Agenda-export & Synchronisatie

Met de agenda-exportfunctie synchroniseert u uw Tesoro CRM-agenda met externe kalendertools. Tesoro genereert een persoonlijke iCal-feed-URL die u kunt toevoegen aan Google Calendar, Apple Calendar, Microsoft Outlook of elke andere applicatie die het iCalendar-formaat (.ics) ondersteunt. Zo heeft u al uw afspraken, bezichtigingen en geplande gesprekken altijd bij de hand — ook buiten Tesoro CRM.

---

Hoe het werkt

De agenda-export maakt gebruik van het iCalendar-formaat (iCal / .ics), een internationale standaard voor het uitwisselen van agenda-informatie. Het proces werkt als volgt:

1. Tesoro genereert een unieke feed-URL per gebruiker, beveiligd met een willekeurig gegenereerd token van 32 tekens.
2. U voegt deze URL toe aan uw externe kalendertoepassing.
3. De externe applicatie haalt periodiek de nieuwste gegevens op via de feed-URL.
4. Uw afspraken uit Tesoro CRM verschijnen automatisch in uw externe agenda.

Opmerking

De iCal-feed is een alleen-lezen (eenrichtings-) synchronisatie. Wijzigingen die u aanbrengt in uw externe kalender worden niet teruggestuurd naar Tesoro CRM. Alle planning en wijzigingen dient u in Tesoro CRM zelf te doen.

---

Welke evenementen worden gesynchroniseerd

De feed bevat alle agenda-evenementen waarvan u de eigenaar (owner) bent binnen uw bedrijf. Concreet gaat het om:

Brontype	Voorbeelden
Afspraken (Meetings)	Woningbezichtigingen, vergaderingen op kantoor, online meetings
Geplande gesprekken (Calls)	Telefoon- en videogesprekken met een geplande datum/tijd

Per evenement worden de volgende gegevens geexporteerd:

Veld	Beschrijving
Titel	De titel van de afspraak of het gesprek. Indien niet ingevuld, wordt “Tesoro Calendar Event” weergegeven.
Beschrijving	De beschrijving van het evenement in platte tekst (HTML-opmaak wordt automatisch verwijderd).
Begintijd	De startdatum en -tijd van het evenement.
Eindtijd	De einddatum en -tijd van het evenement.

Opgepast

Evenementen zonder ingestelde begintijd of eindtijd worden niet opgenomen in de feed. Zorg ervoor dat u bij het aanmaken van afspraken altijd beide tijden invult als u deze in uw externe agenda wilt zien.

Opmerking

De tijdzone van uw bedrijf wordt toegepast op alle tijden in de feed. Controleer of de tijdzone-instelling van uw bedrijf correct is via de bedrijfsinstellingen.

---

iCal-feed-URL genereren

1. Navigeer naar de instellingen

   Klik op Instellingen in het hoofdmenu en ga naar het onderdeel Agenda-export (Calendar Feed).

2. Activeer de iCalendar-feed

   U ziet een kaart met het label iCalendar. Zet de schakelaar op actief om de feed te activeren. Tesoro maakt automatisch een beveiligde feed-URL aan.

3. Kopieer de feed-URL

   Zodra de feed actief is, verschijnt er een kopieerknop rechtsboven op de iCalendar-kaart. Klik hierop om de feed-URL naar uw klembord te kopieren.

Tip

De feed-URL wordt pas weergegeven zodra de feed is geactiveerd. Bij een niet-actieve feed wordt er geen URL gegenereerd.

---

Koppelen aan externe kalenders

Google Calendar

Google Calendar koppelen

1. Open Google Calendar in uw browser.

2. Klik in de linkerzijbalk naast Andere agenda’s op het +-teken.

3. Kies Van URL in het dropdown-menu.

4. Plak de feed-URL die u uit Tesoro heeft gekopieerd in het URL-veld.

5. Klik op Agenda toevoegen.

De Tesoro-agenda verschijnt nu onder Andere agenda’s in de linkerzijbalk. U kunt de agenda een eigen kleur geven door er met de rechtermuisknop op te klikken.

Opmerking

Google Calendar verversingsintervallen variëren van enkele uren tot 24 uur. U heeft geen invloed op dit interval. Nieuwe of gewijzigde afspraken kunnen dus enige tijd nodig hebben voordat ze zichtbaar worden in Google Calendar.

Outlook

Microsoft Outlook koppelen

Outlook op het web (outlook.com / Microsoft 365)

1. Open Outlook en ga naar de agendaweergave.

2. Klik op Agenda toevoegen in de linkerzijbalk.

3. Kies Abonneren via internet (Subscribe from web).

4. Plak de feed-URL in het URL-veld en geef de agenda een herkenbare naam (bijv. “Tesoro CRM”).

5. Klik op Importeren.

Outlook desktop (Windows)

1. Open Outlook en ga naar de agendaweergave.

2. Klik in het lint op Agenda openen > Van internet.

3. Plak de feed-URL en klik op OK.

4. Klik op Ja om de agenda te abonneren.

Opmerking

Outlook vernieuwt internet-agenda’s standaard elke paar uur. U kunt het verversingsinterval aanpassen via de agenda-instellingen in Outlook.

Apple Calendar

Apple Calendar koppelen

macOS

1. Open de app Agenda (Calendar) op uw Mac.

2. Klik in de menubalk op Archief > Nieuw agenda-abonnement (File > New Calendar Subscription).

3. Plak de feed-URL in het URL-veld en klik op Abonneer (Subscribe).

4. Kies de gewenste verversingsfrequentie (bijv. elke 15 minuten, elk uur of elke dag) en eventueel een kleur.

5. Klik op OK om het abonnement te bevestigen.

iPhone / iPad

1. Open de app Instellingen op uw apparaat.

2. Ga naar Agenda (of Accounts > Agenda-accounts afhankelijk van uw iOS-versie).

3. Tik op Accounts > Voeg account toe > Andere > Voeg agenda-abonnement toe.

4. Plak de feed-URL in het veld Server en tik op Volgende.

5. Controleer de instellingen en tik op Bewaar.

Tip

Apple Calendar biedt als enige grote kalendertoepassing de mogelijkheid om het verversingsinterval handmatig in te stellen. Kies voor een hogere frequentie (bijv. elk uur) als u snel op de hoogte wilt zijn van wijzigingen.

---

Feed-token regenereren

Als u vermoedt dat uw feed-URL onbedoeld is gedeeld of gecompromitteerd, kunt u het beveiligingstoken regenereren. Hierdoor wordt de oude URL ongeldig en wordt een nieuwe URL gegenereerd.

1. Ga naar Instellingen > Agenda-export.

2. Klik op het vernieuw-icoon (refresh) rechtsboven op de iCalendar-kaart.

3. Het oude token wordt onmiddellijk ongeldig en er wordt een nieuw token van 32 tekens gegenereerd.

4. Kopieer de nieuwe feed-URL en werk deze bij in al uw externe kalendertools.

Opgepast

Na het regenereren van het token werkt de oude feed-URL direct niet meer. Vergeet niet om de URL in al uw externe agenda’s bij te werken, anders stoppen deze met synchroniseren.

---

Feed deactiveren

Als u de synchronisatie tijdelijk of permanent wilt stoppen:

1. Ga naar Instellingen > Agenda-export.

2. Zet de schakelaar op de iCalendar-kaart op inactief.

De feed-URL verdwijnt en externe applicaties kunnen de gegevens niet meer ophalen. Bestaande evenementen in uw externe agenda blijven staan, maar worden niet meer bijgewerkt. U kunt de feed op elk moment opnieuw activeren; de URL wordt dan opnieuw weergegeven (met hetzelfde token).

---

Veelgestelde vragen

Hoe vaak wordt mijn externe agenda bijgewerkt?

Dit hangt af van uw externe kalendertoepassing:

Applicatie	Verversingsinterval
Google Calendar	Enkele uren tot 24 uur (niet instelbaar)
Apple Calendar	Instelbaar: elke 5 min, 15 min, 1 uur, 1 dag
Outlook (web)	Enkele uren (niet instelbaar)
Outlook (desktop)	Standaard enkele uren, handmatig instelbaar

Kan ik de feed delen met collega’s?

Nee. De feed is persoonlijk en bevat uitsluitend de evenementen waarvan u de eigenaar bent. Elke gebruiker kan een eigen iCal-feed aanmaken via zijn of haar persoonlijke instellingen.

Worden privé-afspraken ook geëxporteerd?

Ja. Alle evenementen waarvan u de eigenaar bent worden opgenomen in de feed, inclusief afspraken die als privé zijn gemarkeerd. Wees daarom voorzichtig met het delen van uw feed-URL.

Wat gebeurt er als ik een afspraak wijzig in Tesoro?

De wijziging wordt opgenomen in de feed zodra de externe kalender de feed opnieuw ophaalt. Door het verversingsinterval van de externe applicatie kan het even duren voordat de wijziging zichtbaar is.

Kan ik vanuit mijn externe kalender afspraken aanmaken in Tesoro?

Nee. De feed is alleen-lezen. Alle afspraken dient u aan te maken en te beheren binnen Tesoro CRM.

Ik zie geen evenementen in mijn externe agenda. Wat kan ik doen?

Controleer het volgende:

• Is de feed geactiveerd in de Tesoro-instellingen?
• Heeft u de juiste URL gekopieerd (inclusief het token)?
• Hebben uw afspraken een begintijd en eindtijd ingevuld? Evenementen zonder beide tijden worden niet geexporteerd.
• Heeft uw externe kalender de feed al vernieuwd? Probeer handmatig te vernieuwen of wacht het verversingsinterval af.

---

Privacy en beveiliging

Houd rekening met de volgende beveiligingsaspecten:

• De feed-URL bevat een uniek beveiligingstoken. Iedereen met deze URL kan uw agenda-evenementen inzien. Deel de URL daarom niet met onbevoegden.
• Gebruik de functie Token regenereren als u vermoedt dat de URL is gecompromitteerd.
• De feed vereist geen inloggegevens van Tesoro CRM. Het token in de URL fungeert als authenticatie.
• Bij het deactiveren van de feed worden er geen gegevens meer geserveerd, ook niet als iemand de URL heeft.

---

Gerelateerde onderwerpen

Afspraken en taken Leer hoe u afspraken en taken aanmaakt, beheert en filtert in Tesoro CRM.

API-koppelingen en integraties Bekijk alle integratiemogelijkheden van Tesoro CRM, waaronder de Open API.