Klantenportaal-instellingen

Het Tesoro Client Portal is een aparte webapplicatie waarmee uw klanten woningen bekijken, beoordelen en bezichtigingen aanvragen. Voordat klanten het portaal kunnen gebruiken, moet u het activeren in de bedrijfsinstellingen van het CRM. Op deze pagina leest u hoe u de portaalinstellingen configureert en wat het effect is van elke instelling.

De instellingen openen

Klik op Settings in de hoofdzijbalk.

Open de navigatie aan de linkerkant en klik op Settings.
Selecteer My Company.

U ziet bovenaan de pagina een reeks tabbladen met bedrijfsinstellingen.
Klik op het tabblad Client Portal Settings.

Dit is het laatste tabblad in de rij. Hier vindt u alle portaalinstellingen voor uw bedrijf.

Het portaal activeren of deactiveren

De belangrijkste instelling is de Enabled-schakelaar. Dit is een aan/uit-schakelaar op bedrijfsniveau die bepaalt of het Client Portal bereikbaar is voor klanten die bij uw makelaarskantoor horen.

Zoek de schakelaar bij Enabled.

Bovenaan de instellingenpagina ziet u een schakelaar (toggle) met het label Enabled of Disabled.
Zet de schakelaar op aan om het portaal te activeren.

De wijziging wordt direct opgeslagen — u hoeft niet apart op een opslaanknop te klikken. Er verschijnt een bevestigingsmelding dat de Client Portal Settings zijn ingeschakeld.
Zet de schakelaar op uit om het portaal te deactiveren.

Wanneer u het portaal deactiveert, verliezen alle klanten direct hun toegang. Het portaal is niet meer bereikbaar via de toegangslink.

Wat verandert er bij activatie?

Wanneer het portaal actief is, zijn de volgende zaken van kracht:

Onderdeel	Effect
Toegangslink	Klanten kunnen de portaal-URL openen en inloggen
Portaalicoon bij contacten	In de contactenlijst verschijnt een portaalicoon bij contacten met een actief portaalaccount
Portaalgebruikers aanmaken	U kunt vanuit een contactrecord een portaalaccount aanmaken
Zelfregistratie	Klanten kunnen zich via de portaal-URL zelf registreren
Notificaties	U ontvangt CRM-notificaties wanneer klanten acties uitvoeren in het portaal

Wanneer het portaal niet actief is, zijn al deze onderdelen uitgeschakeld. De portaaliconen verdwijnen uit de contactenlijst en de toegangslink leidt nergens heen.

De portaal-URL

Zodra het portaal actief is en uw bedrijf een API-sleutel heeft, toont de instellingenpagina de volledige Portal URL. Dit is de link die u deelt met klanten om hen toegang te geven tot het portaal.

De URL heeft het volgende formaat:

https://portal.tesoro.estate/auth/signin?id=[UW_API_SLEUTEL]

De id-parameter identificeert uw makelaarskantoor. Zonder deze parameter kan een klant het portaal niet bereiken en wordt deze doorgestuurd naar een informatiepagina.

De URL kopieren en delen

De portaal-URL wordt als klikbare link weergegeven op de instellingenpagina. U kunt deze URL op verschillende manieren delen:

Op uw website — plaats de link als knop of tekstlink zodat potentiele klanten zich kunnen registreren
Per e-mail — stuur de link naar individuele klanten met een persoonlijke uitnodiging
Automatisch — wanneer u vanuit het CRM een portaalaccount aanmaakt voor een contact, ontvangt de klant automatisch een e-mail met de portaallink en inloggegevens

Bedrijfsnaam in het portaal

Het Client Portal toont de naam van uw bedrijf als titel in de browser. Deze naam wordt overgenomen uit het veld Company Name in de algemene bedrijfsinstellingen.

Ga naar Settings > My Company > Company Settings.
Controleer of het veld Company Name correct is ingevuld.

Dit is de naam die klanten zien wanneer ze het portaal openen.
Klik op Save als u wijzigingen aanbrengt.

Gerelateerde instellingen in het CRM

Hoewel de Client Portal Settings-pagina zelf alleen de aan/uit-schakelaar en de portaal-URL toont, zijn er diverse andere bedrijfsinstellingen die invloed hebben op de werking van het portaal. Hieronder vindt u een overzicht.

E-mailinstellingen

Het CRM verstuurt automatisch e-mails naar portaalgebruikers bij de volgende gebeurtenissen:

Gebeurtenis	E-mail
Portaalaccount aangemaakt door makelaar	Tijdelijk wachtwoord en portaallink
Zelfregistratie door klant	Verificatiecode (6 cijfers)
Wachtwoord vergeten	Resetcode (6 cijfers)

Deze e-mails worden verstuurd via de transactionele e-mailservice. U configureert de header- en footertekst onder Settings > My Company > Email Settings.

Klant ontvangt geen e-mail?

Controleer of de transactionele e-mailinstellingen actief zijn onder Settings > My Company > Email Settings. De instelling Active moet op aan staan. Vraag de klant ook om de spammap te controleren.

API-sleutel

De portaal-URL bevat uw API-sleutel als identificatiemiddel. Zonder geldige API-sleutel is het portaal niet bereikbaar. U beheert uw API-sleutel onder Settings > My Company > API Keys.

CORS-domein

Als u het portaal wilt integreren in een iframe op uw eigen website, of als u een aangepaste widget heeft die met de Tesoro API communiceert, moet u uw domeinnaam toevoegen als CORS-domein. Dit configureert u onder Settings > My Company > Company Settings in het veld CORS Domain Name.

Notificaties bij portaalactiviteit

Wanneer klanten acties uitvoeren in het portaal, ontvangt u notificaties in het CRM. Deze notificaties worden automatisch gegenereerd en zijn configureerbaar via uw persoonlijke notificatie-instellingen.

Beschikbare portaalnotificaties

Notificatie	Beschrijving	In-app	E-mail
Portalgebruiker woning gemarkeerd	Een klant heeft interesse getoond in een woning	Ja	Nee
Portalgebruiker dealstatus gewijzigd	Een klant heeft de status van een woning in een deal aangepast (bijv. Interested of Not Interested)	Ja	Ja
Portalgebruiker voorgestelde woningen toegevoegd	Woningen zijn voorgesteld aan een klant via het portaal	Ja	Ja

Notificaties configureren

Ga naar Settings > Personal Settings > Notification.
Selecteer het tabblad In app of Email.
Zoek de categorie Clientportaal.
Schakel de gewenste notificatietypes in of uit.

Wijzigingen worden direct opgeslagen.

Woningen delen via het portaal

Het portaal toont klanten de woningen die aan hen zijn aangeboden via een deal in het CRM. Dit proces werkt als volgt:

Maak een deal aan in het CRM en koppel een contact.

Het contact moet een actief portaalaccount hebben.
Voeg woningen toe aan de deal.

De woningen die u aan de deal koppelt, verschijnen automatisch op de homepagina van de klant in het portaal.
De klant beoordeelt de woningen.

De klant kan woningen markeren als Interested of Not Interested. Deze statuswijzigingen worden direct doorgevoerd in de deal in het CRM.

Wat de klant ziet per woning

In het portaal heeft de klant toegang tot de volgende woninggegevens:

Foto’s en afbeeldingen
Kenmerken (slaapkamers, badkamers, oppervlakte, bouwjaar)
Beschrijving en locatie op de kaart
Energielabel
Vraagprijs

De klant kan per woning ook:

Een bezichtiging aanvragen met tot 3 voorkeursdata
Notities schrijven en foto’s uploaden na een bezichtiging
Voice notes opnemen
Een beoordeling geven van 1 tot 5 sterren
De woning toevoegen aan favorieten
Contact opnemen met de verantwoordelijke makelaar

Al deze acties worden geregistreerd als activiteiten in het CRM.

Afspraakinstellingen

Bezichtigingsaanvragen die klanten indienen via het portaal verschijnen als afspraken in het CRM. Het afspraakproces werkt als volgt:

Stap	Wie	Wat gebeurt er
1. Aanvraag	Klant	De klant selecteert een woning en dient tot 3 voorkeursdata in
2. Notificatie	CRM	De verantwoordelijke makelaar ontvangt een melding
3. Bevestiging	Makelaar	De makelaar bevestigt een van de voorkeursdata of stelt een alternatief voor
4. Zichtbaarheid	Klant	De bevestigde afspraak verschijnt bij Upcoming in het portaal
5. Navigatie	Klant	48 uur voor de bezichtiging wordt navigatie naar de woning beschikbaar
6. Na bezichtiging	Klant	Foto’s maken, notities schrijven, voice notes opnemen en beoordelen

Portaalgebruikers herkennen in het CRM

Wanneer het portaal actief is, kunt u op verschillende plekken in het CRM zien welke contacten een portaalaccount hebben:

Contactenlijst — een portaalicoon verschijnt bij contacten met een actief portaalaccount
Contactrecord — het contactprofiel toont of het contact een portaalgebruiker is
Deals — deals die door portaalgebruikers zijn bewerkt, worden als zodanig gemarkeerd met het veld Portal user
Activiteitenhistorie — het aanmaken van een portaalaccount wordt gelogd als activiteit

Checklist voor eerste configuratie

Gebruik onderstaande checklist wanneer u het Client Portal voor het eerst instelt:

Stap	Waar te vinden	Status
Company Name is ingevuld	Settings > My Company > Company Settings	Vereist
E-mailinstellingen zijn actief	Settings > My Company > Email Settings	Vereist
API-sleutel is aangemaakt	Settings > My Company > API Keys	Vereist
Client Portal Settings staat op Enabled	Settings > My Company > Client Portal Settings	Vereist
Portaal-URL is gekopieerd en gedeeld	Settings > My Company > Client Portal Settings	Aanbevolen
Notificatie-instellingen zijn gecontroleerd	Settings > Personal Settings > Notification	Aanbevolen
Tenminste een deal met woningen is aangemaakt	Deals-sectie	Aanbevolen
CORS-domein is ingesteld (bij iframe-gebruik)	Settings > My Company > Company Settings	Optioneel

Veelgestelde vragen

Ik zie het tabblad Client Portal Settings niet

Dit tabblad is alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol Admin. Controleer uw rol onder Settings > Personal Settings > My Account. Als u de rol Employee heeft, vraag dan uw beheerder om de portaalinstellingen te configureren.

De portaal-URL wordt niet weergegeven

De portaal-URL verschijnt alleen wanneer uw bedrijf een API-sleutel heeft. Ga naar Settings > My Company > API Keys en controleer of er een sleutel is aangemaakt. Zonder API-sleutel kan het systeem geen portaal-URL genereren.

Ik heb het portaal geactiveerd maar klanten kunnen niet inloggen

Controleer de volgende punten:

Heeft de klant een actief portaalaccount? Controleer dit op het contactrecord.
Heeft de klant de juiste portaal-URL ontvangen (met uw bedrijfs-ID)?
Bij zelfregistratie: heeft de klant de verificatie-e-mail bevestigd?
Zijn de transactionele e-mailinstellingen actief onder Settings > My Company > Email Settings?

Kan ik het portaal voor individuele klanten uitschakelen?

Nee, de portaalinstelling werkt op bedrijfsniveau. U kunt het portaal niet per klant in- of uitschakelen. Wel kunt u ervoor kiezen om voor specifieke contacten geen portaalaccount aan te maken. Klanten zonder portaalaccount hebben geen toegang tot het portaal.

Gerelateerde artikelen

Klantenportaal — Overzicht Wat het portaal biedt aan klanten en hoe het samenwerkt met het CRM.

Het portaal instellen en configureren Stap-voor-stap het portaal activeren, de toegangslink begrijpen en integreren op uw website.

Portaalgebruikers beheren Portaalaccounts aanmaken, statussen begrijpen en bestaande gebruikers beheren.

Notificatie-instellingen Configureer welke portaalnotificaties u ontvangt als in-app melding of e-mail.

API-integraties Beheer uw API-sleutel die ook als bedrijfsidentificatie dient voor het portaal.