Gebruikers, rollen en rechten

Tesoro CRM biedt een volledig gebruikersbeheer waarmee u teamleden kunt uitnodigen, hun rollen kunt instellen en hun toegang tot functionaliteit kunt beheren. Dit artikel behandelt het volledige proces van het uitnodigen van nieuwe gebruikers tot het beheren van bestaande accounts.

---

Navigatie

Ga naar Settings in de hoofdzijbalk en klik vervolgens op Users. Dit opent het gebruikersoverzicht waar u al uw teamleden kunt bekijken en beheren.

---

Het gebruikersoverzicht

Het gebruikersoverzicht toont een tabel met alle gebruikers in uw account. De volgende kolommen zijn zichtbaar:

Kolom	Beschrijving
Name	Volledige naam van de gebruiker (of e-mailadres indien geen naam is ingesteld)
Email	Het e-mailadres van de gebruiker
Status	De huidige accountstatus (Active, Inactive, Pending)
Role	De rol van de gebruiker (Admin of Employee)
Job Title	De functietitel
Created At	De aanmaakdatum van het account
Last Login Date	De datum en tijd van de laatste aanmelding

Zoeken en filteren

U kunt het gebruikersoverzicht filteren op:

• Zoektekst — Doorzoek op voornaam, achternaam, e-mailadres of functietitel
• Status — Filter op Active, Inactive, Pending of toon alle gebruikers

---

Rollen

Tesoro CRM kent twee gebruikersrollen:

Admin

De Admin-rol heeft volledige toegang tot alle functionaliteit in Tesoro CRM. Admins kunnen:

• Alle modules en gegevens bekijken en bewerken
• Gebruikers uitnodigen en beheren
• Bedrijfsinstellingen configureren
• Gegevens importeren en exporteren
• Abonnementen en facturering beheren

Employee

De Employee-rol heeft toegang tot de dagelijkse CRM-functionaliteit. De exacte rechten worden bepaald door het RBAC-systeem (Role-Based Access Control). Employees hebben doorgaans toegang tot:

• Woningen, contacten, leads en deals bekijken en beheren
• E-mails versturen en ontvangen
• Taken en vergaderingen beheren
• Eigen persoonlijke instellingen wijzigen

Tip

Elke rol heeft een ander perspectief op data. Ontdek het verschil in Tesoro als sturingsinstrument.

---

Een nieuwe gebruiker uitnodigen

1. Ga naar Settings > Users.

2. Klik op Invite Employee om naar de uitnodigingspagina te navigeren.

3. Selecteer een rol.

   Kies uit de dropdown of de nieuwe gebruiker de rol Admin of Employee krijgt.

4. Voer een of meerdere e-mailadressen in.

   U kunt meerdere e-mailadressen tegelijk invoeren. Elk e-mailadres moet geldig en uniek zijn.

5. Klik op Invite Employee.

   Het systeem stuurt een uitnodigingsmail naar elk opgegeven e-mailadres.

Tip

U kunt meerdere teamleden tegelijk uitnodigen door hun e-mailadressen in te voeren en op Enter te drukken na elk adres. Het systeem valideert automatisch of de e-mailadressen uniek zijn.

---

Het activeringsproces

Nadat een gebruiker is uitgenodigd, doorloopt het account de volgende statussen:

Status	Beschrijving
Pending	Het account is aangemaakt maar de gebruiker heeft het verificatieproces nog niet voltooid.
Valid	De gebruiker heeft het e-mailadres geverifieerd en de bedrijfsgegevens ingevuld, maar heeft nog geen wachtwoord ingesteld.
Active	Het account is volledig geactiveerd. De gebruiker kan inloggen en werken in Tesoro CRM.
Inactive	Het account is gedeactiveerd door een admin. De gebruiker kan niet meer inloggen.

Stappen voor de uitgenodigde gebruiker

1. Ontvang de uitnodigingsmail en klik op de activeringslink.

2. Verifieer het e-mailadres met de verificatiecode uit de e-mail.

3. Vul de bedrijfsgegevens in (bedrijfsnaam en andere vereiste informatie).

4. Stel een wachtwoord in.

   Het wachtwoord moet voldoen aan de volgende eisen:

   • Minimaal 8 tekens
   • Minstens een kleine letter
   • Minstens een hoofdletter
   • Minstens een cijfer
   • Minstens een speciaal teken

5. Het account wordt automatisch geactiveerd en de gebruiker kan direct inloggen.

Opmerking

Bij het activeren van een account worden automatisch standaard resources aangemaakt voor de gebruiker, waaronder standaard e-mailtemplates, PDF-templates, overzichtsinstellingen en AI-prompttemplates.

Uitnodiging opnieuw versturen

Als een uitgenodigde gebruiker de activeringsmail niet heeft ontvangen, kunt u de uitnodiging opnieuw versturen:

1. Ga naar Settings > Users.
2. Zoek de gebruiker met status Pending (Draft).
3. Klik op Resend naast de statusbadge.

---

Gebruikersgegevens bekijken en bewerken

1. Klik op een gebruiker in het overzicht om het detailpaneel te openen.

2. Bekijk de gebruikersinformatie, waaronder persoonlijke gegevens, functietitel, contactgegevens en laatste inlogdatum.

3. Klik op Edit om de bewerkingsmodus te activeren.

4. Pas de gewenste velden aan.

   Veld	Vereiste	Opmerkingen
   First Name	Verplicht	Minimaal 2, maximaal 100 tekens.
   Last Name	Verplicht	Minimaal 3, maximaal 100 tekens.
   Phone Number	Verplicht	Minimaal 8, maximaal 20 tekens. Gevalideerd op internationaal formaat.
   Job Title	Verplicht	De functietitel. Minimaal 2, maximaal 100 tekens.
   Gender	Verplicht	Selecteer uit de beschikbare opties.
   Birthday	Optioneel	Moet in het verleden liggen (formaat: JJJJ-MM-DD).
   Website	Optioneel	Minimaal 3, maximaal 100 tekens.
   CRM Language	Optioneel	De taal van de CRM-interface voor deze gebruiker. Standaard: Engels.
   Address	Optioneel	Straat, stad, provincie, postcode en land.

5. Klik op Save om de wijzigingen op te slaan.

Profielfoto

U kunt een profielfoto uploaden of verwijderen voor elke gebruiker:

• Upload avatar — Maximaal 1 MB, alleen afbeeldingsbestanden.
• Remove avatar — Verwijdert de huidige profielfoto.

---

Gebruikers activeren en deactiveren

Admins kunnen de status van andere gebruikers wijzigen:

Deactiveren

1. Open het detailpaneel van de gebruiker.
2. Klik op de knop Deactivate.
3. De gebruiker krijgt status Inactive en kan niet meer inloggen.

Activeren

1. Open het detailpaneel van een inactieve gebruiker.
2. Klik op de knop Activate.
3. De gebruiker krijgt status Active en kan weer inloggen.

Opgepast

U kunt uw eigen account niet deactiveren. De activeren/deactiveren-knop is alleen zichtbaar bij andere gebruikers.

---

Persoonlijke instellingen

Elke gebruiker kan zijn eigen profiel bewerken via Settings > Personal Settings. Hier kunt u:

• Uw persoonlijke gegevens bijwerken (naam, telefoonnummer, functietitel, geslacht, geboortedatum)
• De CRM-interfacetaal wijzigen
• Uw adresgegevens instellen
• Uw profielfoto uploaden of verwijderen

Wachtwoord wijzigen

Via Settings > Personal Settings > Password kunt u uw wachtwoord wijzigen. Het nieuwe wachtwoord moet voldoen aan dezelfde eisen als bij de registratie.

E-mailintegratie

Via Settings > Personal Settings > Email kunt u uw e-mailaccount koppelen. Tesoro ondersteunt:

• SMTP/IMAP — Handmatige configuratie van e-mailserver instellingen
• Gmail — Directe integratie met Google Gmail
• Outlook — Directe integratie met Microsoft Outlook

Notificatie-instellingen

Via Settings > Personal Settings > Notification kunt u instellen welke meldingen u wilt ontvangen en via welk kanaal.

---

Rechten (RBAC)

Tesoro CRM maakt gebruik van een Role-Based Access Control (RBAC) systeem om te bepalen wat elke gebruiker mag doen. Beheerders kunnen per gebruikersrol instellen welke onderdelen van het CRM toegankelijk zijn.

Overzicht van rechten per module

De onderstaande tabel toont de belangrijkste rechten die per module beschikbaar zijn:

Module	Recht	Wat de gebruiker kan doen
Woningen	Bekijken	De woningenlijst en woningdetails inzien
Woningen	Aanmaken	Een nieuwe woning toevoegen
Woningen	Bewerken	Bestaande woninggegevens wijzigen
Woningen	Verwijderen	Een woning verwijderen
Projecten	Bekijken	De projectenlijst inzien
Projecten	Aanmaken	Een nieuw project toevoegen
Relaties	Bekijken	De relatielijst inzien
Relaties	Aanmaken	Een nieuwe relatie toevoegen
Gebruikers	Bekijken	De gebruikerslijst inzien
Gebruikers	Bewerken	Gebruikersgegevens wijzigen

Opmerking

Admins hebben standaard toegang tot alle permissies. Employees hebben een beperktere set permissies die door het systeem wordt toegewezen op basis van hun rol.

---

Beschikbare CRM-talen

Tesoro CRM is beschikbaar in de volgende interfacetalen:

Engels, Spaans, Pools, Nederlands, Chinees, Hindi, Arabisch, Bengaals, Portugees, Russisch, Japans, Punjabi, Javaans, Duits, Koreaans, Frans, Telugu, Marathi, Tamil, Urdu, Turks, Vietnamees, Perzisch, Italiaans en Thai.

U kunt de interfacetaal per gebruiker instellen via de persoonlijke instellingen.

---

Veelgestelde vragen

Kan ik een gebruiker definitief verwijderen? Nee. Gebruikers kunnen worden gedeactiveerd maar niet permanent verwijderd uit het systeem.

Hoeveel gebruikers kan ik uitnodigen? Het maximale aantal gebruikers is afhankelijk van uw abonnement. Raadpleeg de abonnementspagina voor de limieten.

Wat gebeurt er als een uitgenodigde gebruiker de activeringslink niet gebruikt? Het account blijft in de status Pending. U kunt de uitnodigingsmail opnieuw versturen via de knop Resend in het gebruikersoverzicht.

Kan een Employee-gebruiker andere gebruikers uitnodigen? Nee. Alleen gebruikers met de Admin-rol kunnen nieuwe teamleden uitnodigen en gebruikersaccounts beheren.

Abonnement beheren

E-mailtemplates