Deals erstellen und verwalten

Einen Deal eröffnen Sie in Sekunden: Namen eingeben, Typ wählen, Makler zuweisen, Stage wählen. Der Rest (Immobilien verknüpfen, Kommunikation protokollieren, Fortschritt durch die Pipeline) erfolgt auf der Detailseite.

Neu in Version 1.30.0: Stages statt Status

Ein Deal hat keinen festen Status mehr. Jeder Deal steht in einer Stage einer Pipeline: der Abfolge von Schritten, die Ihr Büro selbst einstellt. In der Übersicht, in den Filtern, in den Widgets auf dem Dashboard und in der Fortschrittsleiste auf der Deal-Seite sehen Sie daher die Stage. Wie Pipelines funktionieren, lesen Sie in Pipelines einstellen.

Wann verwenden Sie dies?

• Ein qualifizierter Lead wird konvertiert: Sie legen den Deal sofort an
• Sie verwalten 20 laufende Deals und müssen einen in die nächste Stage verschieben
• Sie importieren Deals aus einer Tabelle beim Wechsel von einem anderen CRM

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Die Deals-Übersicht

In der Seitenleiste klicken Sie auf Deals. Sie landen auf dem Board mit einer Spalte pro Stage.

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Das Deal-Board. Neben BUYER/OWNER wählen Sie die Pipeline. Rechts davon steht der Button Needs attention.

Wichtig in dieser Leiste:

• BUYER / OWNER: wechselt zwischen Käufer-Deals (Buy/Rent) und Verkäufer-Deals (Sell/Rent out)
• Pipeline: die Auswahlliste neben BUYER/OWNER. Wählen Sie eine Pipeline oder All pipelines
• Needs attention: zeigt nur Deals mit einem Rotting-Score von 40 oder höher. Siehe Rotting
• Select view: gespeicherte Filteransichten
• Filter (Trichter-Symbol): filtert nach Makler, Typ, Stage, …
• Add deal (rechts oben): Split-Button mit Dropdown-Pfeil. Das Menü zeigt Add deal und Import

Mehr über das Board lesen Sie in Pipeline-Stages und das Deal-Board.

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Drei Möglichkeiten, einen neuen Deal zu starten

Möglichkeit	Funktioniert so
Add deal-Button	Rechts oben auf dem Board. Öffnet das Seitenpanel direkt.
+ in einer Spalte	Neben jedem Spaltentitel steht ein +-Symbol. Klicken Sie darauf, öffnet sich das Formular mit dieser Pipeline und dieser Stage bereits ausgefüllt.
Tastenkürzel	Cmd+Shift+K (macOS) / Ctrl+Shift+K (Windows/Linux). Nur Cmd+K / Ctrl+K öffnet seit Version 1.30.0 die Suchfunktion.
Auto bei Lead-Konvertierung	Während der Lead-Konvertierung aktivieren: Create deal from contact. Siehe Leads konvertieren.

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Das Deal-Formular

Das Panel öffnet mit dem Header Add deal. Felder mit einem roten Sternchen sind Pflichtfelder.

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Das Add deal-Panel. Oben die Deal-Daten, darunter die Suchkriterien unter Property requirements.

1. Name (Pflicht, 1 bis 100 Zeichen). Erscheint in Listen und auf der Board-Karte. Beispiel: Buy - Apartment - Marbella - 500.000 - Jan de Vries.

2. Deal type (Pflicht). Vier Optionen: Buy, Sell, Rent, Rent out.

   Typ ist nach Erstellung dauerhaft

   Den Typ können Sie nach dem Speichern nicht mehr ändern. Haben Sie sich geirrt? Löschen Sie den Deal und legen Sie einen neuen an.

3. Pipeline. Tesoro füllt eine Pipeline vorab aus. Sie können nur Pipelines wählen, die zum gewählten Deal-Typ passen. Siehe Welche Pipeline bekommt einen neuen Deal?.

4. Status (Pflicht). Hier wählen Sie die Stage, in der der Deal beginnt. Sie wählen aus den Stages der gewählten Pipeline.

   Wo ein Käufer-Deal nicht beginnen kann

   Ein neuer Buy- oder Rent-Deal kann nicht in einer Stage beginnen, die die Immobilie festlegt (zum Beispiel Reservation), und auch nicht in Won oder Lost. Versuchen Sie es dennoch, sehen Sie “A new deal cannot start here. Start it on one of: …” mit den Stages, die möglich sind. Für Sell und Rent out gilt diese Regel nicht.

5. Assign to (Pflicht). Standardmäßig Sie selbst. Wählen Sie einen Kollegen, um den Deal zu delegieren.

6. Deal value (Pflicht). Betrag in Euro. Erscheint auf Board-Karten und zählt im Gesamtwert pro Spalte mit.

7. Closing date (optional). Zieldatum, an dem Sie den Abschluss erwarten. Das Datum muss in der Zukunft liegen.

8. Contacts (optional). Klicken Sie auf das Personen-Symbol und wählen Sie einen Kontakt. Dieser wird der Hauptkontakt. Weitere Kontakte fügen Sie später auf dem Tab Contact Info hinzu.

9. Property requirements (Suchkriterien für Immobilien):

   Feld	Erläuterung
   Location	Städte oder Gebiete wählen oder ein Gebiet auf der Karte zeichnen
   Type	Immobilientyp, Mehrfachauswahl möglich, Pflicht
   Bedrooms / Bathrooms	Auswahllisten
   Price range	Min und Max (Pflicht, Max ≥ Min)
   Construction Size (m²)	Min und Max
   Tags criteria	Hashtags, die die Immobilie haben muss
   Condition	Z. B. Brand New, Good, Needs Renovation
   New Construction	Filter auf Neubau
   Views	Z. B. Sea View, Mountain View

10. Advanced criteria (unten). Optionale zusätzliche Filter für fortgeschrittene Benutzer.

11. Drücken Sie Cmd+S / Ctrl+S oder klicken Sie auf Submit.

Eine Co-Broker-Pipeline gewählt?

Wählen Sie eine Pipeline für die Zusammenarbeit mit einem anderen Büro, erscheint ein zusätzlicher Block Co-broker registration. Siehe Co-broker-Deals.

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Das Deal-Board

Jede Spalte ist eine Stage der gewählten Pipeline. Pro Spalte sehen Sie:

• Spaltentitel + Gesamtwert (Summe aller Deal Values in dieser Spalte)
• +-Symbol: legt einen Deal in dieser Stage an
• Deal-Karten mit:
  • Typ + Property-Kriterien (Buy - Apartment, Villa - Xàbia …)
  • Assigned agent
  • Hauptkontakt
  • Deal value
  • Closing date
  • Schnellaktions-Symbole (anrufen, E-Mail, Aufgabe, Kalender)
  • Ein oranges oder rotes Dreieck, wenn der Deal Aufmerksamkeit braucht (siehe Rotting)

Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte, um die Stage zu ändern.

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Die Detailseite

Aufbau:

• Obere Leiste: Created/Updated-Datum, Back to overview, Edit, und Pfeil-Navigation zum vorherigen/nächsten Deal.
• Fortschrittsleiste: anklickbare Schritte mit den Stages der Pipeline dieses Deals. Die Stage, in der der Deal aktuell steht, ist hervorgehoben.
• Linke Seitenleiste: siehe unten.
• Tabs rechts: Activities · Details · Contact Info · Properties (bei Buy, Rent und Rent out) oder Interested (bei Sell) · Tasks · Notes · Emails · Calls · Whatsapp · Meetings · Attachments.

Die Seitenleiste

Oben in der Seitenleiste steht der Name des Deals. Darunter sehen Sie auf einen Blick, um welche Art von Deal es sich handelt und wer der Kunde ist:

Bestandteil	Was Sie sehen
Type-Label	Ein farbiges Quadrat mit der Deal-Art: Buyer deal, Seller deal, Tenant deal oder Landlord deal. Steht der Deal in einer Co-Broker-Pipeline, steht dort Co-broker deal.
Hauptkontakt	Der Name des Kunden, anklickbar. Ist noch kein Kontakt verknüpft, sehen Sie eine orange Warnung No contact linked.
Deal Value und Closing Date	Der Wert und das Zieldatum. Ist das Abschlussdatum heute, färbt es sich orange. Ist es bereits überschritten, färbt es sich rot.
Aktions-Symbole	Anrufen, E-Mail, Notiz, Termin, Aufgabe, Datei.
Deal Details	Rechts der Rotting score. Darunter Property Type, Bedrooms, Bathrooms, Location, Price Range, Assigned agent, Commission und Tags.

Abschlussdatum überschritten? Ein Klick

Ist das Abschlussdatum heute oder bereits überschritten, können Sie auf das Datum klicken (Update the closing date). Das Bearbeitungsformular öffnet sich mit dem Feld Closing date, bereit zur Anpassung.

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Stage ändern: drei Möglichkeiten

Board: Ziehen

Ziehen Sie eine Deal-Karte in eine andere Spalte. Sofort gespeichert.

Fortschrittsleiste

Auf der Detailseite klicken Sie auf einen Schritt in der Fortschrittsleiste. Sofort gespeichert.

Edit-Formular

Klicken Sie rechts oben auf Edit (oder Cmd+E / Ctrl+E) und wählen Sie bei Status eine andere Stage.

Buy/Rent: zuerst eine Approved-Immobilie

Möchten Sie einen Buy- oder Rent-Deal in eine Stage verschieben, die die Immobilie festlegt, wie etwa Reservation? Dann muss mindestens eine verknüpfte Immobilie auf Approved stehen. Andernfalls erscheint: “A deal must have at least one approved property before it can commit to it.”

Gehen Sie zuerst auf den Tab Properties, setzen Sie eine Immobilie auf Approved und versuchen Sie es dann erneut. Welche Stages die Immobilie festlegen, lesen Sie in Was bedeutet “Commits the property”?.

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Immobilien an einen Deal verknüpfen

Klicken Sie auf den Tab Properties. Sie sehen ein Mini-Kanban mit diesen Spalten (Immobilien-Status innerhalb dieses Deals):

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Der Properties-Tab: Immobilien verteilt über sieben Status-Spalten.

Status	Was
Preselect	Automatisch durch die Match-Engine vorausgewählt. Erster Pool.
Rejected by Agent	Von Ihnen ausgeschlossen (passt nicht).
Proposed	Dem Kunden präsentiert.
Pending	Der Kunde überlegt noch.
Interested	Der Kunde hat Interesse gezeigt.
Approved	Der Kunde hat zugestimmt. Erforderlich für eine Stage, die die Immobilie festlegt.
Rejected	Der Kunde hat abgelehnt.

Ziehen Sie eine Immobilienkarte zwischen den Spalten, um den Status zu ändern. Oder klicken Sie auf die Aktions-Buttons Reject / Propose unterhalb einer Karte.

Client Portal-Benutzer

Kunden mit Zugang zum Client Portal können Immobilien nur zwischen Pending, Interested und Rejected verschieben. Nicht nach Preselect, Proposed, Approved oder Rejected by Agent.

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Der Tab Interested bei einem Verkaufsdeal

Bei einem Sell-Deal steht anstelle von Properties der Tab Interested. Dort sehen Sie, welche Käufer Interesse an der Immobilie dieses Verkaufsdeals haben. Der Tab zeigt eine Tabelle mit allen Käufer-Deals, in denen diese Immobilie angeboten wurde:

Spalte	Inhalt
Deal name	Der Name des Käufer-Deals
Contact	Der Kunde dieses Käufer-Deals
Property status	Wie weit die Immobilie in diesem Käufer-Deal ist, zum Beispiel Proposed oder Approved
Stage	Die Stage des Käufer-Deals
Assigned agent	Der Makler des Käufer-Deals
Last activity	Das Datum der letzten Aktivität

Aktive Käufer stehen oben. Käufer-Deals, in denen die Immobilie abgelehnt wurde, und Käufer-Deals, die bereits gewonnen oder verloren sind, stehen grau unten. Klicken Sie auf eine Zeile, um diesen Käufer-Deal zu öffnen.

Deals auf der Immobilienseite

Auch auf der Seite einer Immobilie sehen Sie die Käufer-Deals, in denen die Immobilie enthalten ist (Buy / Rent deals attached). Bei jedem Deal steht der Property status der Immobilie in diesem Deal. Mit Filter by wählen Sie einen Status.

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Kontakte und Beteiligte

Zwei Arten von Personen an einem Deal (Tab Contact Info):

• Kontakte: Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter. Einer ist Hauptkontakt (erscheint auf der Board-Karte).
• Beteiligte: Anwälte, Notare, Mitkäufer, andere Dritte.

Rollen, die Sie zuweisen können:

Rolle	Was
Main	Hauptkontakt dieses Deals
Buyer	Kaufende Partei
Seller	Verkaufende Partei
Stakeholder	Dritte beteiligte Partei

Eine Person, eine Liste

Eine Contact-ID kann nicht gleichzeitig als Kontakt und als Beteiligter im selben Deal vorkommen.

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Aktivitäten und Kommunikation

Pro Deal über die Tabs verfügbar:

• Activities: Zeitleiste von allem, was passiert ist
• Details: alle Deal-Felder im Leseformat
• Tasks: Aufgaben dem Team zuweisen
• Notes: interne Notizen
• Emails: verfassen + Tracking
• Calls: Gesprächsaufzeichnung (Twilio für Live-Calls)
• Whatapp: bei konfigurierter WhatsApp-Integration
• Meetings: Termine + Besichtigungen

Auf den Board-Karten stehen auch Schnellaktions-Symbole für die meistgenutzten Elemente. Direkt vom Board aus weiterklicken.

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Einen Deal bearbeiten

1. Aus der Liste: Fahren Sie mit der Maus über die Karte und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Oder von der Detailseite: Klicken Sie rechts oben auf Edit (oder Cmd+E / Ctrl+E).
2. Ändern Sie Felder. Deal type bleibt gesperrt, Contacts verwalten Sie über den Tab Contact Info.
3. Drücken Sie Cmd+S / Ctrl+S oder klicken Sie auf Update.

Nicht gespeicherte Änderungen

Das Wegnavigieren mit offenen Änderungen gibt eine Warnung. Esc schließt das Panel ohne Speichern.

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Deals importieren

Verfügbar für Admins. Öffnen Sie das Add deal-Dropdown rechts oben und wählen Sie Import.

1. Upload CSV/spreadsheet.
2. Spalten zuordnen zu Tesoro-Feldern.
3. Verify & Import.

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Deals löschen

Typ	Auswirkung
Soft delete	Nicht sichtbar in Listen. Innerhalb des Zeitraums in Settings wiederherstellbar.
Hard delete	Permanent. Alle verknüpften Daten weg, nicht wiederherstellbar.

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Tastenkürzel

Taste	Aktion
Cmd+Shift+K / Ctrl+Shift+K	Neues Deal-Formular öffnen
Cmd+S / Ctrl+S	Speichern
Esc	Panel ohne Speichern schließen
Cmd+E / Ctrl+E	Bearbeitungsmodus auf der Detailseite

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Häufige Fehler

“Deal type cannot be changed”

Sie haben versucht, den Typ eines bestehenden Deals zu ändern. Das ist nicht erlaubt. Löschen Sie den Deal und legen Sie einen neuen mit dem richtigen Typ an.

“A deal must have at least one approved property before it can commit to it”

Ein Buy- oder Rent-Deal in eine Stage, die die Immobilie festlegt, ohne Approved-Immobilie. Gehen Sie auf den Tab Properties, setzen Sie eine Immobilie auf Approved und versuchen Sie es erneut.

“A new deal cannot start here. Start it on one of: …”

Sie haben versucht, einen neuen Buy- oder Rent-Deal in einer Stage zu beginnen, die die Immobilie festlegt, oder in Won oder Lost. Wählen Sie eine der Stages, die in der Meldung stehen.

Das Abschlussdatum wird nicht akzeptiert

Die Closing date muss in der Zukunft liegen. Wählen Sie ein Datum nach heute.

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Nächster Schritt

Pipeline-Stages und das Deal-BoardDas Board, die Spalten und die Karten, die orange oder rot werden.

Rotting: Deals, die Aufmerksamkeit brauchenDer Score in Deal Details, die Erklärung pro Punkt und einen Deal pausieren.