Kontakty: tworzenie, zarządzanie, przypisywanie
Kontakty to wszystkie osoby, z którymi Pan/Pani współpracuje zawodowo, skonwertowani kupujący, sprzedający, najemcy, wynajmujący, a także prawnicy, notariusze, architekci, zewnętrzni agenci. W przeciwieństwie do leadów, kontakty nie znajdują się w pipeline; pozostają obecne i mogą być powiązane z ofertami.
Kiedy to stosować?
Dział zatytułowany „Kiedy to stosować?”- Kwalifikowany lead właśnie został skonwertowany, proszę sprawdzić, czy dane są poprawne
- Proszę dodać notariusza, który nie przechodzi przez Państwa pipeline
- Istniejący klient zmienia rolę (Buyer staje się Tenant)
- Proszę zaimportować 500 kontaktów z poprzedniego systemu
Tworzenie nowego kontaktu
Dział zatytułowany „Tworzenie nowego kontaktu”-
Proszę otworzyć Contacts w panelu bocznym i kliknąć przycisk tworzenia. Otworzy się panel boczny.
-
Proszę wypełnić wymagane pola:
Pole Wymaganie First Name 1, 100 znaków, bez cyfr Last Name 1, 100 znaków, bez cyfr Email Prawidłowy adres e-mail Phone Format międzynarodowy Role Wybór z listy ról klienta lub interesariusza -
Proszę ustawić opcjonalne pola:
- Assign To: domyślnie Pan/Pani, proszę wybrać innego agenta w razie potrzeby
- Salutation: domyślnie Mrs.
- Language: domyślnie język Państwa konta
- Relation: proszę powiązać z firmą (kancelaria prawna, bank, zewnętrzna agencja)
- Notes: dowolny tekst, maks. 10 000 znaków
-
Proszę kliknąć Submit (lub
Ctrl+S/Cmd+S).
Role kontaktów
Dział zatytułowany „Role kontaktów”Osoby bezpośrednio uczestniczące w transakcji:
| Rola | Kiedy |
|---|---|
| Buyer | Kupuje nieruchomość |
| Seller | Sprzedaje nieruchomość |
| Tenant | Wynajmuje nieruchomość |
| Landlord | Wynajmuje nieruchomość |
Profesjonaliści zaangażowani w proces:
| Rola | Kiedy |
|---|---|
| Lawyer | Prawnik |
| Notary | Notariusz |
| Accountant | Księgowy |
| Bank or Mortgage Lender | Bank lub kredytodawca hipoteczny |
| Architect | Architekt |
| Constructor | Wykonawca |
| Appraiser | Rzeczoznawca |
| Inspector | Inspektor |
| Photographer/Videographer | Fotograf/Kamerzysta |
| Home Staging Professionals | Stylista wnętrz |
| Housekeeper | Sprzątanie |
| Marketing Agency | Agencja marketingowa |
| Promotor | Deweloper |
| Real Estate Agent | Zewnętrzny agent |
| Supplier | Dostawca |
| Default | Ogólny / nieokreślony |
Wypełnianie adresu: użycie selektora mapy
Dział zatytułowany „Wypełnianie adresu: użycie selektora mapy”Sekcja adresu jest opcjonalna. Proszę kliknąć ikonę mapy obok pola Street, aby otworzyć selektor lokalizacji. Proszę wyszukać lub kliknąć lokalizację → pola Street, City, State, Zip i Country zostaną automatycznie wypełnione. Dużo szybciej niż ręczne wpisywanie i bez błędów.
| Pole | Limit |
|---|---|
| Street | 60 znaków |
| City | 60 znaków |
| State | 60 znaków |
| Zip Code | 60 znaków |
| Country | lista rozwijana |
Edycja kontaktu
Dział zatytułowany „Edycja kontaktu”- Proszę otworzyć kontakt z listy.
- Proszę kliknąć Edit w prawym górnym rogu (lub klawisz
E). - Proszę zmienić pola w panelu bocznym, te same zasady co przy tworzeniu.
- Update (
Ctrl+S).
Strona szczegółowa: co gdzie się znajduje?
Dział zatytułowany „Strona szczegółowa: co gdzie się znajduje?”| Zakładka | Co pokazuje |
|---|---|
| Activities | Oś czasu wszystkich interakcji, domyślnie widoczna |
| Contact Info | Dane osobowe i adres |
| Deals | Wszystkie powiązane oferty, unikalne dla kontaktów |
| Notes | Notatki wewnętrzne |
| Emails | Korespondencja e-mail |
| Calls | Historia rozmów (wymaga integracji Twilio) |
| Wiadomości przez WhatsApp | |
| SMS | Wiadomości SMS |
| Tasks | Otwarte i zakończone zadania |
| Meetings | Spotkania |
| Attachments | Przesłane pliki |
Panel boczny po lewej: imię, e-mail, telefon, rola, przypisany agent, zdjęcie profilowe, flaga Do Not Contact i dostęp Portal User.
Zdjęcie profilowe
Dział zatytułowany „Zdjęcie profilowe”Proszę kliknąć awatar w panelu bocznym, aby przesłać zdjęcie. Maks. 1 MB, tylko obrazy. Usunięcie za pomocą tego samego menu.
Przywracanie kontaktu do leada
Dział zatytułowany „Przywracanie kontaktu do leada”Czasami skonwertowany kupujący lub sprzedający nie jest jeszcze gotowy na kontakt. Tylko Admin może to zrobić; tylko role Buyer i Seller są odwracalne. Po przywróceniu status leada zmienia się na New, a powiązane oferty są automatycznie odłączane.
Importowanie kontaktów (CSV)
Dział zatytułowany „Importowanie kontaktów (CSV)”Tylko Admin. Wymagane kolumny CSV:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (agent, któremu przypisany, musi istnieć na koncie)
- Contacts → Import.
- Proszę przesłać plik CSV.
- Mapowanie: proszę przypisać kolumny CSV do pól CRM.
- Verify & Import: system tworzy rekordy i raportuje sukces/błędy dla każdego wiersza.
Usuwanie kontaktów
Dział zatytułowany „Usuwanie kontaktów”Ze strony listy: proszę zaznaczyć + Delete. Soft-delete: do kosza, możliwe do przywrócenia. Bulk-delete dostępny dla wielu rekordów jednocześnie.
Częste błędy
Dział zatytułowany „Częste błędy”Kontakt nie pojawia się na liście
Dział zatytułowany „Kontakt nie pojawia się na liście”Proszę sprawdzić: (1) czy aktywne są filtry? (2) czy patrzy Pan/Pani w Contacts czy w Leads? Obie sekcje pokazują różne rekordy pomimo tej samej bazy danych.
Komunikat “Email already exists”
Dział zatytułowany „Komunikat “Email already exists””Inny rekord (lead lub kontakt) już używa tego adresu e-mail. Proszę najpierw sprawdzić, czy już istnieje, zanim utworzy Pan/Pani duplikaty.