Migratie naar Tesoro CRM
Overweegt u om over te stappen naar Tesoro CRM? Dan zorgen wij ervoor dat al uw bestaande gegevens veilig en volledig worden overgezet. U hoeft de migratie niet zelf uit te voeren — het Tesoro-team begeleidt het volledige proces. In dit artikel leest u wat u kunt verwachten, welke stappen worden doorlopen en wat u zelf moet voorbereiden.
Overstappen naar een nieuw CRM is een grote stap. Tesoro CRM biedt een gestructureerd migratietraject waarmee uw bestaande gegevens — contacten, notities, eigenaren, activiteiten en meer — veilig en volledig worden overgezet vanuit uw huidige systeem.
Ondersteunde CRM-systemen
Section titled “Ondersteunde CRM-systemen”Tesoro CRM beschikt over een Migration Toolkit met kant-en-klare ondersteuning voor de volgende bron-CRM-systemen:
Sooprema is een CRM-systeem voor makelaars met een platte datastructuur. De toolkit verwerkt Sooprema JSON-exports en ondersteunt de volgende entiteiten:
| Entiteit | Bronbestand | Beschrijving |
|---|---|---|
| Contacten | contacts-*.json | Kopers, leads en prospects |
| Eigenaren | owners-*.json | Verkopers en woningeigenaren |
| Makelaars | agents-*.json | Externe makelaars |
| Notities | entries-*.json | Notities en gespreksverslagen |
| Activiteiten | activities-*.json | Activiteiten en taken |
| Geplande activiteiten | activities_scheduled-*.json | Geplande activiteiten |
| Woningen | properties-*.json | Panden (aanvullende data) |
Contactgegevens worden automatisch omgezet naar het Tesoro-formaat, inclusief:
- Telefoonnummers worden omgezet naar internationaal formaat (ondersteuning voor Belgische, Nederlandse, Spaanse, Duitse, Franse en Britse nummers)
- De taal wordt automatisch herkend op basis van de contactgegevens
- De aanhef (Mr/Mrs) wordt automatisch bepaald op basis van de voornaam
- Alle velden (naam, adres, contactgegevens) worden correct overgezet naar Tesoro
Inmoweb is een Spaans CRM-systeem voor makelaars dat werkt met XML-exports. De toolkit verwerkt de volgende bestanden:
| Entiteit | Bronbestand | Beschrijving |
|---|---|---|
| Contacten | contactos.xml | Contacten met types (Cliente, Demandante, Propietario) |
| Woningen | propiedades.xml | Woningen te koop of te huur |
| Zoekopdrachten | demandas.xml | Zoekwensen en criteria van klanten |
| Portaalinquiries | peticiones de informacion.xml | Leads van portalen zoals Idealista, Fotocasa |
| Bezichtigingen | visitas.xml | Woningbezichtigingen |
| Agenda | calendario.xml | Kalendergebeurtenissen |
De Inmoweb-connector biedt:
- Automatische mapping van contacttypes naar Tesoro-rollen (Cliente/Demandante wordt Buyer, Propietario wordt Seller, Agente wordt Real Estate Agent)
- Mapping van Spaanse woningtypes naar Tesoro-types (Piso wordt Apartment, Chalet wordt Villa, enzovoort)
- Herkenning van portaalbronnen (Idealista, Fotocasa, Habitaclia, Pisos.com)
- Reconstructie van het klantverhaal uit bezichtigingen, zoekopdrachten en portaalinquiries
Hoe het migratieproces werkt
Section titled “Hoe het migratieproces werkt”Elke migratie naar Tesoro CRM doorloopt vijf gestructureerde fasen. Dit garandeert dat geen data verloren gaat en dat de kwaliteit van de overgedragen gegevens controleerbaar is.
-
Inventarisatie
Na ontvangst van uw data-export worden alle bestanden gedetecteerd en geteld. Er wordt een baseline vastgelegd: hoeveel contacten, eigenaren, makelaars, notities en activiteiten bevat uw export? Deze telling — uitgesplitst naar status (actief, verborgen, verwijderd) — dient als contract. Na de migratie moeten de aantallen in Tesoro exact overeenkomen.
Daarnaast wordt een overzicht gemaakt van alle unieke records per type (contacten, eigenaren, notities, etc.). Dit maakt het mogelijk om na afloop te controleren dat er niets ontbreekt.
-
Analyse
In deze fase worden de notities en activiteiten bij elk contact geanalyseerd met behulp van AI. Het doel is om het verhaal achter elk contact te reconstrueren: is dit een koude lead, is er al contact geweest, heeft er een bezichtiging plaatsgevonden, is er een bod gedaan?
Op basis van deze analyse wordt bepaald welke Tesoro-entiteiten nodig zijn. Een contact zonder activiteit wordt een lead; een contact met een bezichtiging krijgt ook een deal met de juiste pipeline-fase.
-
Profielen opbouwen
Per contact wordt een volledig profiel gegenereerd met alle beschikbare informatie: persoonsgegevens, analyse-resultaten, processtatus en een mapping naar Tesoro-entiteiten. Dit profiel bepaalt exact wat er in Tesoro wordt aangemaakt.
-
Migratie uitvoeren
De profielen worden omgezet naar Tesoro-entiteiten. De volgorde is belangrijk vanwege onderlinge relaties:
- Woningen (meestal al aanwezig via XML-feed)
- Contacten (eigenaren als sellers, contacten als buyers)
- Deals (met koppelingen naar contacten en woningen)
- Notities (gekoppeld aan contact of deal, met bronvermelding)
- Activiteiten (voor de tijdlijn)
Elke gemigreerde notitie bevat een bronvermelding onderaan met het originele entry-ID en de oorspronkelijke datum.
-
Verificatie
Na de migratie worden de aantallen vergeleken met de baseline uit fase 1. Daarnaast vindt een ID-level verificatie plaats: zijn er ontbrekende of dubbele records? Tot slot wordt een steekproef van 10 tot 20 contacten handmatig gecontroleerd.
De 2-stappen importstrategie
Section titled “De 2-stappen importstrategie”Tesoro hanteert een 2-stappen importstrategie om te voorkomen dat uw pipeline wordt vervuild met duizenden oude, inactieve leads.
Stap 1: Leads import
Section titled “Stap 1: Leads import”Alle contacten worden eerst geïmporteerd als lead, nooit direct als deal. Op basis van de AI-analyse krijgt elke lead een classificatie:
| Classificatie | Criterium | Betekenis |
|---|---|---|
| Active | Minder dan 2 maanden oud | Blijft in de actieve pipeline |
| To Deal | Ouder dan 2 maanden, maar met bewijs van activiteit | Klaar om omgezet te worden naar een deal |
| Unqualified | Ouder dan 2 maanden, agent zonder potentie | Niet gekwalificeerd |
| Lost | Ouder dan 2 maanden, geen follow-up of potentie | Verloren |
Deze classificatie wordt bij het contact opgeslagen, zodat u er in Tesoro op kunt filteren.
Stap 2: Deals conversie
Section titled “Stap 2: Deals conversie”Na de leads-import kunt u in Tesoro filteren op de classificatie “To Deal”. Uw team beoordeelt deze leads en bepaalt welke daadwerkelijk als deal moeten worden aangemaakt. Alleen goedgekeurde leads worden omgezet, met de juiste pipeline-fase en eventuele woningkoppeling.
Wat wordt gemigreerd?
Section titled “Wat wordt gemigreerd?”De migratie kent twee lagen:
Laag A: Core migratie (altijd)
Section titled “Laag A: Core migratie (altijd)”Dit is de harde migratie waarop de verificatie draait:
- Contacten — Alle personen uit het bron-CRM, met correcte roltoewijzing (buyer, seller, real estate agent)
- Deals — Alleen als er bewijs is van activiteit (bezichtiging, bod, verkoop)
- Notities — Met bronvermelding (source stamp)
- Koppelingen — Contact met deal, deal met woning
Laag B: Smart enrichment (optioneel)
Section titled “Laag B: Smart enrichment (optioneel)”Aanvullende acties op basis van de geanalyseerde data:
- Bezichtigingen — Gereconstrueerd uit notities en activiteiten
- Taken — Follow-up acties voor recente bezichtigingen (afgelopen 30 dagen)
- Herinneringen — Vervolgacties voor warme leads
Belangrijke migratieregels
Section titled “Belangrijke migratieregels”Tijdens elke migratie gelden de volgende regels:
- Verwijderde records worden meegenomen — Records die in uw huidige CRM als verwijderd zijn gemarkeerd, worden ook overgezet naar Tesoro. Ze zijn niet zichtbaar in de interface, maar tellen mee voor de controle.
- Geen automatische samenvoegingen — Duplicaten worden gedetecteerd en gerapporteerd, maar niet automatisch samengevoegd. U beslist zelf na de migratie of duplicaten moeten worden samengevoegd.
- Datums blijven correct — Alle datums worden correct overgezet, zodat er geen weergaveproblemen ontstaan.
- Bronvermelding op notities — Elke overgezette notitie bevat onderaan een verwijzing naar uw oorspronkelijke CRM, zodat u altijd kunt terugzien waar een notitie vandaan komt.
- Volledige traceerbaarheid — De originele ID’s uit uw huidige CRM worden bewaard, zodat elk record altijd te herleiden is.
Migration Pack
Section titled “Migration Pack”Na afloop van de migratie ontvangt u een compleet bewijspakket:
- Export-analyse — Baseline-tellingen per entiteit en status
- ID Reconciliation Report — Ontbrekende, extra of dubbele records per ID
- AI-analyse Log — Gebruikt model, versie en aantal verwerkte contacten
- Migration Verification Report — Tellingen, ID-verificatie en steekproef
- Voorbeelddossiers — 10 voorbeeldprofielen ter illustratie van het proces
Wat moet u voorbereiden?
Section titled “Wat moet u voorbereiden?”Om de migratie vlot te laten verlopen, vragen wij u het volgende voor te bereiden:
-
Exporteer uw gegevens uit uw huidige CRM.
Maak een volledige export van uw contacten, notities en activiteiten vanuit uw huidige systeem. Het Tesoro-team kan u helpen met de juiste exportinstellingen als dat nodig is.
-
Maak een lijst van uw medewerkers.
Noteer de namen en e-mailadressen van alle makelaars en medewerkers die in het nieuwe systeem moeten werken. Zo kunnen wij de juiste accounts aanmaken en de contacten aan de juiste makelaar koppelen.
-
Reserveer tijd voor de controle.
Na de migratie ontvangt u een rapport en wordt u gevraagd om steekproefsgewijs te controleren of alles correct is overgezet. Reken op ongeveer een uur voor deze controle.