Als beheerder van uw kantoor bepaalt u wie toegang heeft tot Tesoro CRM en wat zij kunnen doen. Deze handleiding leidt u door het uitnodigen van makelaars en medewerkers, het activeren van accounts en het up-to-date houden van de profielen van uw team.
Tesoro CRM heeft twee rollen:
| Rol | Wat ze kunnen doen |
|---|---|
| Admin | Volledige toegang tot alle instellingen, waaronder het uitnodigen en beheren van andere gebruikers, facturering en bedrijfsconfiguratie |
| Employee | Toegang tot dagelijkse CRM-functies — woningen, contacten, deals en communicatie — zonder toegang tot beheerdersinstellingen |
Wijs Admin alleen toe aan eigenaren of kantoormanagers die het account moeten beheren. Makelaars en ondersteunend personeel horen Employee te zijn.
Ga naar Settings → Users.
Klik op Invite Users rechtsboven.
Selecteer in het dropdownmenu Role de optie Employee of Admin.
Typ in het veld Employee Emails een geldig e-mailadres en druk op Enter of Tab om het als tag toe te voegen. Herhaal dit voor elke persoon die u wilt uitnodigen.
jan@uwkantoor.com).Klik op Send Invitations.
Er verschijnt een bevestigingsmelding — Invitations Sent — en u keert terug naar de gebruikerslijst. Elke uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail met een link om hun account te activeren. Hun status in de lijst wordt weergegeven als Pending totdat ze de activering hebben voltooid.
Wanneer een teamlid de uitnodigings-e-mail ontvangt, doorloopt deze het proces geheel zelfstandig — er is geen verdere actie van uw kant nodig.
De uitgenodigde gebruiker opent de uitnodigings-e-mail en klikt op de activeringslink.
Ze komen op de pagina Account Activation.
Ze maken een wachtwoord aan dat aan de volgende vereisten voldoet:
!, @, #, $, %)Ze bevestigen het wachtwoord en verzenden het formulier.
Ze worden doorgestuurd naar de inlogpagina en kunnen direct inloggen.
Zodra de gebruiker voor het eerst inlogt, verandert hun status in uw gebruikerslijst van Pending naar Active.
Ga naar Settings → Users om iedereen in uw team te bekijken. De tabel toont:
Gebruik de zoekbalk om gebruikers te vinden op naam, e-mailadres of functietitel. Resultaten worden bijgewerkt terwijl u typt (met een korte vertraging om overmatig filteren te voorkomen terwijl u nog aan het typen bent).
Gebruik de Status-filtertabbladen om de lijst te verfijnen:
| Tabblad | Toont |
|---|---|
| All | Alle gebruikers ongeacht status |
| Active | Gebruikers die hun account hebben geactiveerd en momenteel ingeschakeld zijn |
| Inactive | Gebruikers die zijn gedeactiveerd |
| Pending | Gebruikers die zijn uitgenodigd maar hun account nog niet hebben geactiveerd |
Als een teamlid de uitnodigings-e-mail niet kan vinden of de link is verlopen, zoek ze dan op in het tabblad Pending. Op hun rij verschijnt een Resend-knop — klik erop om een nieuwe uitnodigings-e-mail te versturen.
Klik op een willekeurige rij in de tabel om een zijpaneel te openen met het volledige profiel van die gebruiker, inclusief contactgegevens, rol en recente activiteit.
Klik vanuit het zijpaneel op Edit om het profielformulier van de gebruiker te openen. U kunt uw eigen profiel bewerken, en Admins kunnen het profiel van elke gebruiker bewerken.
Deze velden moeten ingevuld zijn voordat het profiel kan worden opgeslagen:
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| First name | — |
| Last name | — |
| Alleen-lezen. Kan niet worden gewijzigd nadat het account is aangemaakt. Neem contact op met Tesoro-support als u het e-mailadres van een gebruiker moet bijwerken. | |
| Job title | Bijv. “Sales Agent”, “Office Manager” |
| Phone number | Moet in internationaal formaat zijn, bijv. +34 612 345 678 |
| Gender | — |
Deze velden zijn niet verplicht maar helpen de ervaring te personaliseren:
| Veld | Opmerkingen |
|---|---|
| Birthday | — |
| Role | Admins kunnen de rol van een gebruiker wijzigen tussen Employee en Admin |
| Time format | 12-uurs of 24-uurs |
| Date format | Kies uit beschikbare formaten |
| Timezone | Heeft invloed op hoe datums en tijden worden weergegeven |
| Language | Interfacetaal |
| CRM language | Taal voor CRM-specifieke inhoud |
| Address | Het kantoor- of huisadres van de gebruiker |
Om een profielfoto toe te voegen of te wijzigen:
Om de huidige foto te verwijderen, klik op Remove naast de avatar.
Sneltoetsen tijdens het bewerken:
Open het zijpaneel van een gebruiker en gebruik de knop Activate of Deactivate om hun toegangsstatus te wijzigen.
Gebruik dit wanneer een makelaar het kantoor verlaat of langdurig afwezig is. Gedeactiveerde gebruikers:
Als het account van een gebruiker is gedeactiveerd en ze weer toegang nodig hebben (bijv. een terugkerende makelaar), open dan hun profiel en klik op Activate. Hun status keert terug naar Active en ze kunnen direct inloggen met hun bestaande wachtwoord.
Een nieuwe makelaar komt bij het kantoor
Ga naar Settings → Users → Invite Users. Selecteer Employee, voer hun zakelijke e-mailadres in en verstuur de uitnodiging. Ze ontvangen een e-mail om hun wachtwoord in te stellen en kunnen binnen enkele minuten inloggen.
Een makelaar wordt kantoormanager
Open het profiel van de makelaar via Settings → Users, klik op Edit en wijzig hun Role naar Admin. Sla op met Ctrl + S. Ze hebben volledige beheerderstoegang bij het volgende laden van de pagina.
Een makelaar heeft de uitnodigings-e-mail niet ontvangen
Ga naar Settings → Users, filter op Pending, zoek de rij van de makelaar en klik op Resend. Vraag ze om hun spammap te controleren als ook de tweede e-mail niet aankomt.
Een makelaar verlaat het kantoor
Open het profiel van de makelaar en klik op Deactivate. Het account wordt direct uitgeschakeld, maar alle gegevens blijven intact. Wijs hun actieve contacten en deals toe aan een andere makelaar, voor of na het deactiveren.
Uw account is aangemaakt, uw bedrijfsprofiel is geconfigureerd en uw team is aan boord. U heeft de initiële configuratie van Tesoro CRM voltooid.
Verken vanaf hier de rest van deze Knowledge Base zodra er nieuwe handleidingen beschikbaar komen — over woningen, contacten, deals, MLS-portals, communicatietools en meer.