Transactionele E-mailsjablonen

Transactionele e-mailsjablonen bepalen de inhoud van systeeme-mails die Tesoro automatisch verstuurt naar gebruikers, leads en portaalgebruikers. Denk aan registratiebevestigingen, wachtwoord-reset-e-mails, contactformuliermeldingen en vergaderingsnotificaties.

In tegenstelling tot reguliere e-mailsjablonen — die u handmatig selecteert bij het opstellen van een e-mail — worden transactionele sjablonen automatisch door het systeem getriggerd wanneer een bepaalde actie plaatsvindt.

Beheer uw transactionele sjablonen via Settings > Transactional Email.

Alleen voor beheerders

De pagina Transactional Email is alleen toegankelijk voor gebruikers met de rol Admin.

---

Transactioneel vs. regulier

	Reguliere sjablonen	Transactionele sjablonen
Trigger	Handmatig geselecteerd door de gebruiker	Automatisch verstuurd door het systeem
Doel	Commerciele of persoonlijke correspondentie	Systeemmeldingen en geautomatiseerde flows
Variabelen	Contact-, deal- en relatievariabelen	Specifieke variabelen per e-mailtype
Taalinstelling	Niet verplicht	Verplicht — elke taalvariant is een apart sjabloon
Audience	Optioneel	Automatisch ingesteld (Internal of External)
Beheer	Settings > Email	Settings > Transactional Email

---

Typen transactionele e-mails

Tesoro ondersteunt de volgende typen transactionele e-mails, onderverdeeld in categorieeen:

Gebruikersregistratie en authenticatie

Type	Systeemnaam	Audience	Beschrijving
User Register Success	user_register_success	Internal	Bevestiging na succesvolle registratie van een CRM-gebruiker
User Reset Password	user_reset_password	Internal	Wachtwoord-reset-e-mail voor CRM-gebruikers
User Invitation	user_invitation	Internal	Uitnodiging om lid te worden van het CRM-systeem

Contactformulieren

Type	Systeemnaam	Audience	Beschrijving
Contactform From Lead	contactform_from_lead	Internal	Melding aan het makelaarskantoor bij een nieuw contactformulierinzending
Contactform To Lead	contactform_to_lead	External	Bevestiging naar de lead dat het formulier is ontvangen

Woningaanvragen

Type	Systeemnaam	Audience	Beschrijving
Property Inquiry From Lead	property_inquiry_from_lead	Internal	Melding aan het kantoor bij een nieuwe woningaanvraag
Property Inquiry To Lead	property_inquiry_to_lead	External	Bevestiging naar de lead dat de woningaanvraag is ontvangen

Portaalgebruikers

Type	Systeemnaam	Audience	Beschrijving
Portal User Register	portal_user_register	External	Registratie-e-mail met verificatielink voor portaalgebruikers
Portal User Register Success	portal_user_register_success	External	Bevestiging na succesvolle portaalregistratie
Portal User Reset Password	portal_user_reset_password	External	Wachtwoord-reset-e-mail voor portaalgebruikers
Portal User Create From Lead	portal_user_create_from_lead	External	E-mail naar een lead wanneer er een portaalaccount voor hen is aangemaakt
Portal User Deal Proposed Properties Added	portal_user_deal_proposed_properties_added	External	Melding aan portaalgebruiker dat er nieuwe voorgestelde woningen zijn toegevoegd

Deal- en woningstatusmeldingen

Type	Systeemnaam	Audience	Beschrijving
Deal Property Status Change By Portal User	deal_property_status_change_by_portal_user	Internal	Melding wanneer een portaalgebruiker de status van een woning in een deal wijzigt
Deal Preselect Properties Added	deal_preselect_properties_added	Internal	Melding wanneer er preselectie-woningen aan een deal zijn toegevoegd

Vergaderingen

Type	Systeemnaam	Audience	Beschrijving
Meeting Created By Owner	meeting_created_by_owner	External	Bevestiging naar de deelnemer wanneer de eigenaar een vergadering aanmaakt
Meeting Created By Portal User	meeting_created_by_portal_user	Internal	Melding aan het kantoor wanneer een portaalgebruiker een vergadering aanvraagt
Meeting Status Changed By Owner	meeting_status_changed_by_owner	External	Melding naar de deelnemer wanneer de eigenaar de vergaderingsstatus wijzigt
Meeting Status Changed By Portal User	meeting_status_changed_by_portal_user	Internal	Melding aan het kantoor wanneer een portaalgebruiker de vergaderingsstatus wijzigt

Internal vs. External

Internal e-mails worden verstuurd naar CRM-gebruikers binnen uw kantoor (bijvoorbeeld meldingen over nieuwe leads). External e-mails worden verstuurd naar klanten, leads of portaalgebruikers (bijvoorbeeld registratiebevestigingen). De audience wordt automatisch bepaald door het systeem op basis van het e-mailtype.

---

Standaardsjablonen

Wanneer u een nieuw bedrijfsaccount aanmaakt in Tesoro, worden er automatisch standaard transactionele sjablonen aangemaakt in het Engels. Deze standaardsjablonen bevatten een basisinhoud die u kunt aanpassen aan de huisstijl en toon van uw kantoor.

Standaardsjablonen die door het systeem zijn aangemaakt, zijn herkenbaar doordat ze geen bedrijf gekoppeld hebben. Zodra u een sjabloon bewerkt, wordt er een bedrijfsspecifieke kopie gemaakt die uw aanpassingen bevat.

---

Een transactioneel sjabloon aanmaken

1. Ga naar Settings > Transactional Email.

2. Klik op de knop om een nieuw sjabloon aan te maken.

3. Vul het formulier in:

   Veld	Verplicht	Beschrijving
   Template Group	Ja	De groep waartoe het sjabloon behoort. Selecteer een bestaande groep.
   Template Name	Ja	De naam van het sjabloon (bijvoorbeeld “Wachtwoord reset - Nederlands”).
   Template Interface	Ja	Het type transactionele e-mail. Kies een van de bovenstaande typen (bijv. User Reset Password).
   Template Language	Ja	De taal van het sjabloon. Elk sjabloon is gekoppeld aan een specifieke taal.

4. Klik op Save om het sjabloon op te slaan.

---

Een sjabloon bewerken

1. Ga naar Settings > Transactional Email.

2. Klik op het sjabloon dat u wilt bewerken om de detailpagina te openen.

3. Klik op de bewerkknop om de editor te openen.

4. Pas de titel en e-mailinhoud aan. Gebruik de variabelenkiezer om dynamische variabelen in te voegen die specifiek zijn voor het gekozen type.

5. Klik op Save om uw wijzigingen op te slaan.

Voorzichtig bewerken

Transactionele sjablonen worden door het systeem gebruikt voor geautomatiseerde e-mails. Wijzig de inhoud alleen als u begrijpt welke automatische flows het sjabloon beinvloedt. Verwijder geen essientiele dynamische variabelen zoals verificatielinks of wachtwoord-reset-links, omdat de e-mail dan niet meer correct functioneert.

---

Sjablonen filteren

Op de overzichtspagina kunt u transactionele sjablonen filteren op:

• Groep — Klik op een groepsnaam in de zijbalk om alleen sjablonen in die groep te tonen.
• Taal — Filter op een specifieke taalvariant.
• Audience — Filter op Internal of External sjablonen.
• Type — Filter op een specifiek e-mailtype (bijv. alleen vergaderingssjablonen).
• Zoeken — Zoek op sjabloonnaam.

Klik op All om alle filters te resetten.

---

Sjablonen dupliceren

U kunt een of meerdere sjablonen dupliceren om snel een taalvariant aan te maken:

1. Selecteer een of meerdere sjablonen in het overzicht via de selectievakjes.

2. Klik op de knop Duplicate.

3. Kies de doeltaal voor de nieuwe kopie.

4. De gedupliceerde sjablonen worden aangemaakt met dezelfde inhoud, maar gekoppeld aan de gekozen taal.

Unieke taalcombinatie

Per e-mailtype kan er slechts een sjabloon per taal bestaan. Als er al een sjabloon bestaat voor het gekozen type in de geselecteerde taal, ontvangt u een foutmelding.

---

Sjablonen verwijderen

Selecteer een of meerdere sjablonen in het overzicht en klik op Delete om ze te verwijderen. Het systeem zal u om bevestiging vragen voordat de sjablonen daadwerkelijk worden verwijderd.

---

Meertaligheid

Transactionele sjablonen ondersteunen meerdere talen. Voor elk e-mailtype kunt u een apart sjabloon per taal aanmaken. Het systeem selecteert automatisch het juiste sjabloon op basis van de taalinstelling.

Tesoro ondersteunt een uitgebreide lijst van talen, waaronder maar niet beperkt tot:

Taal	Code
Nederlands	nl
Engels	en
Duits	de
Frans	fr
Spaans	es
Portugees	pt
Italiaans	it
Pools	pl
Zweeds	sv
Noors	no

Daarnaast worden regionale varianten ondersteund, zoals en-GB (Brits Engels), de-AT (Oostenrijks Duits) en fr-CH (Zwitsers Frans).

---

Dynamische variabelen per type

Elk type transactionele e-mail heeft een eigen set dynamische variabelen die automatisch worden vervangen door de werkelijke gegevens op het moment van verzenden. Hieronder vindt u de variabelen per categorie.

Gebruikersregistratie en authenticatie

User Register Success

Variabele	Wordt vervangen door
user_register_success.username	Gebruikersnaam van de geregistreerde gebruiker
crm_link	Link naar het CRM-systeem

User Reset Password

Variabele	Wordt vervangen door
user_reset_password.reset_link	Link om het wachtwoord te resetten
user_reset_password.username	Gebruikersnaam
crm_link	Link naar het CRM-systeem

User Invitation

Variabele	Wordt vervangen door
user_invitation.verify_link	Verificatielink voor de uitnodiging
user_invitation.username	Gebruikersnaam van de uitgenodigde
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Contactformulieren

From Lead (intern)

Variabele	Wordt vervangen door
contactform_from_lead.firstname	Voornaam van de lead
contactform_from_lead.lastname	Achternaam van de lead
contactform_from_lead.email	E-mailadres van de lead
contactform_from_lead.phone_number	Telefoonnummer van de lead
contactform_from_lead.message	Bericht van de lead
contactform_from_lead.current_date	Datum van inzending
contactform_from_lead.redirect_link	Link naar het contactrecord in het CRM
crm_link	Link naar het CRM-systeem

To Lead (extern)

Variabele	Wordt vervangen door
contactform_to_lead.firstname	Voornaam van de lead
contactform_to_lead.lastname	Achternaam van de lead
contactform_to_lead.email	E-mailadres van de lead
contactform_to_lead.phone_number	Telefoonnummer van de lead
contactform_to_lead.message	Bericht van de lead
contactform_to_lead.current_date	Datum van inzending
contactform_to_lead.company_name	Naam van het makelaarskantoor
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Woningaanvragen

From Lead (intern)

Variabele	Wordt vervangen door
property_inquiry_from_lead.firstname	Voornaam van de lead
property_inquiry_from_lead.lastname	Achternaam van de lead
property_inquiry_from_lead.email	E-mailadres van de lead
property_inquiry_from_lead.phone_number	Telefoonnummer van de lead
property_inquiry_from_lead.message	Bericht van de lead
property_inquiry_from_lead.reference	Referentienummer van de woning
property_inquiry_from_lead.tesoro_reference	Tesoro-referentienummer
property_inquiry_from_lead.current_date	Datum van aanvraag
property_inquiry_from_lead.redirect_link	Link naar het contactrecord in het CRM
property_inquiry_from_lead.property_link	Link naar de woning in het CRM
crm_link	Link naar het CRM-systeem

To Lead (extern)

Variabele	Wordt vervangen door
property_inquiry_to_lead.firstname	Voornaam van de lead
property_inquiry_to_lead.lastname	Achternaam van de lead
property_inquiry_to_lead.email	E-mailadres van de lead
property_inquiry_to_lead.phone_number	Telefoonnummer van de lead
property_inquiry_to_lead.reference	Referentienummer van de woning
property_inquiry_to_lead.tesoro_reference	Tesoro-referentienummer
property_inquiry_to_lead.message	Bericht van de lead
property_inquiry_to_lead.current_date	Datum van aanvraag
property_inquiry_to_lead.company_name	Naam van het makelaarskantoor
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Portaalgebruikers

Register

Variabele	Wordt vervangen door
portal_user_register.verify_link	Verificatielink voor registratie
portal_user.company_name	Naam van het makelaarskantoor
portal_user_website_link	Link naar de portaalwebsite
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Register Success

Variabele	Wordt vervangen door
portal_user_register_success.first_name	Voornaam van de portaalgebruiker
portal_user.company_name	Naam van het makelaarskantoor
portal_user_website_link	Link naar de portaalwebsite
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Reset Password

Variabele	Wordt vervangen door
portal_user_reset_password.reset_link	Link om het wachtwoord te resetten
portal_user_reset_password.first_name	Voornaam van de portaalgebruiker
portal_user.company_name	Naam van het makelaarskantoor
portal_user_website_link	Link naar de portaalwebsite
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Create From Lead

Variabele	Wordt vervangen door
portal_user_create_from_lead.first_name	Voornaam van de portaalgebruiker
portal_user_create_from_lead.last_name	Achternaam van de portaalgebruiker
portal_user_create_from_lead.email	E-mailadres van de portaalgebruiker
portal_user_create_from_lead.generate_password	Gegenereerd wachtwoord
portal_user_create_from_lead.website_link	Link naar de portaalwebsite
portal_user.company_name	Naam van het makelaarskantoor
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Proposed Properties

Variabele	Wordt vervangen door
portal_user_deal_proposed_properties_added.list	Lijst met voorgestelde woningen
portal_user_deal_proposed_properties_added.website_link	Link naar de portaalwebsite
portal_user.company_name	Naam van het makelaarskantoor
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Deal- en woningstatusmeldingen

Status Change By Portal User

Variabele	Wordt vervangen door
deal_property_status_change_by_portal_user.first_name	Voornaam van de portaalgebruiker
deal_property_status_change_by_portal_user.last_name	Achternaam van de portaalgebruiker
deal_property_status_change_by_portal_user.property_name	Naam van de woning
deal_property_status_change_by_portal_user.old_status	Vorige status
deal_property_status_change_by_portal_user.new_status	Nieuwe status
deal_property_status_change_by_portal_user.deal_name	Naam van de deal
deal_property_status_change_by_portal_user.deal_link	Link naar de deal in het CRM
deal_property_status_change_by_portal_user.property_link	Link naar de woning in het CRM
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Preselect Properties Added

Variabele	Wordt vervangen door
deal_preselect_properties_added.list	Lijst met preselectie-woningen
deal_preselect_properties_added.deal_name	Naam van de deal
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Vergaderingen

Created By Owner

Variabele	Wordt vervangen door
meeting_created_by_owner.first_name	Voornaam van de eigenaar
meeting_created_by_owner.last_name	Achternaam van de eigenaar
meeting_created_by_owner.meeting_title	Titel van de vergadering
meeting_created_by_owner.meeting_description	Beschrijving van de vergadering
meeting_created_by_owner.meeting_category	Categorie van de vergadering
meeting_created_by_owner.meeting_type	Type vergadering
meeting_created_by_owner.meeting_property	Gekoppelde woning
meeting_created_by_owner.meeting_location	Locatie van de vergadering
meeting_created_by_owner.meeting_start_date	Startdatum en -tijd
meeting_created_by_owner.meeting_duration	Duur van de vergadering
meeting_created_by_owner.meeting_status	Status van de vergadering
meeting_created_by_owner.company_name	Naam van het makelaarskantoor
meeting_created_by_owner.meeting_link	Link naar de vergadering
meeting_created_by_owner.meeting_property_link	Link naar de gekoppelde woning
meeting_created_by_owner.meeting_website_link	Link naar de portaalwebsite
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Created By Portal User

Variabele	Wordt vervangen door
meeting_created_by_portal_user.first_name	Voornaam van de portaalgebruiker
meeting_created_by_portal_user.last_name	Achternaam van de portaalgebruiker
meeting_created_by_portal_user.meeting_title	Titel van de vergadering
meeting_created_by_portal_user.meeting_description	Beschrijving van de vergadering
meeting_created_by_portal_user.meeting_category	Categorie van de vergadering
meeting_created_by_portal_user.meeting_type	Type vergadering
meeting_created_by_portal_user.meeting_property	Gekoppelde woning
meeting_created_by_portal_user.meeting_location	Locatie van de vergadering
meeting_created_by_portal_user.meeting_preferred_date	Voorkeursdatum
meeting_created_by_portal_user.meeting_status	Status van de vergadering
meeting_created_by_portal_user.company_name	Naam van het makelaarskantoor
meeting_created_by_portal_user.meeting_link	Link naar de vergadering
meeting_created_by_portal_user.meeting_property_link	Link naar de gekoppelde woning
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Status Changed By Owner

Variabele	Wordt vervangen door
meeting_status_changed_by_owner.first_name	Voornaam van de eigenaar
meeting_status_changed_by_owner.last_name	Achternaam van de eigenaar
meeting_status_changed_by_owner.meeting_title	Titel van de vergadering
meeting_status_changed_by_owner.meeting_description	Beschrijving van de vergadering
meeting_status_changed_by_owner.meeting_category	Categorie van de vergadering
meeting_status_changed_by_owner.meeting_type	Type vergadering
meeting_status_changed_by_owner.meeting_property	Gekoppelde woning
meeting_status_changed_by_owner.meeting_location	Locatie van de vergadering
meeting_status_changed_by_owner.meeting_status	Nieuwe status
meeting_status_changed_by_owner.meeting_old_status	Vorige status
meeting_status_changed_by_owner.company_name	Naam van het makelaarskantoor
meeting_status_changed_by_owner.meeting_start_date	Startdatum en -tijd
meeting_status_changed_by_owner.meeting_duration	Duur van de vergadering
meeting_status_changed_by_owner.meeting_link	Link naar de vergadering
meeting_status_changed_by_owner.meeting_property_link	Link naar de gekoppelde woning
meeting_status_changed_by_owner.meeting_website_link	Link naar de portaalwebsite
crm_link	Link naar het CRM-systeem

Status Changed By Portal User

Variabele	Wordt vervangen door
meeting_status_changed_by_portal_user.first_name	Voornaam van de portaalgebruiker
meeting_status_changed_by_portal_user.last_name	Achternaam van de portaalgebruiker
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_title	Titel van de vergadering
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_description	Beschrijving van de vergadering
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_category	Categorie van de vergadering
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_type	Type vergadering
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_property	Gekoppelde woning
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_location	Locatie van de vergadering
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_status	Nieuwe status
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_old_status	Vorige status
meeting_status_changed_by_portal_user.company_name	Naam van het makelaarskantoor
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_preferred_date	Voorkeursdatum
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_link	Link naar de vergadering
meeting_status_changed_by_portal_user.meeting_property_link	Link naar de gekoppelde woning
crm_link	Link naar het CRM-systeem

---

Sjabloongroepen

Net als bij reguliere e-mailsjablonen kunt u transactionele sjablonen organiseren in groepen. Transactionele sjabloongroepen zijn gescheiden van de groepen voor reguliere sjablonen.

Een groep aanmaken

1. Ga naar Settings > Transactional Email.

2. Klik op de knop om een nieuwe groep aan te maken.

3. Geef de groep een naam (verplicht).

4. Klik op Save om de groep op te slaan.

U kunt groepen later hernoemen of verwijderen.

---

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als er geen sjabloon bestaat voor een bepaalde taal? Als het systeem een transactionele e-mail moet versturen en er geen sjabloon in de gewenste taal beschikbaar is, wordt het standaard Engelse sjabloon gebruikt.

Kan ik nieuwe typen transactionele e-mails aanmaken? Nee, de typen transactionele e-mails zijn vastgelegd in het systeem. U kunt alleen de inhoud van bestaande typen aanpassen en taalvarianten toevoegen.

Wat is het verschil tussen “From Lead” en “To Lead” sjablonen? “From Lead” sjablonen zijn interne meldingen die naar uw kantoor worden gestuurd wanneer een lead een formulier invult. “To Lead” sjablonen zijn bevestigings-e-mails die naar de lead zelf worden verstuurd.

Kan ik variabelen uit een ander type gebruiken? Nee, elke transactionele e-mail heeft een vaste set variabelen die specifiek zijn voor dat type. De variabelenkiezer in de editor toont alleen de variabelen die beschikbaar zijn voor het geselecteerde type.

---

Gerelateerde artikelen

E-mailsjablonen Maak herbruikbare e-mailsjablonen voor handmatige e-mails met dynamische variabelen.