalen
Unbrand Description	Gebruik AI om de woningbeschrijvingen te ontbranden met een geselecteerd AI-prompt-sjabloon
Translate Description	Gebruik AI om de woningbeschrijvingen te vertalen naar een of meer doeltalen

Delete — verwijderen

U kunt geselecteerde woningen verwijderen via de rode Delete-knop. Verwijderde woningen worden naar de prullenbak verplaatst (soft-delete) en kunnen worden hersteld.

Leads

Veld	Wat het doet
Lead Source	Wijzig de bron van de lead (Website, Referral, Portals, Cold Calling, etc.)
Lead Stage	Wijzig de temperatuur van de lead (Hot, Neutral, Cold)
Lead Status	Wijzig de pipeline-status van de lead (New, Contacted, Qualified, Unqualified, Lost)
Language	Wijzig de voorkeurstaal van de lead
Assign To	Wijs een andere makelaar toe aan de geselecteerde leads
Tag	Voeg een of meer tags toe aan de geselecteerde leads

Daarnaast kunt u massa-e-mails versturen naar geselecteerde leads via de e-mailknop in de werkbalk. Zie het onderdeel Massa-e-mail verderop.

Contacten

Veld	Wat het doet
Role	Wijzig de rol van de contactpersoon (Buyer, Seller, Tenant, Landlord, Lawyer, Notary, etc.)
Relation	Koppel de geselecteerde contacten aan een bedrijf of relatie
Language	Wijzig de voorkeurstaal van de contactpersoon
Assign To	Wijs een andere makelaar toe aan de geselecteerde contacten
Tag	Voeg een of meer tags toe aan de geselecteerde contacten

Net als bij leads kunt u ook massa-e-mails versturen naar geselecteerde contacten.

Deals

Veld	Wat het doet
Closing Date	Wijzig de verwachte sluitingsdatum voor alle geselecteerde deals
Assign To	Wijs een andere makelaar toe aan de geselecteerde deals
Tag	Voeg een of meer tags toe aan de geselecteerde deals

Relaties (Relations)

Veld	Wat het doet
Preferred Communication	Wijzig het voorkeurskanaal voor communicatie
Status	Wijzig de status van de relatie
Credit Terms	Wijzig de betalingsvoorwaarden
Tag	Voeg een of meer tags toe

Relaties ondersteunen ook mass delete — het in bulk verwijderen van geselecteerde relaties.

Projecten

Veld	Wat het doet
Availability	Wijzig de beschikbaarheidsstatus van het project
Type	Wijzig het projecttype
Tag	Voeg een of meer tags toe aan de geselecteerde projecten

Een bulkbewerking uitvoeren (stap voor stap)

Het uitvoeren van een bulkbewerking volgt in alle gevallen hetzelfde patroon:

Selecteer de records door de selectievakjes aan te vinken in de lijstweergave.
Klik op de actieknop die verschijnt in de werkbalk. Voor properties kiest u Mass Edit (voor veldwijzigingen) of Actions (voor MLS- en AI-bewerkingen). Voor andere entiteiten klikt u op Mass Edit.
Kies het veld dat u wilt wijzigen in het dropdownmenu aan de linkerzijde van het dialoogvenster.
Selecteer de nieuwe waarde in het dropdownmenu of invoerveld aan de rechterzijde. Afhankelijk van het veld ziet u een dropdown, een schakelaar, een datumkiezer of een multi-selectie.
Klik op Save om de wijziging toe te passen op alle geselecteerde records.
Controleer de bevestigingsmelding die verschijnt. Bij een succesvolle bewerking ziet u een groene melding.

Massa-e-mail

De functie voor massa-e-mail is beschikbaar voor leads, contacten, deals en relaties. Hiermee kunt u een e-mailsjabloon naar meerdere ontvangers tegelijk versturen.

Selecteer de records waarnaar u een e-mail wilt versturen.
Klik op de e-mailknop (oranje knop) in de werkbalk die verschijnt.
Kies een e-mailsjabloon uit de sjabloonbibliotheek. U kunt sjablonen filteren op naam en groep. Klik op een sjabloon om het te selecteren.
Bekijk het sjabloon via de Preview-knop. U kunt het sjabloon ook direct bewerken vanuit het preview-venster als u aanpassingen wilt maken.
Controleer de ontvangers — het systeem toont het aantal ontvangers en hun namen. Klik op de ontvangerlijst om alle namen te bekijken.
Selecteer de afzender — kies vanuit welk teamlid de e-mail wordt verstuurd.
Kies het verzendmoment:
- Now — de e-mail wordt onmiddellijk verstuurd
- Later — kies een datum, tijd en tijdzone om de e-mail in te plannen
Klik op Send (of Schedule) om de massa-e-mail te versturen of in te plannen.

Mass delete (bulksgewijs verwijderen)

Bulksgewijs verwijderen is beschikbaar voor properties en relaties. Bij het verwijderen van records gebeurt het volgende:

Properties

Records worden naar de prullenbak verplaatst (soft-delete), niet permanent verwijderd.
Na het verwijderen verschijnt er een undo-melding waarmee u de verwijdering binnen enkele seconden ongedaan kunt maken.
U kunt verwijderde woningen ook terugvinden via de schakelaar Deleted properties in de woningenlijst en ze daar herstellen via de Restore-knop.
Het systeem toont een bevestigingsdialoog voordat de verwijdering wordt uitgevoerd. U moet expliciet op Delete klikken om te bevestigen.

Relaties

Relaties worden direct verwijderd na bevestiging in het waarschuwingsdialoog.

Overzicht: alle bulkacties in een tabel

Entiteit	Mass Edit	Mass Delete	Mass Email	AI-acties
Properties	Status, Interest Status, Show on Website, Labels, Location, Province, Assign To, Tag	Ja (soft-delete + undo)	Nee	Unbrand, Translate, MLS Post/Remove
Leads	Lead Source, Lead Stage, Lead Status, Language, Assign To, Tag	Nee	Ja	Nee
Contacten	Role, Relation, Language, Assign To, Tag	Nee	Ja	Nee
Deals	Closing Date, Assign To, Tag	Nee	Ja	Nee
Relaties	Preferred Communication, Status, Credit Terms, Tag	Ja	Ja	Nee
Projecten	Availability, Type, Tag	Nee	Nee	Nee

Asynchrone verwerking en notificaties

Bij het uitvoeren van bulkacties op properties verwerkt Tesoro CRM grote aantallen records op de achtergrond. Dit betekent:

De API reageert onmiddellijk nadat de opdracht is ontvangen, zodat u niet hoeft te wachten.
Records worden verwerkt in blokken van 10 woningen per taak om time-outs te voorkomen en parallelle verwerking mogelijk te maken.
Elke woning wordt onafhankelijk verwerkt — als een woning een fout oplevert (bijvoorbeeld een ongeldige MLS-validatie), worden de overige woningen gewoon verder verwerkt.
Na afloop ontvangt u een notificatie:
- Een succesmelding met het aantal succesvol bijgewerkte woningen
- Een foutmelding met details per woning die niet kon worden bijgewerkt, inclusief de reden

Tips en best practices

Filter eerst, selecteer daarna. Gebruik de filterfuncties om precies de records weer te geven die u wilt bewerken. Dit verkleint de kans op het per ongeluk bijwerken van verkeerde records.
Controleer het aantal geselecteerde records. Het getal naast de actieknop vertelt u exact hoeveel records worden bewerkt. Controleer dit altijd.
Gebruik opgeslagen weergaven. Als u regelmatig dezelfde groep records moet bewerken (bijvoorbeeld alle woningen in een bepaalde stad), sla dan een weergave op met de juiste filters.
Batch MLS-publicaties zorgvuldig. Bij het publiceren naar MLS-portalen valideert het systeem elke woning afzonderlijk. Woningen die niet voldoen aan de vereisten van een portaal (ontbrekende foto’s, beschrijvingen of velden) worden niet gepubliceerd en u ontvangt een foutmelding.
Let op bij statuswijzigingen van properties. Alleen woningen met de status Active kunnen als MLS-prime worden ingesteld. Het systeem valideert dit automatisch en weigert ongeldige combinaties.
Plan massa-e-mails buiten piekuren. Als u een grote partij e-mails verstuurt, overweeg dan de planningsfunctie te gebruiken om ze op een strategisch moment te versturen.
Tags zijn additief. Bij het toevoegen van tags via bulkactie worden de nieuwe tags toegevoegd aan bestaande tags, niet vervangen. Bestaande tags blijven behouden.

Volgende stap

Nu u weet hoe bulkacties werken, kunt u uw dagelijkse workflow verder optimaliseren.

Weergaven en filters Leer hoe u aangepaste weergaven en filters maakt om snel de juiste records te vinden voor uw bulkacties.