Pipelines einrichten
Ab Version 1.30.0 bestimmt Ihr Büro selbst, welche Schritte ein Deal durchläuft. Eine solche Abfolge von Schritten heißt Pipeline. Jeder Schritt ist eine Stage: eine Spalte auf dem Deal-Board. Sie können mehrere Pipelines haben, zum Beispiel eine für Käufer, eine für Verkäufer und eine für Neubau.
Dieser Artikel ist für Administratoren (Admins). Nur sie sehen Settings > Pipelines. Wie Sie als Makler täglich mit Stages und dem Board arbeiten, lesen Sie in Pipeline-Stages und das Deal-Board.
Wann verwenden Sie dies?
Abschnitt betitelt „Wann verwenden Sie dies?“- Ihr Büro arbeitet mit anderen Schritten als dem Standard von Tesoro
- Sie möchten eine separate Pipeline für einen eigenen Workflow, wie Neubau oder Vermietung
- Sie möchten über eine Co-broker-Pipeline mit einem anderen Maklerbüro zusammenarbeiten
- Sie möchten, dass ein Deal orange oder rot wird, wenn er zu lange in einer Stage steht
Die Übersicht Ihrer Pipelines
Abschnitt betitelt „Die Übersicht Ihrer Pipelines“Gehen Sie zu Settings (das Zahnrad oben rechts) und wählen Sie im linken Menü Pipelines.
Pro Pipeline sehen Sie:
| Bestandteil | Bedeutung |
|---|---|
| Standard | Eine Pipeline, die Tesoro für Sie vorbereitet hat. Name und Stages sind festgelegt. |
| Default | Die bevorzugte Pipeline. Tesoro wählt diese, wenn mehrere Pipelines zu einem Deal-Typ passen. |
| Co-broker | Eine Pipeline für die Zusammenarbeit mit einem anderen Büro. |
| Hidden | Die Pipeline ist verborgen. Sie erscheint nicht in den Auswahllisten für neue Deals und nicht auf dem Board. |
| Buy / Rent / Sell / Rent out | Die Deal-Typen (Client types), für die die Pipeline gedacht ist. |
| … deals | Wie viele Deals sich aktuell in dieser Pipeline befinden. |
| … stages | Wie viele Stages die Pipeline hat. |
Oben rechts steht die Gesamtzahl der Deals Ihres Büros. Befinden sich Deals außerhalb jeder Pipeline, sehen Sie eine rote Meldung … without pipeline.
Die Pipelines, die Sie bereits haben
Abschnitt betitelt „Die Pipelines, die Sie bereits haben“Jedes Büro erhält drei vorbereitete Pipelines. Die Namen können in der Sprache vorliegen, in der Ihr Tesoro-Konto erstellt wurde. Nachfolgend die englischen Namen.
Buyer pipeline (Standard, Default)
Abschnitt betitelt „Buyer pipeline (Standard, Default)“Für Buy und Rent. Neun Stages:
| Phase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Knowing Property, First Visit, Multiple Visits |
| Negotiation | Offer, Reservation |
| Closing | 10% Contract, Signing DEED |
| Outcome | Won, Lost |
Seller pipeline (Standard)
Abschnitt betitelt „Seller pipeline (Standard)“Für Sell und Rent out. Acht Stages:
| Phase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Mandate, Online |
| Negotiation | Visits, Offer, Reservation |
| Closing | Deposit |
| Outcome | Won, Lost |
Co-broker pipeline (versteckt)
Abschnitt betitelt „Co-broker pipeline (versteckt)“Für Buy und Rent, mit aktivierter External collaboration (co-broker). Diese Pipeline ist versteckt, bis Sie sie sichtbar machen. Sie ist nicht Standard, daher dürfen Sie sie anpassen.
| Phase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Registered, Proposed |
| Negotiation | Visit, Negotiation |
| Outcome | Won, Lost |
Mehr über die Zusammenarbeit mit einem anderen Büro lesen Sie in Co-broker-Deals.
Die vier Phasen
Abschnitt betitelt „Die vier Phasen“Jede Stage gehört zu einer von vier festen Phasen. Die Phasen sind für alle gleich und ändern sich nicht. Sie geben dem Board eine feste Reihenfolge, auch wenn Sie eigene Stages erstellen.
| Phase | Wo der Deal steht |
|---|---|
| Orientation | Der Kunde orientiert sich: Kennenlernen, Besichtigung, Mandat. |
| Negotiation | Es wird verhandelt: Angebot, Gegenangebot, Reservierung. |
| Closing | Der Abschluss: Vertrag, Anzahlung, Urkunde. |
| Outcome | Das Ende: Won (gewonnen) oder Lost (verloren). |
Jede Pipeline hat immer mindestens eine Won-Stage und eine Lost-Stage. Ohne diese beiden können Sie nicht speichern. Sie sehen dann: “A pipeline needs at least one Won and one Lost outcome.”
Auf dem Deal-Board können Sie mit All pipelines die Deals all Ihrer Pipelines zusammen ansehen, gruppiert nach Phase. Siehe Pipeline-Stages und das Deal-Board.
Eine Pipeline hinzufügen
Abschnitt betitelt „Eine Pipeline hinzufügen“-
Gehen Sie zu Settings > Pipelines und klicken Sie auf Add pipeline.
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Geben Sie der Pipeline einen Name. Tesoro füllt bereits “New pipeline” ein. Ersetzen Sie das durch Ihren eigenen Namen.
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Wählen Sie bei Client types, für welche Deal-Typen die Pipeline gedacht ist: Buy, Rent, Sell und/oder Rent out. Nur Deals dieser Typen können sich in dieser Pipeline befinden.
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Sie beginnen mit drei Stages: “New status” in Orientation, sowie Won und Lost in Outcome. Passen Sie die Namen an und fügen Sie Stages hinzu (siehe unten).
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Klicken Sie oben rechts auf Save. Sie sehen “Pipeline created successfully” und gelangen zurück zur Übersicht.
Eine Pipeline duplizieren
Abschnitt betitelt „Eine Pipeline duplizieren“Der schnellste Weg, eine eigene Pipeline zu erstellen, ist das Kopieren einer bestehenden.
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Klicken Sie in der Übersicht auf Duplicate neben der Pipeline, die Sie kopieren möchten.
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Tesoro erstellt sofort eine Kopie mit “(copy)” hinter dem Namen. Sie sehen “Pipeline created successfully”.
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Klicken Sie bei der Kopie auf Edit und passen Sie Name, Deal-Typen und Stages an.
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Klicken Sie auf Save.
Die Kopie ist nie Standard und nie Default. Sie können sie daher frei anpassen, auch wenn Sie eine Standard-Pipeline kopiert haben. Die Kopie ist sofort sichtbar. Benötigen Sie die Kopie nicht? Löschen Sie sie dann, oder aktivieren Sie Hidden.
Stages einteilen
Abschnitt betitelt „Stages einteilen“Klicken Sie bei einer Pipeline auf Edit. Unter Stages sehen Sie vier Blöcke: einen pro Phase.
Bei einer Standard-Pipeline, wie der Buyer pipeline, sind dieselben Felder grau und gesperrt.
Was Sie pro Stage einstellen
Abschnitt betitelt „Was Sie pro Stage einstellen“| Feld | Was es bewirkt |
|---|---|
| Label | Der Name der Stage. Diesen Namen sehen Sie als Spaltenkopf auf dem Board. |
| Colour | Die Farbe der Stage. |
| Max days | Optional. Wie viele Arbeitstage ein Deal in dieser Stage stehen darf. Bei 80 % wird die Deal-Karte orange, sobald das Limit erreicht ist, rot. Leer lassen bedeutet: kein Limit. |
| Commits the property | Anhaken, wenn ein Deal in dieser Stage die Immobilie festlegt, wie bei einer Reservierung. Siehe Was bedeutet “Commits the property”? |
Max days zählt nur Arbeitstage (Montag bis Freitag). Wann eine Karte orange oder rot wird, stellen Sie bei Settings > Deal Settings unter Stage time-limit colouring ein. Siehe Pipeline-Stages und das Deal-Board.
Stages hinzufügen, verschieben und löschen
Abschnitt betitelt „Stages hinzufügen, verschieben und löschen“- Hinzufügen: Klicken Sie unter einer Phase auf Add stage. Die neue Stage erhält die Farbe der Stage darüber.
- Verschieben: Packen Sie eine Stage am Griff links (die Punkte) und ziehen Sie sie nach oben, unten oder in eine andere Phase.
- Löschen: Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol rechts neben der Stage.
- Zusätzliches Ergebnis: Klicken Sie im Block Outcome auf Add outcome. So erstellen Sie zum Beispiel eine zweite Lost-Stage “Storniert”. Bei jedem Ergebnis wählen Sie unter Outcome, ob es Won oder Lost ist.
Klicken Sie nach jeder Änderung auf Save. Erst dann werden die Änderungen gespeichert.
Eine Stage löschen, die noch Deals enthält
Abschnitt betitelt „Eine Stage löschen, die noch Deals enthält“Befinden sich noch Deals in der Stage, die Sie löschen, können Sie nicht einfach speichern. Tesoro fragt zuerst, wohin diese Deals sollen:
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Löschen Sie die Stage und klicken Sie auf Save.
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Das Fenster Move deals before removing a status öffnet sich.
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Wählen Sie bei Move deals to status eine andere Stage derselben Pipeline. Sie können nur aus bestehenden Stages wählen, die nicht Won oder Lost sind.
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Klicken Sie auf Move & remove. Tesoro verschiebt die Deals und entfernt die Stage. Sie sehen, wie viele Deals verschoben wurden.
Gibt es keine andere Stage, in die Sie verschieben können, sehen Sie eine Meldung und Tesoro speichert nichts.
Einstellungen der gesamten Pipeline
Abschnitt betitelt „Einstellungen der gesamten Pipeline“Oben im Editor stehen Einstellungen, die für die gesamte Pipeline gelten.
| Feld | Was es bewirkt |
|---|---|
| Name | Der Name der Pipeline. |
| Client types | Für welche Deal-Typen die Pipeline ist. |
| Rotting window (days) | Nach wie vielen Tagen ohne Kontakt der Punkt Recent contact des Rotting-Score vollständig zählt. Leer = die Einstellung Ihres Büros. |
| Rotting sensitivity | Wie streng Deals in dieser Pipeline bewertet werden. Company default = die Einstellung Ihres Büros. |
| External collaboration (co-broker) | Aktiviert für eine Pipeline zur Zusammenarbeit mit einem anderen Büro. Der Rotting-Score ist dann für Deals in dieser Pipeline deaktiviert. |
| Hidden | Verbirgt die Pipeline. Siehe unten. |
Was der Rotting-Score ist und wie Sie ihn einstellen, lesen Sie in Rotting: Deals, die Aufmerksamkeit brauchen.
Eine Pipeline verbergen
Abschnitt betitelt „Eine Pipeline verbergen“Eine verborgene Pipeline erscheint nicht mehr in der Auswahlliste Pipeline bei einem neuen Deal und nicht in der Pipeline-Auswahl auf dem Board. Die Pipeline und ihre Einstellungen bleiben erhalten. Sie können sie später wieder sichtbar machen.
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Klicken Sie bei der Pipeline auf Edit.
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Aktivieren Sie Hidden und klicken Sie auf Save.
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Befinden sich noch Deals in der Pipeline? Dann öffnet sich das Fenster Move deals before hiding. Wählen Sie bei Move deals to eine sichtbare Pipeline für denselben Deal-Typ.
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Klicken Sie auf Move & hide. Tesoro verschiebt die Deals und verbirgt die Pipeline.
Beim Verschieben in eine andere Pipeline sucht Tesoro für jeden Deal die am besten passende Stage. Zuerst eine Stage mit demselben Namen. Andernfalls eine Stage in derselben Phase, an einer vergleichbaren Stelle. Ein gewonnener Deal bleibt gewonnen und ein verlorener Deal bleibt verloren.
Eine Pipeline löschen
Abschnitt betitelt „Eine Pipeline löschen“Unten im Editor steht der rote Block Delete pipeline. Das Löschen ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Sie können eine Pipeline nur löschen, wenn:
- es keine Standard-Pipeline ist (andernfalls: “Standard pipelines can’t be deleted.”)
- es nicht die Default-Pipeline ist (andernfalls: “The default pipeline can’t be deleted.”)
- sich keine Deals mehr darin befinden (andernfalls: “This pipeline still has deals. Move them to another pipeline first.”)
Trifft einer dieser drei Punkte zu? Dann ist die Schaltfläche Delete grau und der Grund steht im Block Delete pipeline.
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Öffnen Sie die Pipeline mit Edit und scrollen Sie zu Delete pipeline.
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Klicken Sie auf Delete.
-
Prüfen Sie den Namen im Bestätigungsfenster und klicken Sie erneut auf Delete.
Welche Pipeline bekommt einen neuen Deal?
Abschnitt betitelt „Welche Pipeline bekommt einen neuen Deal?“Jeder neue Deal landet in einer Pipeline und in einer Stage.
Bei Add deal. Das Feld Pipeline ist bereits ausgefüllt. Tesoro zeigt nur sichtbare Pipelines, die zum Deal-Typ passen. Passt die Default-Pipeline, dann steht diese dort. Andernfalls steht die erste passende Pipeline dort. Sie können selbst eine andere wählen. Im Feld Status wählen Sie danach eine Stage dieser Pipeline.
Mit dem + auf dem Board. Der Deal landet in der Pipeline und der Stage, in der Sie auf + geklickt haben.
Beim Umwandeln eines Leads. Dabei wählen Sie keine Pipeline. Tesoro wählt selbst, basierend auf dem Deal-Typ:
- Passt eine Pipeline zum Deal-Typ? Dann diese.
- Passen mehrere? Dann die Default-Pipeline. Ist diese nicht dabei, dann die Pipeline, die zuerst erstellt wurde.
- Sichtbare Pipelines gehen verborgenen Pipelines vor.
- Eine Co-broker-Pipeline wird nie automatisch gewählt. Dafür wählen Sie immer selbst.
Der Deal startet in der ersten Stage dieser Pipeline.
Keine Pipeline für diesen Deal-Typ
Abschnitt betitelt „Keine Pipeline für diesen Deal-Typ“Hat Ihr Büro keine einzige Pipeline für den Deal-Typ, kann Tesoro den Deal nicht speichern. Sie sehen dann:
“This company has no pipeline serving this deal type. Create one, or run the pipeline seed for this company.”
Erstellen Sie in diesem Fall eine Pipeline mit diesem Deal-Typ bei Client types, oder wenden Sie sich an den Tesoro-Support.
Was bedeutet “Commits the property”?
Abschnitt betitelt „Was bedeutet “Commits the property”?“Mit Commits the property geben Sie an: Ab dieser Stage hat der Deal die Immobilie festgelegt. Denken Sie an eine Reservierung, einen Vertrag oder eine Anzahlung. Tesoro verwendet dies an drei Stellen:
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Kein Doppelverkauf. Eine Immobilie kann nur von einem Deal gleichzeitig festgelegt werden. Versucht ein zweiter Deal, dieselbe Immobilie festzulegen, lehnt Tesoro das ab. Sie sehen dann: “Double-sale guard: deal “…” (…) is already committed to this property. Resolve that deal first, or override explicitly with a reason.“ Die Meldung nennt den anderen Deal und dessen Eigentümer.
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Zuerst eine genehmigte Immobilie. Ein Buy- oder Rent-Deal kann erst in eine solche Stage gelangen, wenn mindestens eine Immobilie auf Approved steht. Andernfalls sehen Sie: “A deal must have at least one approved property before it can commit to it.” Für Sell- und Rent out-Deals gilt diese Regel nicht.
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Keine automatische Vorauswahl mehr. Tesoro schlägt für diesen Deal keine neuen Immobilien mehr automatisch vor. Der Käufer hat die Immobilie schließlich gewählt.
Ein neuer Buy- oder Rent-Deal darf nicht in einer Stage starten, die die Immobilie festlegt, und auch nicht in Won oder Lost. Sie sehen dann: “A new deal cannot start here. Start it on one of: …”, mit den Stages, in denen es erlaubt ist.
In den Standard-Pipelines legen diese Stages die Immobilie fest: Reservation, 10% Contract, Signing DEED, Deposit und Won. Offer tut das nicht: Bei einem Angebot kann ein anderer Käufer noch ein Angebot abgeben.
Häufig gestellte Fragen
Abschnitt betitelt „Häufig gestellte Fragen“Wer kann Pipelines anpassen?
Abschnitt betitelt „Wer kann Pipelines anpassen?“Nur Benutzer mit der Rolle Admin. Andere Benutzer sehen Pipelines nicht in Settings.
Warum kann ich die Buyer pipeline nicht anpassen?
Abschnitt betitelt „Warum kann ich die Buyer pipeline nicht anpassen?“Es ist eine Standard-Pipeline. Name, Deal-Typen und Stages sind festgelegt. Sie können sie verbergen oder mit Duplicate eine anpassbare Kopie erstellen.
Kann ich die Default-Pipeline selbst wählen?
Abschnitt betitelt „Kann ich die Default-Pipeline selbst wählen?“Nein, nicht in diesem Bildschirm. Die Default-Pipeline ist zu Beginn die Buyer pipeline. Eine Kopie wird nie Default.
Was passiert mit meinen Deals, wenn ich eine Stage umbenenne?
Abschnitt betitelt „Was passiert mit meinen Deals, wenn ich eine Stage umbenenne?“Nichts. Die Deals bleiben in derselben Stage stehen. Nur der Name auf dem Board ändert sich.
Ich brauche die Co-broker pipeline. Wo ist sie?
Abschnitt betitelt „Ich brauche die Co-broker pipeline. Wo ist sie?“Sie ist standardmäßig verborgen. Öffnen Sie sie über Edit, deaktivieren Sie Hidden und klicken Sie auf Save. Siehe auch Co-broker-Deals.
Warum geht die Schaltfläche Delete nicht?
Abschnitt betitelt „Warum geht die Schaltfläche Delete nicht?“Im Block Delete pipeline steht der Grund: Es ist eine Standard-Pipeline, die Default-Pipeline, oder es befinden sich noch Deals darin. Verschieben Sie die Deals zuerst (zum Beispiel über Hidden und Move & hide) oder wählen Sie das Verbergen.