Afspraken en taken
Tesoro CRM biedt twee kernfuncties om uw dagelijkse werkzaamheden te organiseren: afspraken (meetings) voor het plannen van bezichtigingen en vergaderingen, en taken (tasks) voor het bijhouden van actiepunten en opvolging. Beide zijn altijd gekoppeld aan een specifiek record — een contact, lead, deal of vastgoedobject — zodat alle context op één plek beschikbaar blijft.
Afspraken
Section titled “Afspraken”Afspraken in Tesoro CRM omvatten zowel woningbezichtigingen als zakelijke vergaderingen. Elke afspraak wordt gekoppeld aan een record en verschijnt automatisch in de agenda en de activiteitentimeline.
Categorieën
Section titled “Categorieën”Afspraken zijn onderverdeeld in twee categorieën:
| Categorie | Gebruik |
|---|---|
| Visit (Bezichtiging) | Fysieke of virtuele woningbezichtiging |
| Meeting (Vergadering) | Zakelijk overleg op kantoor, extern of online |
Binnen deze categorieën zijn vijf typen beschikbaar:
| Type | Categorie | Beschrijving |
|---|---|---|
| Visit location | Visit | Fysieke bezichtiging op de woninglocatie |
| Virtual visit | Visit | Bezichtiging via videogesprek |
| Meeting in office | Meeting | Vergadering op uw kantoor |
| Meeting outside office | Meeting | Vergadering op een externe locatie |
| Online meeting | Meeting | Vergadering via videogesprek |
Een afspraak aanmaken
Section titled “Een afspraak aanmaken”-
Navigeer naar het record
Section titled “Navigeer naar het record”Open het contact, de lead, de deal of het vastgoedobject waarvoor u een afspraak wilt plannen.
-
Open het tabblad Meetings
Section titled “Open het tabblad Meetings”Klik op het tabblad Meetings in de detailweergave.
-
Klik op de aanmaakknop
Section titled “Klik op de aanmaakknop”Klik op de knop om een nieuwe afspraak aan te maken. Een zijpaneel opent met het afspraakformulier.
-
Vul de gegevens in
Section titled “Vul de gegevens in”Vul de volgende velden in:
Veld Verplicht Toelichting Title Ja Een korte beschrijving (3-100 tekens) Description Ja Verdere toelichting (3-8.000 tekens) Category Ja Visit of Meeting Type Ja Zie de tabel hierboven Owner Ja Het teamlid dat verantwoordelijk is Start date Nee Begindatum en -tijd End date Nee Einddatum en -tijd Location Conditioneel Verplicht bij fysieke typen Online call URL Conditioneel Verplicht bij virtuele/online typen Property Nee Koppel een specifiek vastgoedobject Participants Nee Voeg contacten toe als deelnemers Private Nee Markeer als privé-afspraak -
Sla de afspraak op
Section titled “Sla de afspraak op”Klik op Save (of gebruik de sneltoets
Ctrl+S/Cmd+S) om de afspraak op te slaan.
Afspraakstatussen
Section titled “Afspraakstatussen”Elke afspraak doorloopt een levenscyclus met de volgende statussen:
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| Pending | De afspraak is aangemaakt en wacht op bevestiging |
| Confirmed | De afspraak is bevestigd door alle partijen |
| Rejected | De afspraak is geweigerd |
| Cancelled | De afspraak is geannuleerd |
| Completed | De afspraak heeft plaatsgevonden |
Afspraken filteren
Section titled “Afspraken filteren”In de lijst met afspraken kunt u filteren op status. Gebruik het dropdown-menu bovenaan om alle afspraken te tonen of alleen afspraken met een specifieke status.
Taken zijn actiepunten die u aan uzelf of aan teamleden toewijst. Gebruik taken voor opvolgingen, herinneringen en alles wat u niet wilt vergeten.
Een taak aanmaken
Section titled “Een taak aanmaken”-
Navigeer naar het record
Section titled “Navigeer naar het record”Open het contact, de lead, de deal of het vastgoedobject waarvoor u een taak wilt aanmaken.
-
Open het tabblad Tasks
Section titled “Open het tabblad Tasks”Klik op het tabblad Tasks in de detailweergave.
-
Klik op de aanmaakknop
Section titled “Klik op de aanmaakknop”Klik op de knop om een nieuwe taak aan te maken. Een zijpaneel opent met het taakformulier.
-
Vul de gegevens in
Section titled “Vul de gegevens in”Veld Verplicht Toelichting Title Ja Een korte omschrijving van de taak (3-100 tekens) Description Ja Verdere toelichting (3-8.000 tekens) Due date Ja De deadline voor de taak Assigned to Ja Het teamlid dat de taak uitvoert Priority Nee De urgentie van de taak Status Nee De huidige voortgang -
Sla de taak op
Section titled “Sla de taak op”Klik op Save (of gebruik
Ctrl+S/Cmd+S) om de taak op te slaan.
Taakstatussen
Section titled “Taakstatussen”Taken hebben drie statussen die hun voortgang aangeven:
| Status | Beschrijving |
|---|---|
| To do | De taak is nog niet gestart |
| In progress | Er wordt aan de taak gewerkt |
| Done | De taak is voltooid |
Taken filteren
Section titled “Taken filteren”In de takenlijst kunt u filteren op twee criteria:
- Status — Toon alleen taken met een specifieke status (To do, In progress of Done)
- Priority — Toon alleen taken met een bepaalde prioriteit
Taken bewerken
Section titled “Taken bewerken”Klik op een taak in de lijst om het bewerkingsformulier te openen. U kunt alle velden aanpassen, inclusief de status en prioriteit. De wijzigingen worden direct opgeslagen en verschijnen in de activiteitentimeline.
Vermeldingen (mentions)
Section titled “Vermeldingen (mentions)”Zowel bij afspraken als bij taken kunt u teamleden vermelden in de beschrijving. Vermelde teamleden ontvangen een notificatie, zodat ze op de hoogte zijn van de afspraak of taak zonder dat u een apart bericht hoeft te sturen.
Waar verschijnen afspraken en taken
Section titled “Waar verschijnen afspraken en taken”Afspraken en taken zijn zichtbaar op meerdere plekken in Tesoro CRM:
- Record-detailpagina — Onder de respectievelijke tabbladen Meetings en Tasks
- Activiteitentimeline — Als activiteitskaarten met het type “Meeting Created” of “Task Created”
- Centraal activiteitenoverzicht — In de lijst- en kanbanweergave op de Activiteiten-pagina
- Agenda — Afspraken verschijnen automatisch in de kalenderweergave