Rotting: Deals, die Aufmerksamkeit brauchen
Ein Deal geht selten durch einen einzigen großen Fehler verloren. Meistens verstummt er: Sie rufen ein paar Wochen nicht an, es steht kein nächster Termin an, und der Kunde wählt ein anderes Büro. Ab Version 1.30.0 behält Tesoro dies für Sie im Blick mit dem Rotting-Score.
„Rotting“ ist Englisch für „verrotten“. Ein Deal, der „verrottet“, liegt still und droht verloren zu gehen. Der Score reicht von 0 (gesund) bis 100 (der Deal liegt schon lange still). So sehen Sie auf einen Blick, welche Deals Sie heute anpacken müssen.
Wann ist das relevant?
Abschnitt betitelt „Wann ist das relevant?“- Sie möchten jeden Morgen wissen, welche Kunden Sie anrufen müssen
- Sie haben viele laufende Deals und verlieren den Überblick
- Ein Deal steht bewusst kurz still, zum Beispiel weil der Kunde im Urlaub ist
- Sie sind Administrator und möchten festlegen, wie streng Tesoro Deals bewertet
Die drei Stufen
Abschnitt betitelt „Die drei Stufen“| Score | Stufe in Tesoro | Was es bedeutet |
|---|---|---|
| 0 bis 39 | Healthy | Der Deal läuft. Sie müssen nichts tun. |
| 40 bis 69 | Needs attention | Es beginnt etwas zu stocken. Planen Sie einen nächsten Schritt. |
| 70 bis 100 | Rotting | Der Deal liegt still. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf. |
Auf dem Deal-Board sehen Sie bei diesen Deals ein Warndreieck auf der Karte: orange bei Needs attention, rot bei Rotting. Gesunde Deals bekommen kein Dreieck. Bewegen Sie die Maus über das Dreieck, sehen Sie den Score und die Gründe, zum Beispiel Rotting 55 — No next step planned · No contact for 7 days.
Mit dem Button Needs attention über dem Board sehen Sie nur diese Deals, die schlechtesten oben. Mehr über das Board lesen Sie in Pipeline-Stages und das Deal-Board.
Worauf achtet der Score?
Abschnitt betitelt „Worauf achtet der Score?“Tesoro betrachtet fünf Punkte. Jeder Punkt addiert eine bestimmte Anzahl Punkte zum Score.
| Punkt in Tesoro | Frage | Wann zählt er mit? |
|---|---|---|
| Next step | Ist ein nächster Schritt geplant? | Es steht kein zukünftiger Termin, geplantes Telefonat oder eine Aufgabe vom Typ Contact oder Follow-up am Deal. |
| Recent contact | Hatten Sie kürzlich Kontakt? | Je länger Ihr letztes Gespräch, Ihre WhatsApp-Nachricht oder E-Mail zurückliegt, desto mehr Punkte. |
| Time in status | Bewegt sich der Deal noch? | Der Deal steht schon eine Anzahl Werktage in derselben Stage. Je näher am Maximum dieser Stage, desto mehr Punkte. |
| Open actions | Sind Aufgaben oder Gespräche überfällig? | Eine offene Aufgabe oder ein geplantes Gespräch am Deal ist überfällig. |
| Closing date | Ist das Abschlussdatum überschritten? | Das Abschlussdatum ist überschritten und der Kontakt ist verstummt. |
Next step: ein nächster Schritt
Abschnitt betitelt „Next step: ein nächster Schritt“Dies wiegt am schwersten. Ein Deal bleibt gesund, solange etwas mit dem Kunden geplant ist. Das kann sein:
- ein Termin (Meeting) am Deal in der Zukunft
- ein geplantes Telefonat, zum Beispiel ein Rückruftermin
- eine Aufgabe am Deal vom Typ Contact oder Follow-up
Eine Aufgabe vom Typ Research oder Admin zählt hier nicht mit. Recherchearbeit im Büro ist nützlich, aber der Kunde merkt nichts davon. Wie Sie den Aufgabentyp wählen, lesen Sie in Termine und Aufgaben.
Recent contact: der letzte Kontakt
Abschnitt betitelt „Recent contact: der letzte Kontakt“Tesoro zählt echte Kontaktmomente mit dem Kunden:
- Telefonate, die stattgefunden haben
- WhatsApp-Nachrichten, sowohl von Ihnen als auch vom Kunden
- E-Mails mit den Kontakten des Deals
Eine Notiz oder eine Büroaufgabe zählt hier nicht als Kontakt. Die Anzahl der Punkte wächst mit der Anzahl der Tage seit dem letzten Kontakt. Nach dem eingestellten Zeitraum (standardmäßig 14 Tage) zählt dieser Punkt vollständig mit.
Haben Sie noch nie einen Kontakt erfasst? Dann zählt dieser Punkt nicht mit. Sie erhalten dann aber einen Hinweis im Erklärungs-Panel: Erfassen Sie Ihren Kontakt, damit der Score stimmt.
Time in status: zu lange in derselben Stage
Abschnitt betitelt „Time in status: zu lange in derselben Stage“Hat eine Stage eine maximale Anzahl Tage, zählt Tesoro die Werktage (Montag bis Freitag), die der Deal in dieser Stage steht. Je näher am Maximum, desto mehr Punkte. Die ersten Tage zählen noch nicht mit. Dieses Minimum legt ein Administrator unter Settings > Deal Settings bei Minimum days fest (standardmäßig 3).
Hat die Stage kein Maximum, zählt dieser Punkt nicht mit. Das Maximum pro Stage legt ein Administrator fest. Siehe Pipelines einstellen.
Open actions: überfällige Aufgaben und Gespräche
Abschnitt betitelt „Open actions: überfällige Aufgaben und Gespräche“Steht am Deal eine offene Aufgabe oder ein geplantes Gespräch, dessen Datum überschritten ist? Dann zählt dies mit. Hier zählt jede offene Aufgabe, unabhängig vom Typ.
Closing date: Abschlussdatum überschritten
Abschnitt betitelt „Closing date: Abschlussdatum überschritten“Ist das Abschlussdatum des Deals überschritten und der Kontakt verstummt, kommen zusätzliche Punkte hinzu:
| Abschlussdatum überschritten | Zusätzliche Punkte |
|---|---|
| Weniger als 30 Tage | 3 |
| 30 bis 180 Tage | 5 |
| 180 Tage oder mehr | 10 |
Haben Sie noch kürzlich Kontakt mit dem Kunden? Dann zählt ein überschrittenes Abschlussdatum nicht mit. Tesoro geht dann davon aus, dass Sie es mit dem Kunden besprechen.
Welche Deals bekommen keinen Score?
Abschnitt betitelt „Welche Deals bekommen keinen Score?“- Gewonnene und verlorene Deals. Diese sind abgeschlossen.
- Deals in einer Stage, die die Immobilie festlegt, wie Reservation oder eine Vertragsphase. Ab diesem Moment läuft der Prozess beim Notar und beim Kunden, und der Score zählt nicht mehr. Welche Stages das sind, sehen Sie bei Was bedeutet „Commits the property“?.
- Deals in einer Co-Broker-Pipeline. Dort pflegt das Partnerbüro den Kontakt zum Kunden. Siehe Co-Broker-Deals.
Der Score auf der Deal-Seite
Abschnitt betitelt „Der Score auf der Deal-Seite“Auf der Deal-Seite steht der Score im Block Deal Details, rechts neben dem Titel. Sie sehen Rotting score mit der Zahl dahinter. Die Farbe gehört zur Stufe: grün, orange oder rot.
Klicken Sie auf den Score. Es öffnet sich ein Panel Why this score. Klicken Sie im Board auf das Dreieck einer Karte, öffnet sich dasselbe Panel.
Das Panel zeigt:
-
Oben der Score mit der Stufe (Healthy, Needs attention oder Rotting) und der Erklärung 0 = healthy · 100 = rotting.
-
How this score is built up. Eine Zeile pro Punkt: Next step, Recent contact, Time in status, Open actions und Closing date. Vor jeder Zeile steht ein kleiner Kreis:
- grün: dieser Punkt hält den Deal gesund
- rot: dieser Punkt erhöht den Score, mit der Punktzahl rechts (zum Beispiel +40)
- grau: dieser Punkt zählt nicht mit, zum Beispiel weil kein Abschlussdatum vorhanden ist
-
Tip. Ist noch kein einziger Kontaktmoment am Deal erfasst, bittet Tesoro Sie, Ihren Kontakt zu erfassen.
-
Pause rotting for this deal. Der Button unten. Siehe unten.
Einen Deal vorübergehend pausieren
Abschnitt betitelt „Einen Deal vorübergehend pausieren“Manchmal steht ein Deal zu Recht still. Der Käufer ist einen Monat im Urlaub oder wartet auf die Hypothek. Dann möchten Sie nicht jeden Tag eine Warnung sehen. Dafür pausieren Sie den Score.
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Öffnen Sie den Deal und klicken Sie auf den Rotting score in Deal Details. Oder klicken Sie im Board auf das Dreieck der Karte.
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Klicken Sie unten im Panel auf Pause rotting for this deal.
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Geben Sie bei Reason an, warum der Deal stillsteht. Dieses Feld ist Pflicht. Zum Beispiel: Kunde bis Ende August im Urlaub.
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Wählen Sie bei Pause for, wie lange: 1 week, 2 weeks oder 1 month. Standardmäßig ist 1 month ausgewählt.
-
Klicken Sie auf Pause rotting.
Solange die Pause läuft:
- zeigt das Board ein Pause-Symbol auf der Karte statt des Dreiecks
- steht oben im Panel Rotting paused, mit dem Enddatum, dem Grund und wer die Pause eingerichtet hat
- steht die Pause in der Timeline des Deals, mit dem Grund
Eine Pause ändern oder beenden
Abschnitt betitelt „Eine Pause ändern oder beenden“Öffnen Sie das Panel und klicken Sie auf Change pause. Im Fenster Manage the pause wählen Sie:
- Update pause: einen anderen Grund oder eine andere Dauer
- Unpause: die Pause beenden, der Deal zählt sofort wieder mit
Auch das Beenden einer Pause erscheint in der Timeline.
Wann wird der Score aktualisiert?
Abschnitt betitelt „Wann wird der Score aktualisiert?“- Sofort, wenn sich etwas ändert: Sie protokollieren ein Gespräch, Sie senden oder empfangen eine E-Mail oder WhatsApp-Nachricht, oder Sie planen bzw. erledigen eine Aufgabe oder einen Termin.
- Jede Nacht berechnet Tesoro alle Scores neu. Die Zeit läuft nämlich weiter: ohne Kontakt steigt der Score jeden Tag weiter an.
Einstellungen für Administratoren
Abschnitt betitelt „Einstellungen für Administratoren“Ein Administrator legt fest, wie streng Tesoro Deals bewertet. Gehen Sie zu Settings > Deal Settings und öffnen Sie den Tab Rotting.
Rotting sensitivity: ein Profil wählen
Abschnitt betitelt „Rotting sensitivity: ein Profil wählen“| Profil | Für wen |
|---|---|
| Relaxed | Lange Verläufe, wie Neubau oder Investitionen. Tesoro warnt erst, wenn ein Deal wirklich lange stillliegt. |
| Standard (Recommended) | Die meisten Büros. Tesoro warnt, wenn ein paar Dinge gleichzeitig schiefgehen. |
| Strict | Ein schneller Markt und heiße Käufer. Tesoro warnt schon beim ersten Anzeichen. |
Unter What Tesoro looks at sehen Sie die drei Fragen, in denen sich die Profile unterscheiden, mit der Angabe, wie schwer jede zählt (Counts high, Counts medium oder Counts low):
| Frage | Welcher Punkt gehört dazu |
|---|---|
| Did you have contact? | Recent contact |
| Is the deal still moving? | Time in status |
| Do you have a plan? | Next step und Open actions |
Darunter sehen Sie drei Beispiel-Deals. Wählen Sie ein anderes Profil, sehen Sie sofort, wie dieses Profil diese Deals bewerten würde.
Adjust it yourself: selbst verteilen
Abschnitt betitelt „Adjust it yourself: selbst verteilen“Passt kein Profil? Klicken Sie auf Adjust it yourself. Sie verteilen dann selbst 100 % auf die drei Fragen mit Schiebereglern. Setzen Sie eine Frage höher, gehen die anderen beiden zusammen nach unten. Die drei ergeben immer zusammen 100 %.
Rotting: communication window
Abschnitt betitelt „Rotting: communication window“Hier stellen Sie ein, nach wie vielen Tagen ohne Kontakt ein Deal als „kalt“ gilt. Sie wählen eine Zahl von 1 bis 365. Standardmäßig sind das 14 Tage.
Klicken Sie auf Save, um die Einstellungen zu speichern.
Häufig gestellte Fragen
Abschnitt betitelt „Häufig gestellte Fragen“Mein Deal steht bei rund 40, obwohl ich gestern noch telefoniert habe. Wie kann das sein?
Abschnitt betitelt „Mein Deal steht bei rund 40, obwohl ich gestern noch telefoniert habe. Wie kann das sein?“Wahrscheinlich ist kein nächster Schritt geplant. Dieser Punkt wiegt am schwersten. Planen Sie einen Termin, einen Rückrufzeitpunkt oder eine Aufgabe vom Typ Contact oder Follow-up. Der Score sinkt dann sofort.
Ich habe eine Aufgabe geplant, aber der Score bleibt hoch.
Abschnitt betitelt „Ich habe eine Aufgabe geplant, aber der Score bleibt hoch.“Prüfen Sie den Aufgabentyp. Nur Aufgaben vom Typ Contact und Follow-up zählen als nächster Schritt. Eine Aufgabe vom Typ Research oder Admin zählt nicht. Ist die Aufgabe bereits überfällig, zählt sie gerade als überfällige Aktion.
Ich habe mit dem Kunden außerhalb von Tesoro gesprochen.
Abschnitt betitelt „Ich habe mit dem Kunden außerhalb von Tesoro gesprochen.“Erfassen Sie das Gespräch in Tesoro, zum Beispiel als protokolliertes Gespräch. Tesoro kann nur mitzählen, was im Deal steht.
Kann ich den Score für einen Deal dauerhaft ausschalten?
Abschnitt betitelt „Kann ich den Score für einen Deal dauerhaft ausschalten?“Nein. Eine Pause dauert maximal drei Monate. Danach können Sie erneut pausieren, mit einem neuen Grund.
Warum hat mein Co-Broker-Deal keinen Score?
Abschnitt betitelt „Warum hat mein Co-Broker-Deal keinen Score?“Bei einem Co-Broker-Deal pflegt das Partnerbüro den Kontakt zum Kunden. Sie können diesen Kontakt nicht selbst aufbauen, daher berechnet Tesoro dafür keinen Score.