Rozmowy telefoniczne: planowanie, dzwonienie, rejestrowanie

Proszę zaplanować rozmowę ze strony kontaktu/dealu/leada, rozpocząć połączenie jednym kliknięciem przez Twilio i zarejestrować wynik. Każda rozmowa jest zapisywana z kierunkiem, czasem trwania, statusem i notatkami, Państwa zespół widzi to od razu.

Kliknij, aby powiększyć

Konfiguracja integracji telefonicznej na poziomie firmy.

Kiedy z tego korzystać?

• Lead został pozyskany, może Pan/Pani od razu zaplanować rozmowę follow-up na jutro
• Zamierza Pan/Pani oddzwonić do klienta i chce Pan/Pani rejestrować rozmowę w CRM
• Chce Pan/Pani włączyć call masking, klienci widzą numer firmowy, a nie Państwa prywatny komórkowy

Czym jest Twilio?

Twilio to zewnętrzna platforma komunikacyjna. Tesoro używa jej do telefonii, SMS, WhatsApp. To płatna usługa zewnętrzna. Państwa opiekun konta pomoże w konfiguracji.

---

Dwa rodzaje rozmów

	Kiedy
Upcoming	Zaplanowane, jeszcze nie przeprowadzone
History	Zakończone lub nieodebrane

Oba na zakładce Calls w każdym rekordzie.

---

Konfiguracja Twilio

Proszę przejść do Settings → My Company → Call Settings. Strona ma dwie zakładki:

Twilio Settings

Ustawienie	Opis
Twilio Call Number	Numer telefonu dla połączeń wychodzących i przychodzących, format międzynarodowy (+34 952 555 100)
Active	Włącz/wyłącz dla całej integracji (rozmowy + WhatsApp + SMS)
Mask	Włączone = połączenia wychodzące pokazują Państwa numer Twilio zamiast osobistego telefonu komórkowego agenta

Mask Verification

Proszę zweryfikować numery telefonów do call masking. Czasami Twilio wymaga weryfikacji numerów, zanim będą mogły być użyte jako identyfikator dzwoniącego.

Twilio nalicza opłaty za minutę

Twilio nalicza opłaty za minutę, w zależności od kierunku połączenia. Proszę sprawdzić swój panel Twilio w celu poznania stawek. Tesoro nie nalicza dodatkowych opłat.

---

Przeglądanie rozmów na rekordzie

Proszę otworzyć kontakt/deal/lead/relację → zakładkę Calls:

• Filter u góry: All / Inbound / Outbound
• Przycisk Create Call (skrót klawiszowy: K)
• Sekcja Upcoming
• Sekcja History

Każda karta rozmowy: tytuł, agent, kierunek, status, znaczniki czasu.

---

Planowanie rozmowy

1. Proszę przejść do zakładki Calls i kliknąć Create Call (lub nacisnąć K).

2. Otworzy się panel boczny z formularzem. Należy wypełnić:

   Pole	Wymagane	Opis
   Title	Tak	Krótka nazwa (1, 100 znaków)
   Description	Tak	Notatki, cel, obsługuje @mentions, 3, 1.000 znaków po usunięciu HTML
   Start Time	Tak	Co najmniej 1 minuta w przyszłości
   Duration	Tak	Predefiniowana lista
   Assign To	Tak	Odpowiedzialny agent, domyślnie bieżący użytkownik

3. Proszę kliknąć Save (lub nacisnąć Ctrl+S).

Rozmowa pojawi się w sekcji Upcoming.

Zablokowane pola po zakończeniu

Pola Start Time i Duration można zmieniać tylko w przypadku rozmów upcoming. Po zakończeniu są blokowane, chroni to dziennik audytu.

---

Prowadzenie rozmowy

1. Proszę znaleźć rozmowę w sekcji Upcoming.
2. Proszę kliknąć przycisk inicjacji rozmowy na karcie.
3. Pojawi się okno dialogowe potwierdzenia → proszę kliknąć Yes.
4. Twilio inicjuje połączenie. Komunikat: “Call will be initiated shortly”.
5. Najpierw zadzwoni Państwa telefon. Po odebraniu Twilio połączy Państwa z kontaktem.
6. Po zakończeniu Tesoro otrzyma powiadomienie od Twilio i wyświetli okno dialogowe End Call, aby zarejestrować wynik.

Twilio musi być aktywne

Brak aktywnego Twilio? Rozmowa nie zostanie rozpoczęta. Proszę poprosić administratora o konfigurację w Settings → My Company → Call Settings.

---

Szczegóły rozmowy: wszystkie pola

Pole	Opis
Tytuł	Temat
Description	Cel + notatki z wyniku
Kierunek	Inbound / Outbound
Status	Zakończona, nieodebrana, w trakcie, …
Start Time	Czas rozpoczęcia (planowany lub rzeczywisty)
End Time	Czas zakończenia
Rzeczywisty czas trwania	Jak długo faktycznie trwała
Przewidywany czas trwania	Co ustawiono podczas planowania
Assigned Agent	Odpowiedzialny agent
Mentions	Członkowie zespołu wymienieni przez @mentions

---

Filtrowanie rozmów

Lista rozwijana u góry:

Filtr	Pokazuje
All Calls	Inbound + outbound
Inbound	Tylko odebrane
Outbound	Tylko wykonane

---

Uwagi + pliki

Każda rozmowa:

• Comments: notatki wewnętrzne, tylko dla zespołu, niewidoczne dla klienta. Liczba wyświetlana na karcie.
• Files: nagrania rozmów, notatki, powiązane dokumenty.

---

Call masking: co to robi

Mask włączony w Twilio Settings → połączenia wychodzące pokazują klientowi Państwa firmowy numer Twilio, a nie prywatny numer komórkowy.

Przydatne do:

• Konsekwentnego wizerunku firmy
• Ochrony prywatnych numerów agentów
• Oddzwaniania z numeru firmowego zamiast komórki

Konfiguracja przez administratora w Settings → My Company → Call Settings → Twilio Settings.

---

Cztery praktyczne wskazówki

• Proszę zawsze planować przed dzwonieniem, rekord już istnieje, zespół go widzi, śledzenie jest automatyczne.
• Proszę świadomie wypełniać Description, przed rozmową powód, po rozmowie wynik. Oszczędza to kolegom wiele pracy.
• Proszę używać @mentions, czy ktoś musi coś zrobić po rozmowie? Proszę go oznaczyć, otrzyma powiadomienie.
• Proszę sprawdzić swój filtr, nie można znaleźć rozmowy? Być może filtr jest ustawiony tylko na Inbound lub Outbound.

---

Następny krok

Przegląd funkcji AIJak Tesoro używa AI do opisów nieruchomości i przetwarzania leadów.