E-mailsjablonen
E-mailsjablonen besparen u tijd bij het versturen van terugkerende berichten zoals woningpresentaties, follow-ups of welkomst-e-mails aan klanten. In plaats van elke e-mail opnieuw te typen, selecteert u een sjabloon en het onderwerp en de inhoud worden automatisch ingevuld.
Beheer uw sjablonen via Settings > Email.
Sjabloongroepen
Section titled “Sjabloongroepen”Voordat u sjablonen aanmaakt, is het handig om eerst groepen aan te maken. Groepen helpen u sjablonen te organiseren per onderwerp of werkproces, bijvoorbeeld “Follow-ups”, “Woningpresentaties” of “Welkomstberichten”.
Een groep aanmaken
Section titled “Een groep aanmaken”-
Ga naar Settings > Email.
-
Klik op de knop om een nieuwe groep aan te maken.
-
Geef de groep een naam (verplicht).
-
Klik op Save om de groep op te slaan.
U kunt groepen later hernoemen of verwijderen. Als u een groep verwijdert, worden de sjablonen in die groep niet automatisch verwijderd.
Een e-mailsjabloon aanmaken
Section titled “Een e-mailsjabloon aanmaken”-
Ga naar Settings > Email.
-
Klik op de knop om een nieuw sjabloon aan te maken.
-
Vul het formulier in:
Veld Verplicht Beschrijving Title Ja De naam van het sjabloon (3-100 tekens). Dit is de naam die u ziet in de sjabloonkiezer. Type Ja De categorie van het sjabloon. Kies uit: Contact, Deal of Relation. Dit bepaalt welke dynamische variabelen beschikbaar zijn. Group Ja De groep waartoe het sjabloon behoort. Selecteer een bestaande groep. Audience Afhankelijk Of het sjabloon bedoeld is voor Internal (intern gebruik) of External (naar klanten). Verplicht voor transactionele sjablonen. Subject Nee De onderwerpregel van de e-mail (3-8.000 tekens). Email content Nee De body van de e-mail in rich text (3-8.000 tekens). Hier kunt u dynamische variabelen invoegen. -
Klik op Save om het sjabloon op te slaan.
Een sjabloon bewerken of bekijken
Section titled “Een sjabloon bewerken of bekijken”Vanuit het overzicht kunt u op elk sjabloon klikken om het te bewerken of te bekijken. U komt dan op de detailpagina waar u de inhoud kunt aanpassen.
Een sjabloon dupliceren
Section titled “Een sjabloon dupliceren”Als u een bestaand sjabloon wilt gebruiken als startpunt, kunt u het dupliceren. Dit maakt een kopie van het sjabloon die u vervolgens kunt aanpassen.
Een sjabloon verwijderen
Section titled “Een sjabloon verwijderen”Selecteer een of meerdere sjablonen in het overzicht en klik op Delete om ze te verwijderen.
Dynamische variabelen
Section titled “Dynamische variabelen”Dynamische variabelen worden automatisch vervangen door de echte gegevens van het contact, de deal of de relatie wanneer u de e-mail verstuurt. U voegt ze in via de variabelenkiezer in de sjablooneditor.
Welke variabelen beschikbaar zijn, hangt af van het gekozen Type van het sjabloon.
Contactvariabelen
Section titled “Contactvariabelen”Beschikbaar wanneer het type Contact is:
| Variabele | Wordt vervangen door |
|---|---|
contact.first_name | Voornaam van het contact |
contact.last_name | Achternaam van het contact |
contact.salutation | Aanhef van het contact |
contact.phone_number | Telefoonnummer van het contact |
contact.email | E-mailadres van het contact |
Dealvariabelen
Section titled “Dealvariabelen”Beschikbaar wanneer het type Deal is:
| Variabele | Wordt vervangen door |
|---|---|
deal.name | Naam van de deal |
deal.deal_value | Waarde van de deal |
deal.property_details.type | Woningtype van de deal |
deal.property_details.location | Locatie van de woning |
deal.property_details.price_min | Minimumprijs |
deal.property_details.price_max | Maximumprijs |
deal.main_contact.first_name | Voornaam van het hoofdcontact |
deal.main_contact.last_name | Achternaam van het hoofdcontact |
deal.main_contact.email | E-mailadres van het hoofdcontact |
Relatievariabelen
Section titled “Relatievariabelen”Beschikbaar wanneer het type Relation is:
| Variabele | Wordt vervangen door |
|---|---|
relation.name | Naam van de relatie |
relation.email | E-mailadres van de relatie |
relation.phone_number | Telefoonnummer van de relatie |
relation.website_url | Website van de relatie |
relation.type | Type relatie |
Altijd beschikbare variabelen
Section titled “Altijd beschikbare variabelen”Deze variabelen zijn beschikbaar ongeacht het sjabloontype:
| Variabele | Wordt vervangen door |
|---|---|
user.name | Uw volledige naam |
user.first_name | Uw voornaam |
user.last_name | Uw achternaam |
user.email | Uw e-mailadres |
user.phone_number | Uw telefoonnummer |
company.name | Naam van uw bedrijf |
company.email | E-mailadres van uw bedrijf |
company.phone_number | Telefoonnummer van uw bedrijf |
E-mailsjablonen gebruiken
Section titled “E-mailsjablonen gebruiken”U kunt een sjabloon invoegen wanneer u een e-mail opstelt:
-
Open het e-mailvenster (vanuit de Emails-pagina of de Email-tab van een record).
-
Klik op de templatekiezer boven de onderwerpregel.
-
Selecteer het gewenste sjabloon. Het onderwerp en de inhoud worden automatisch ingevuld.
-
Pas de tekst aan indien nodig en verstuur de e-mail.
Dynamische variabelen worden op het moment van verzenden vervangen door de daadwerkelijke gegevens van de ontvanger.
Transactionele sjablonen
Section titled “Transactionele sjablonen”Transactionele sjablonen zijn speciale sjablonen die het systeem automatisch verstuurt. Voorbeelden zijn:
- Bevestigings-e-mails voor nieuwe gebruikers
- Wachtwoord-reset-e-mails
- Meldingen bij contactformulierinzendingen
- Woningaanvraagmeldingen
- Portaalgebruikersregistratie en -meldingen
- Vergaderingsbevestigingen en statuswijzigingen
Deze sjablonen hebben hun eigen set dynamische variabelen die specifiek zijn voor het type melding. Ze vereisen ook dat u een Language instelt en worden beheerd via Settings > Transactional Email.
Sjablonen filteren
Section titled “Sjablonen filteren”Op het overzichtspagina kunt u sjablonen filteren op groep. Klik op een groepsnaam in de zijbalk om alleen de sjablonen in die groep te tonen. Klik op All om het filter te resetten en alle sjablonen te bekijken.