Woningmatching is het proces waarbij Tesoro CRM automatisch woningen uit uw portefeuille koppelt aan de zoekcriteria van kopers en huurders. Wanneer een deal zoekcriteria bevat — zoals prijsbereik, woningtype, locatie en aantal slaapkamers — doorzoekt het systeem uw actieve aanbiedingen en selecteert woningen die aan die criteria voldoen. Dit bespaart u handmatig zoekwerk en zorgt ervoor dat elke koper de juiste woningen voorgeschoteld krijgt.
Het matchingalgoritme van Tesoro CRM vergelijkt de zoekcriteria die zijn vastgelegd in een deal met de kenmerken van actieve woningen in uw portefeuille. Het systeem past de volgende filtercriteria toe:
| Criterium | Hoe het werkt |
|---|---|
| Prijs | De woningprijs moet binnen het opgegeven prijsbereik (min/max) van de deal vallen. Het systeem hanteert een flexibiliteitsmarge van 10% rond het gemiddelde van het prijsbereik, zodat woningen die net buiten de exacte grenzen vallen toch worden meegenomen. Woningen die exact binnen het bereik vallen krijgen een hogere relevantiescore. |
| Oppervlakte | De bebouwde oppervlakte van de woning wordt vergeleken met het oppervlaktebereik (min/max) van de deal. Net als bij prijs geldt een flexibiliteitsmarge van 10%, en exacte treffers krijgen een hogere score. |
| Slaapkamers | De woning moet minimaal het aantal slaapkamers hebben dat in de deal is opgegeven. Meer slaapkamers is toegestaan; minder niet. |
| Badkamers | Dezelfde logica als slaapkamers: de woning moet minimaal het opgegeven aantal badkamers bevatten. |
| Woningtype | Het type woning (appartement, villa, rijtjeshuis, perceel, enz.) moet overeenkomen met een van de typen die in de deal zijn geselecteerd. |
| Locatie | De stad van de woning wordt vergeleken met de voorkeurslocaties in de deal. Het systeem houdt rekening met alternatieve stadsnamen (bijvoorbeeld lokale spelling of vertalingen). Deals zonder opgegeven locatie matchen met woningen in alle steden. |
| Transactietype | Het transactietype van de woning (te koop of te huur) moet overeenkomen met wat de koper zoekt (kopen of huren). |
| Tags | Als er tag-criteria zijn opgegeven in de deal, moet de woning minstens de opgegeven tags bevatten. |
Het algoritme kent een relevantiescore toe aan elke match. Woningen die exact binnen het opgegeven prijs- en oppervlaktebereik vallen, ontvangen een hogere score (scoreboost factor 2) dan woningen die alleen binnen de flexibiliteitsmarge vallen. Hetzelfde geldt voor slaapkamers en badkamers: exacte of hogere aantallen krijgen een verhoogde score. Het systeem rangschikt de resultaten op basis van deze score, zodat de best passende woningen bovenaan verschijnen.
Zoekcriteria worden vastgelegd op twee plaatsen: bij het aanmaken van een lead en bij het aanmaken of bewerken van een deal. Wanneer een lead wordt geconverteerd naar een contact en er een deal wordt aangemaakt, worden de zoekcriteria automatisch overgenomen in de deal.
Wanneer u een buyer lead aanmaakt, vult u de sectie Property Details in met de voorkeuren van de koper:
Raadpleeg Werken met leads voor een volledig overzicht van alle velden en validatieregels.
Bij het aanmaken of bewerken van een deal van het type Buy of Rent vult u dezelfde sectie Property Details in:
Tesoro CRM voert automatisch matching uit wanneer de zoekcriteria van een deal worden aangemaakt of gewijzigd. Dit werkt als volgt:
U maakt een deal aan of wijzigt de zoekcriteria van een bestaande deal van het type Buy of Rent.
Het systeem detecteert de wijziging en start een achtergrondtaak die alle actieve woningen in uw portefeuille doorzoekt op basis van de zoekcriteria.
Passende woningen worden automatisch toegevoegd aan de deal met de status Preselect. Deze woningen verschijnen op het tabblad Properties van de deal.
Bij een wijziging van zoekcriteria worden eerder gePreselecteerde woningen verwijderd en vervangen door een nieuwe set die overeenkomt met de bijgewerkte criteria. Woningen die u eerder handmatig heeft afgewezen (status Rejected by Agent) behouden hun afwijzingsstatus, zodat ze niet opnieuw verschijnen als preselectie.
Wanneer u een deal opent en naar het tabblad Properties navigeert, ziet u een Kanban-bord met kolommen die de status van elke gekoppelde woning weergeven. Woningen doorlopen de volgende statussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Preselect | Automatisch of handmatig voorgeselecteerde woningen die nog moeten worden beoordeeld door de makelaar. |
| Rejected by Agent | De makelaar heeft de woning beoordeeld en afgewezen. Deze woning wordt niet aan de koper voorgesteld. |
| Proposed | De makelaar heeft de woning goedgekeurd voor presentatie aan de koper. De woning kan nu worden verstuurd via e-mail. |
| Pending | De woning is voorgesteld aan de koper en wacht op reactie. |
| Interested | De koper heeft aangegeven geinteresseerd te zijn in de woning. |
| Rejected | De koper heeft de woning afgewezen. |
| Approved | De koper heeft de woning goedgekeurd. Dit is het positieve eindresultaat. |
U kunt woningen tussen kolommen verplaatsen door ze te slepen op het Kanban-bord, of door de actieknoppen op elke woningkaart te gebruiken.
In de kolom Preselect kunt u meerdere woningen tegelijk selecteren via de selectievakjes. Wanneer er woningen zijn geselecteerd, verschijnen er bulkactieknoppen waarmee u in een keer:
Naast de automatische preselectie kunt u ook handmatig woningen toevoegen aan een deal:
Open de deal en navigeer naar het tabblad Properties.
Klik op de toevoegknop (+) in een van de Kanban-kolommen.
Zoek en selecteer de woning die u wilt toevoegen in het zijpaneel dat verschijnt.
Sla op. De woning wordt toegevoegd aan de deal met de status van de kolom waarin u op de toevoegknop heeft geklikt.
U kunt ook de omgekeerde richting volgen: vanuit een woning zoeken naar deals waarvan de zoekcriteria overeenkomen met de kenmerken van die woning.
Open de woning en navigeer naar het tabblad Connections and Attachments.
Bekijk de secties Buy/Rent Deals en Sell/Rent Out Deals. Klik op de toevoegknop bij de gewenste sectie.
Het systeem toont automatisch gesuggereerde deals die overeenkomen met de kenmerken van de woning: prijs, oppervlakte, aantal kamers, woningtype, locatie en meer.
Selecteer de deals waaraan u de woning wilt koppelen en bevestig.
Bij het suggereren van deals vanuit een woning past het systeem de volgende vergelijking toe:
Wanneer u woningen heeft verplaatst naar de kolom Proposed, kunt u deze per e-mail versturen naar de koper via het clientportaal:
Controleer of de deal een clientportaalgebruiker heeft. De koper (contact) die aan de deal is gekoppeld, moet een actieve portaalgebruiker zijn. Zonder portaalgebruiker kan de e-mail niet worden verstuurd.
Verplaats woningen naar de kolom Proposed door ze goed te keuren vanuit de kolom Preselect.
Klik op het e-mailicoon in de header van de kolom Proposed. Dit verstuurt een e-mail naar de portaalgebruiker met een overzicht van alle nieuw voorgestelde woningen.
Het systeem houdt bij welke woningen al zijn verstuurd. Woningen die eerder per e-mail zijn verzonden, worden niet opnieuw meegenomen bij een volgende verzending. Alleen nieuw voorgestelde woningen worden opgenomen.
Nadat de koper de e-mail heeft ontvangen, kan deze via het clientportaal reageren op de voorgestelde woningen. De koper kan elke woning markeren als:
Deze reacties worden automatisch bijgewerkt in de woningpipeline van de deal, zodat u direct kunt zien welke woningen de aandacht van de koper hebben.
Wanneer een woning de status Interested of Approved heeft, kunt u direct vanuit de woningkaart op het Kanban-bord een bezichtiging plannen:
Zoek de woning in de kolom Interested of Approved op het Kanban-bord.
Klik op de knop Meeting op de woningkaart.
Vul het formulier in met datum, tijd en deelnemers. Het contact dat aan de deal is gekoppeld, wordt automatisch voorgesteld als deelnemer.
Sla de meeting op. De bezichtiging wordt aangemaakt en is zichtbaar in zowel de deal als de agenda.
Om de kwaliteit van automatische matches te verbeteren, kunt u de volgende stappen ondernemen:
Vul zoekcriteria zo volledig mogelijk in. Hoe meer criteria u opgeeft (type, locatie, prijs, oppervlakte, kamers, tags), hoe gerichter de resultaten.
Gebruik realistische prijsbereiken. Een te breed prijsbereik levert veel irrelevante resultaten op. Een te smal bereik kan relevante woningen uitsluiten. Het systeem past automatisch een flexibiliteitsmarge van 10% toe, dus u hoeft geen extra ruimte in te calculeren.
Selecteer specifieke locaties. Als de koper alleen in bepaalde steden of regio’s zoekt, geef deze dan op. Deals zonder locatievoorkeuren matchen met woningen in alle steden.
Gebruik tag-criteria. Als de koper specifieke voorzieningen zoekt (zwembad, garage, zeezicht), voeg dan de bijbehorende tags toe aan de zoekcriteria van de deal. Woningen worden alleen gematcht als ze alle opgegeven tags bevatten.
Houd uw portefeuille actueel. Zorg dat woningstatussen correct zijn ingesteld. Alleen woningen met de status Active worden meegenomen in de matching. Verkochte of van de markt gehaalde woningen verschijnen niet in de resultaten.
Beoordeel preselecties regelmatig. Wanneer er nieuwe woningen aan uw portefeuille worden toegevoegd of zoekcriteria van deals worden gewijzigd, genereert het systeem automatisch nieuwe preselecties. Beoordeel deze tijdig om de koper snel van relevante aanbiedingen te voorzien.
Waarom zie ik geen woningen in de kolom Preselect?
Dit kan verschillende oorzaken hebben: de deal heeft mogelijk geen zoekcriteria ingevuld, er zijn geen actieve woningen die aan de criteria voldoen, of het dealtype is Sell of Rent Out (deze typen ondersteunen geen automatische preselectie). Controleer of de zoekcriteria zijn ingevuld en of er actieve woningen in uw portefeuille staan die overeenkomen.
Wat gebeurt er als ik de zoekcriteria van een deal wijzig?
Het systeem verwijdert alle eerder gePreselecteerde woningen en genereert een nieuwe set matches op basis van de bijgewerkte criteria. Woningen die de status Proposed, Interested, Approved of een andere niet-preselectie status hebben, blijven behouden. Woningen die u eerder als Rejected by Agent heeft gemarkeerd, behouden die status ook in de nieuwe preselectie.
Kan ik de e-mail met voorgestelde woningen opnieuw versturen?
Nee, woningen die al per e-mail zijn verstuurd, worden niet opnieuw meegenomen. Als u nieuwe woningen aan de kolom Proposed toevoegt, kunt u de e-mail opnieuw versturen — alleen de nieuw toegevoegde woningen worden dan opgenomen.
Waarom kan ik geen deals suggereren vanuit een woning?
De woning moet de status Active hebben. Als de woning een andere status heeft (bijvoorbeeld Draft of Off Market), toont het systeem een melding dat u eerst de status moet wijzigen naar Active.
