Data importeren
Tesoro CRM biedt een ingebouwde importwizard waarmee u data kunt importeren vanuit CSV-bestanden. U kunt leads, contacten en relaties (bedrijven en zakenpartners) importeren, met volledige controle over de veldmapping en de mogelijkheid om eerst een testimport uit te voeren voordat u de echte data invoert.
De importfunctie is alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol Admin.
Ondersteunde importtypes
Section titled “Ondersteunde importtypes”Tesoro ondersteunt het importeren van de volgende entiteiten via CSV:
| Importtype | Beschrijving | Voorbeeldbestand | Navigatie |
|---|---|---|---|
| Lead | Potentiele kopers met lead-tracking informatie | Tesoro Lead - Lead.csv | Leads > Import |
| Lead (Owner) | Eigenaren/verkopers met woningdetails | Tesoro Lead - Owner.csv | Leads > Import |
| Contact | Gekwalificeerde contacten met roltoewijzing | Tesoro Contact.csv | Contacts > Import |
| Relation | Bedrijven en zakenpartners | Tesoro Relation.csv | Relations > Import |
Bij het importeren van leads kunt u kiezen tussen twee varianten: Leads (kopers) of Owners (verkopers). Voor contacten en relaties is er geen variantkeuze.
Ondersteunde bestandsformaten
Section titled “Ondersteunde bestandsformaten”CSV-vereisten
Section titled “CSV-vereisten”| Eigenschap | Vereiste |
|---|---|
| Bestandstype | CSV (.csv) |
| Maximale bestandsgrootte | 50 MB |
| Scheidingsteken | Komma (,) of puntkomma (;) — Tesoro detecteert dit automatisch |
| Kopregel | De eerste rij moet kolomkoppen bevatten |
| Codering | UTF-8 wordt aanbevolen |
Tesoro detecteert het scheidingsteken automatisch door de eerste regel van uw bestand te analyseren. Het scheidingsteken dat het vaakst voorkomt (komma of puntkomma) wordt gebruikt voor de gehele import.
CSV-bestand voorbereiden
Section titled “CSV-bestand voorbereiden”Een goed voorbereid CSV-bestand is de sleutel tot een succesvolle import. Volg deze richtlijnen:
Algemene regels
Section titled “Algemene regels”- Download het voorbeeldbestand vanuit de importpagina en gebruik het als sjabloon.
- Behoud de kopregel — de eerste rij moet kolomkoppen bevatten die overeenkomen met de Tesoro-veldnamen.
- Gebruik UTF-8-codering om problemen met speciale tekens te voorkomen.
- Laat geen verplichte velden leeg — rijen met ontbrekende verplichte velden worden overgeslagen.
Telefoonnummers
Section titled “Telefoonnummers”- Gebruik bij voorkeur het internationale formaat met landcode, bijvoorbeeld
+31612345678. - Spaties worden automatisch verwijderd tijdens de import.
- Andere tekens zoals haakjes of streepjes kunnen validatiefouten veroorzaken.
Meerdere waarden in een veld
Section titled “Meerdere waarden in een veld”Sommige velden accepteren meerdere waarden. Scheid deze waarden met een komma binnen dezelfde cel:
property_details.type:apartment, villa, townhouseproperty_details.location:Marbella, Estepona, Benahavis
Geneste velden (puntsyntax)
Section titled “Geneste velden (puntsyntax)”Tesoro gebruikt puntsyntax voor geneste gegevens in de CSV. Het systeem verwerkt deze automatisch naar de juiste objectstructuur:
| Prefix | Wordt genest onder | Voorbeeld |
|---|---|---|
address. | Adresobject | address.city, address.street |
lead. | Lead-tracking object | lead.source, lead.status |
property_details. | Woningwensen | property_details.type, property_details.price_min |
property_address. | Woningadres (verkopers) | property_address.street, property_address.city |
timing. | Timingobject | timing.looking_to, timing.timeline_max |
social. | Social media (relaties) | social.facebook, social.linkedIn |
Beschikbare velden per importtype
Section titled “Beschikbare velden per importtype”Lead-import
Section titled “Lead-import”De lead-import ondersteunt de meest uitgebreide set velden, inclusief velden voor zowel kopers als verkopers.
| Kolomnaam | Beschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
type | Type record: altijd lead | Ja |
status | Status van de lead | Ja |
owner_email | E-mail van de toegewezen gebruiker | Ja |
salutation | Aanhef (Mr, Mrs) | Nee |
language | Taal van de lead (nl, en, fr, de, es) | Nee |
first_name | Voornaam | Ja |
last_name | Achternaam | Ja |
email | E-mailadres | Ja |
phone | Telefoonnummer | Ja |
additional_information | Extra informatie of opmerkingen | Nee |
| Kolomnaam | Beschrijving |
|---|---|
address.city | Stad |
address.country | Land |
address.state | Provincie of deelstaat |
address.street | Straat en huisnummer |
address.zip_code | Postcode |
| Kolomnaam | Beschrijving | Toegestane waarden |
|---|---|---|
lead.source | Hoe de lead u heeft gevonden | Website, Referral, Portals, Cold Calling, etc. |
lead.status | Waar de lead staat in de pipeline | New, Contacted, Qualified, Unqualified, Lost, Converted |
lead.stage | Hoe warm de lead is | Hot, Neutral, Cold |
| Kolomnaam | Beschrijving |
|---|---|
property_details.type | Gewenst woningtype (meerdere waarden, gescheiden door komma) |
property_details.location | Voorkeurslocaties (meerdere waarden, gescheiden door komma) |
property_details.number_of_bedrooms | Minimum aantal slaapkamers |
property_details.number_of_bathrooms | Minimum aantal badkamers |
property_details.price_min | Minimumprijs |
property_details.price_max | Maximumprijs |
property_details.size_min | Minimumoppervlakte |
property_details.size_max | Maximumoppervlakte |
property_details.size | Oppervlakte (exact) |
property_details.market_price | Marktprijs |
| Kolomnaam | Beschrijving |
|---|---|
commision | Commissiepercentage |
way_of_selling | Wijze van verkoop |
property_address.street | Straat van de te verkopen woning |
property_address.address_line_2 | Adresregel 2 |
property_address.city | Stad |
property_address.state | Provincie |
property_address.zip_code | Postcode |
property_address.country | Land |
| Kolomnaam | Beschrijving |
|---|---|
timing.looking_to | Wanneer de lead wil kopen/huren |
timing.timeline_max | Uiterste termijn |
Contact-import
Section titled “Contact-import”De contact-import bevat de volgende velden:
| Kolomnaam | Beschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
type | Type record: altijd contact | Ja |
status | Status van het contact | Ja |
owner_email | E-mail van de toegewezen gebruiker | Ja |
salutation | Aanhef (Mr, Mrs) | Nee |
role | Rol van het contact (Buyer, Seller, Lawyer, Notary, etc.) | Nee |
language | Taal | Nee |
first_name | Voornaam | Ja |
last_name | Achternaam | Ja |
email | E-mailadres | Ja |
phone | Telefoonnummer | Ja |
additional_information | Extra informatie | Nee |
address.city | Stad | Nee |
address.country | Land | Nee |
address.state | Provincie | Nee |
address.street | Straat | Nee |
address.zip_code | Postcode | Nee |
do_not_contact | Niet contacteren (true/false) | Nee |
portal_user | Portal-gebruiker (true/false) | Nee |
Relation-import
Section titled “Relation-import”De relation-import (bedrijven en zakenpartners) bevat de volgende velden:
| Kolomnaam | Beschrijving | Verplicht |
|---|---|---|
name | Bedrijfsnaam | Ja |
type | Type relatie | Ja |
email | E-mailadres | Ja |
phone_number | Telefoonnummer | Ja |
status | Status | Ja |
website_url | Website-URL | Nee |
preferred_communication | Voorkeurscommunicatiekanaal | Nee |
note | Opmerking | Nee |
credit_terms | Betalingsvoorwaarden | Nee |
address.street | Straat | Nee |
address.city | Stad | Nee |
address.state | Provincie | Nee |
address.zip_code | Postcode | Nee |
address.country | Land | Nee |
address.address_line_2 | Adresregel 2 | Nee |
social.facebook | Facebook-URL | Nee |
social.linkedIn | LinkedIn-URL | Nee |
social.instagram | Instagram-URL | Nee |
De importwizard stap voor stap
Section titled “De importwizard stap voor stap”De importwizard begeleidt u door vier stappen: Bestand selecteren, Velden toewijzen, Valideren en Klaar. Hieronder wordt elke stap in detail beschreven.
-
Bestand selecteren
Navigeer naar de importpagina van het gewenste type:
- Leads: Ga naar Leads en klik op Import
- Contacten: Ga naar Contacts en klik op Import
- Relaties: Ga naar Relations en klik op Import
Upload uw CSV-bestand via het uploadveld. Het bestand mag maximaal 50 MB groot zijn en moet het formaat
.csvhebben.Op deze pagina kunt u ook:
- Het voorbeeldbestand downloaden voor het juiste importtype (bij leads kunt u kiezen tussen de variant “leads” of “owners”)
- De importgeschiedenis bekijken door op “Open import history” te klikken
Klik op Next om door te gaan naar de volgende stap.
-
Velden toewijzen (mapping)
Na het uploaden parseert Tesoro uw CSV-bestand en toont de kolomkoppen uit uw bestand. Voor elke kolom ziet u:
- De kolomnaam uit uw bestand
- Een voorbeeldwaarde uit de tweede rij van uw bestand
- Een dropdown met alle beschikbare Tesoro-velden
Wijs elke kolom uit uw bestand toe aan het juiste Tesoro-veld via de dropdown.
Automatische matching: Als de kolomnamen in uw bestand overeenkomen met de Tesoro-veldnamen (of labels), worden ze automatisch gekoppeld. Daarnaast onthoudt Tesoro uw vorige mapping — als u eerder een import heeft uitgevoerd met dezelfde kolomnamen, worden die mappings automatisch hersteld.
Verplichte velden: Bovenaan de pagina verschijnt een waarschuwing als niet alle verplichte velden zijn toegewezen. U kunt pas doorgaan wanneer alle verplichte velden zijn gekoppeld.
Klik op Preview om een testimport te starten.
-
Valideren (preview)
Tesoro voert een testimport uit: elke rij wordt gevalideerd, maar er worden geen records daadwerkelijk aangemaakt. Na afloop ziet u het importlogboek met per rij:
- Rijnummer — de positie in uw CSV-bestand
- Status — geslaagd of mislukt
- Foutmelding — bij mislukte rijen wordt de specifieke validatiefout getoond
Controleer het logboek zorgvuldig. Als er fouten zijn, kunt u teruggaan naar stap 1, uw CSV-bestand corrigeren en opnieuw uploaden.
Als alles er goed uitziet, klik op Import om de definitieve import te starten.
-
Klaar
Na de definitieve import toont Tesoro opnieuw het importlogboek met de resultaten. U kunt hier zien hoeveel records succesvol zijn aangemaakt en welke rijen eventueel zijn overgeslagen vanwege fouten.
Bij geslaagde rijen wordt een verwijzing naar het aangemaakte record opgeslagen in het logboek (contact, lead of relatie).
Veldmapping in detail
Section titled “Veldmapping in detail”De veldmapping is het hart van de importwizard. Hier bepaalt u welke kolom uit uw CSV-bestand overeenkomt met welk veld in Tesoro.
Hoe de automatische matching werkt
Section titled “Hoe de automatische matching werkt”Tesoro probeert uw kolommen automatisch te koppelen aan Tesoro-velden op drie manieren:
- Exacte waarde-match — de kolomnaam in uw CSV komt exact overeen met de veldwaarde in Tesoro (bijvoorbeeld
first_name) - Label-match — de kolomnaam komt overeen met het label van het veld (bijvoorbeeld
First Name) - Gedeeltelijke match — het label van het Tesoro-veld bevat de kolomnaam (niet hoofdlettergevoelig)
- Vorige mapping — als u eerder een import heeft uitgevoerd met dezelfde kolomnamen, worden de mappings van die vorige import hersteld
Verplichte velden per importtype
Section titled “Verplichte velden per importtype”| Importtype | Verplichte velden |
|---|---|
| Lead | first_name, last_name, email, phone, owner_email |
| Contact | first_name, last_name, email, phone, owner_email |
| Relation | name, type, email, phone_number, status |
Eigenaar toewijzen
Section titled “Eigenaar toewijzen”Bij het importeren van leads en contacten wordt de eigenaar (de toegewezen makelaar) op twee manieren bepaald:
- Via de kolom
owner_email— als uw CSV-bestand een kolom bevat die is gekoppeld aanowner_email, wordt per rij de gebruiker opgezocht op basis van het opgegeven e-mailadres. - Fallback naar bedrijfseigenaar — als er geen
owner_emailis opgegeven of als het e-mailadres niet overeenkomt met een bestaande gebruiker, wordt het record toegewezen aan de eerste gebruiker van uw bedrijf.
Duplicaten afhandelen
Section titled “Duplicaten afhandelen”Tesoro voert geen automatische duplicaatdetectie uit tijdens de CSV-import. Elk record in uw CSV-bestand wordt als een nieuw record aangemaakt, ook als er al een contact met hetzelfde e-mailadres bestaat.
Aanbevelingen om duplicaten te voorkomen
Section titled “Aanbevelingen om duplicaten te voorkomen”- Controleer uw CSV-bestand vooraf op dubbele e-mailadressen
- Verwijder duplicaten uit uw bronbestand voordat u importeert
- Gebruik de testimport om te controleren hoeveel records worden aangemaakt
- Na de import kunt u duplicaten handmatig samenvoegen in Tesoro
Validatie en fouten
Section titled “Validatie en fouten”Tesoro valideert elke rij individueel tijdens de import. Als een rij niet aan de validatieregels voldoet, wordt deze overgeslagen en wordt de fout gelogd. Andere rijen worden wel verwerkt — een enkele fout stopt niet de hele import.
Veelvoorkomende validatiefouten
Section titled “Veelvoorkomende validatiefouten”| Fout | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Verplicht veld ontbreekt | Een vereist veld zoals first_name, last_name of email is leeg | Vul de ontbrekende waarden in uw CSV |
| Ongeldig e-mailadres | Het e-mailadres heeft geen geldig formaat | Controleer op typefouten en ontbrekende @-tekens |
| Ongeldige owner_email | De opgegeven eigenaar bestaat niet in uw Tesoro-account | Gebruik het e-mailadres van een bestaande gebruiker |
| Ongeldig type of status | De waarde komt niet overeen met de toegestane opties | Gebruik exact de waarden uit het voorbeeldbestand |
| Ongeldig telefoonnummer | Het telefoonnummer heeft geen geldig internationaal formaat | Gebruik het formaat +31612345678 met landcode |
| Locatie als string i.p.v. lijst | Meerdere locaties niet correct gescheiden | Scheid meerdere waarden met een komma binnen de cel |
| Naam bevat cijfers | Het veld first_name of last_name bevat numerieke tekens | Verwijder cijfers uit naamvelden |
Importlogboek
Section titled “Importlogboek”Na elke import (zowel test als definitief) kunt u het importlogboek raadplegen. Dit toont per rij:
- Rijnummer — welke rij in het CSV-bestand (startend bij rij 2, omdat rij 1 de kopregel is)
- Status — geslaagd (error: 0) of mislukt (error: 1)
- Foutmelding — bij mislukte rijen wordt de validatiefout getoond
- Aangemaakt record — bij geslaagde rijen een verwijzing naar het aangemaakte contact, lead of relatie (resource name en ID)
Batchverwerking
Section titled “Batchverwerking”Tesoro verwerkt CSV-imports in batches van 100 records. Dit betekent:
- Grote bestanden worden automatisch opgedeeld in kleinere brokken
- Elke batch wordt apart verwerkt via een achtergrondtaak
- De voortgang wordt live bijgewerkt in de interface (bijvoorbeeld “150/500 processed”)
- U kunt de pagina open houden om de voortgang te volgen — het systeem pollt elke 5 seconden voor updates
Importgeschiedenis
Section titled “Importgeschiedenis”Tesoro houdt een overzicht bij van al uw eerdere imports. U kunt de importgeschiedenis bekijken door op de knop Open import history te klikken op de importpagina (stap 1 van de wizard).
De importgeschiedenis toont een tabel met:
| Kolom | Beschrijving |
|---|---|
| Bestandsnaam | De naam van het geimporteerde CSV-bestand |
| Totaal rijen | Het totale aantal rijen in het bestand |
| Verwerkte rijen | Het aantal rijen dat is verwerkt |
| Datum | De datum waarop de import is uitgevoerd |
De geschiedenis is gepagineerd (standaard 10 items per pagina) en gesorteerd op datum, met de nieuwste imports bovenaan. U kunt ook het aantal items per pagina aanpassen (10, 20, 30, 40 of 50).
Woningimport via XML-feed
Section titled “Woningimport via XML-feed”Naast CSV-import voor contacten en leads ondersteunt Tesoro ook het importeren van woningen via XML-feeds. Dit wordt voornamelijk gebruikt voor:
- Kyero XML-feeds — automatische synchronisatie van woningaanbod
- Handmatige XML-uploads — eenmalige woningimport
De XML-import voor woningen wordt geconfigureerd via Settings > XML Import. Bij een XML-import kunt u ook instellen wat er moet gebeuren met woningen die niet meer in de feed voorkomen — deze kunnen automatisch een bepaalde status krijgen (bijvoorbeeld “Removed by Feed”).
Tips voor een succesvolle import
Section titled “Tips voor een succesvolle import”-
Begin altijd met een testimport — De wizard voert automatisch eerst een testimport uit in de preview-stap. Controleer het resultaat zorgvuldig voordat u op “Import” klikt.
-
Gebruik het voorbeeldbestand als sjabloon — Download het voorbeeldbestand voor het juiste importtype en gebruik het als basis. Dit voorkomt problemen met kolomnamen en veldformaten, en zorgt ervoor dat de automatische matching goed werkt.
-
Controleer uw telefoonnummers — Gebruik het internationale formaat met landcode (bijvoorbeeld
+31612345678of+34612345678). Spaties worden automatisch verwijderd, maar andere tekens kunnen fouten veroorzaken. -
Controleer uw e-mailadressen — Zorg dat elk e-mailadres geldig is. Records zonder geldig e-mailadres worden overgeslagen.
-
Controleer de
owner_email— Het e-mailadres in dit veld moet overeenkomen met een bestaande gebruiker in uw Tesoro-account. Een typefout in dit veld zorgt ervoor dat het record wordt toegewezen aan de standaard bedrijfseigenaar. -
Splits grote bestanden — Als u meer dan een paar duizend records importeert, overweeg dan om het bestand op te splitsen in kleinere bestanden. Hoewel Tesoro grote bestanden aankan, zijn kleinere bestanden makkelijker te controleren in het logboek.
-
Sla uw bestand op in UTF-8 — Dit voorkomt problemen met speciale tekens zoals accenten, umlauten en andere diakritische tekens. In Excel kiest u voor “CSV UTF-8 (gescheiden door lijstscheidingsteken)”.
-
Controleer meervoudige-waardenvelden — Velden zoals
property_details.typeenproperty_details.locationaccepteren meerdere waarden gescheiden door een komma. Zorg ervoor dat u geen puntkomma gebruikt als scheidingsteken binnen deze cellen.