Bulkaktionen: mehrere Datensätze gleichzeitig aktualisieren

Ein Feld bei einer einzigen Immobilie zu ändern ist ein Klick. Bei fünfzig Immobilien wird es zur Arbeit. Bulkaktionen erledigen diese fünfzig in einem Schritt. Welche Bulkaktionen verfügbar sind, unterscheidet sich je nach Entität. Immobilien haben das umfangreichste Paket.

Wann verwenden Sie dies?

30 Leads eine Kampagnen-E-Mail senden
50 Immobilien gleichzeitig eine Statusänderung geben
Allen Unternehmen aus einer Region auf einmal eine neue Preferred communication zuweisen
40 Immobilienbeschreibungen gleichzeitig durch AI übersetzen lassen
25 Immobilien in einer Aktion auf einem MLS-Portal veröffentlichen

Wie es funktioniert: drei Schritte

Öffnen Sie die Listenansicht von Properties, Deals, Relations, Projects, Contacts oder Leads. Bei Deals: Schalten Sie zuerst in die Tabellenansicht um (Symbol rechts oben), Deals öffnet standardmäßig im Kanban.
Markieren Sie Datensätze über die Kontrollkästchen links. Das Kontrollkästchen in der Spaltenkopfzeile wählt die gesamte sichtbare Seite aus.
Die Bulkaktions-Werkzeugleiste erscheint über der Tabelle, sobald ein oder mehrere Datensätze ausgewählt sind. Welche Schaltflächen Sie sehen, hängt von der Entität ab (siehe unten pro Entität). Die Anzahl steht in Klammern in jeder Schaltfläche, zum Beispiel Mass Edit (20).

Verfügbar pro Entität

Welche Bulkaktionen erscheinen, unterscheidet sich je nach Übersicht. Die folgende Tabelle wurde am 23.05.2026 im Live-CRM validiert.

Entität	AI	Mass Edit	Actions	Mass email	Delete
Properties	✓	✓	✓	.	✓ (soft + Undo)
Deals	.	✓	.	✓	.
Relations	.	✓	.	✓	✓ (hard)
Projects	.	✓	.	.	.
Contacts	.	✓	.	✓	.
Leads	.	✓	.	✓	.

Properties: vier Bulkaktion-Schaltflächen

Properties-Liste mit 20 ausgewählten Immobilien. Bulkaktions-Werkzeugleiste zeigt vier Schaltflächen: AI (20), Mass Edit (20), Actions (20), Delete (20). — Nach der Auswahl erscheinen vier Schaltflächen: AI, Mass Edit, Actions und Delete.

Klicken Sie auf Mass Edit (n). Ein Dialog öffnet sich mit einer Select field-Dropdown-Liste.

Mass Edit-Dialog für Immobilien mit geöffneter Dropdown: Status, Interest status, Show on website, Labels, Location, Assign to, Tag, Province. — Die Mass Edit-Dropdown für Immobilien zeigt acht Felder, in Sentence-Case.

Acht Felder verfügbar:

Feld im CRM	Beschreibung
Status	Draft, Active, Sold, Rented, Under Offer, …
Interest status	Interested / Not interested
Show on website	Ein / Aus
Labels	Workflow-Labels zuweisen
Location	Stadt
Assign to	Anderen Makler als Eigentümer
Tag	Hashtags hinzufügen (additiv, bestehende bleiben)
Province	Provinz

Wählen Sie ein Feld, geben Sie den neuen Wert über die zweite Dropdown rechts ein und klicken Sie auf Save.

Klicken Sie auf Actions (n). Ein Dialog öffnet sich mit einer Select an action-Dropdown-Liste. Nicht drei separate Schaltflächen, sondern eine Dropdown mit drei Optionen:

Option im CRM	Beschreibung
MLS - Post to	Veröffentlichen Sie die Auswahl auf einem oder mehreren Portalen (Kyero, Idealista, Fotocasa, …)
MLS - Remove	Aus einem oder mehreren Portalen entfernen
Assign to deal	Verknüpfen Sie die Immobilien mit einem bestehenden Deal

Wählen Sie eine Option, ergänzen Sie und klicken Sie auf Save.

Deals: schalten Sie zuerst in die Tabellenansicht um

Deals öffnet standardmäßig im Kanban. Mit dem Tabellen-Symbol rechts oben (neben dem Kanban-Symbol) schalten Sie in die Listenansicht um, in der Kontrollkästchen und Bulkaktionen verfügbar sind.

Mass Edit
Mass email

Klicken Sie auf Mass Edit (n). Drei Felder verfügbar:

Feld im CRM	Beschreibung
Closing date	Erwartetes Abschlussdatum
Assign to	Anderer Makler
Tag	Hashtags hinzufügen

Relations: vier Felder + Mass email + Delete

Relations Mass Edit-Dialog mit Feld-Dropdown: Preferred communication, Status, Credit terms, Tag. — Mass Edit für Relations zeigt vier Felder.

Feld im CRM	Beschreibung
Preferred communication	Bevorzugter Kanal (email / phone / WhatsApp)
Status	Status der Relation
Credit terms	Zahlungsbedingungen
Tag	Hashtags hinzufügen

Projects: drei Felder

Mass Edit

Feld im CRM	Beschreibung
Availability	Verfügbarkeitsstatus
Type	Projekttyp
Tag	Hashtags hinzufügen

Kein Mass email oder Mass Delete für Projects.

Contacts und Leads: Mass Edit und Mass email

Wenn Sie Kontakte oder Leads auswählen, erscheinen die Schaltflächen Mass Edit und Mass email sowie Clear selection, um die Auswahl aufzuheben.

Kontaktliste mit einem ausgewählten Kontakt und den Schaltflächen Mass Edit, Mass email und Clear selection — Nach der Auswahl von Kontakten erscheinen Mass Edit und Mass email.

Mit Mass Edit wählen Sie unter Select field, welches Feld Sie für alle ausgewählten Datensätze ändern möchten, und daneben den neuen Wert. Klicken Sie auf Save, um die Änderung durchzuführen.

Liste	Felder in Mass Edit
Contacts	Role, Relation, Language, Assign to, Tag
Leads	Lead source, Lead stage, Lead status, Language, Assign to, Tag

Das Fenster Mass Edit mit Select field auf Role und einer zweiten Auswahlliste Select Role — Das Fenster Mass Edit bei Kontakten: links das Feld, rechts der neue Wert.

Mass email-Flow

Verfügbar für Leads, Kontakte, Deals und Relations.

Wählen Sie die Datensätze in der Liste aus.
Klicken Sie auf die orange Schaltfläche Mass email (n) in der Bulkaktions-Werkzeugleiste.
Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus der Bibliothek. Filtern Sie nach Name oder Gruppe.
Preview über die Preview-Schaltfläche; die Vorlage ist in diesem Fenster auch bearbeitbar.
Prüfen Sie die Empfänger: Anzahl + Namensliste sichtbar (bis 8, mit +N-Schaltfläche für den Rest).
Wählen Sie den Absender (welches Teammitglied sendet).
Wählen Sie den Versandzeitpunkt:
- Now: sofort senden
- Later: Datum/Uhrzeit/Zeitzone planen
Send oder Schedule.

Eine laufende Bulkaktion verfolgen und stoppen

Eine große Bulkaktion läuft im Hintergrund. Sie können in der Zwischenzeit ganz normal weiterarbeiten. Unten rechts erscheint eine kleine Fortschrittskarte mit einem Kreis, dem Status und dem Fortschritt, zum Beispiel 12/40 · 30%.

Das Panel Bulk Actions

Klicken Sie auf die Fortschrittskarte. Das Panel Bulk Actions öffnet sich, mit einer Karte pro Bulkaktion. Auf jeder Karte sehen Sie die Aktion, den Status und den Fortschritt.

Status	Bedeutung
Pending	Wartet auf den Start
Processing	Läuft gerade
Completed	Fertig
Failed	Fehlgeschlagen
Stopped	Sie haben die Aktion gestoppt

Eine Bulkaktion stoppen

Sie sehen, dass Sie die falsche Auswahl oder den falschen Wert gewählt haben? Dann stoppen Sie die Aktion, solange sie noch läuft.

Öffnen Sie das Panel Bulk Actions über die Fortschrittskarte unten rechts.
Klicken Sie auf Stop auf der Karte der Aktion. Stop sehen Sie nur bei einer Aktion mit Status Pending oder Processing.
Bestätigen Sie. Tesoro fragt: Stop this bulk action? Klicken Sie erneut auf Stop.
Der Status wird Stopped (grau). Die Aktion stoppt an dem Punkt, an dem sie war.

Eine Aktion, die bereits abgeschlossen ist (Completed oder Failed), können Sie nicht mehr stoppen. Dort gibt es dann keine Stop-Schaltfläche mehr.

Stoppen über das Bulk Action Log

Sie können auch über die Einstellungen stoppen: Settings → Bulk Actions → Bulk Action Log. Dort sehen Sie Ihre eigenen Bulkaktionen der letzten 48 Stunden.

Karte Bulk Action Log mit dem Text Overview of your bulk actions from the last 48 hours und der Meldung No bulk actions in the last 48 hours. — Settings → Bulk Action Log. Hier stehen Ihre Bulkaktionen der letzten 48 Stunden. In diesem Beispiel gibt es keine.

Bei einer laufenden Aktion klicken Sie auf das Stop-Symbol (Tooltip Stop). Danach folgt dieselbe Bestätigung.
Bei einer Aktion mit Status Completed, Failed oder Stopped öffnet das Augen-Symbol (View details) die Übersicht pro Datensatz.

Verbergen ist nicht stoppen

Auf einer Karte im Panel steht außerdem Hide (bei einer laufenden Aktion) oder Dismiss (bei einer abgeschlossenen Aktion). Diese Schaltfläche verbirgt nur die Karte. Eine laufende Aktion läuft einfach weiter und bleibt im Bulk Action Log sichtbar. Mit Dismiss all unten im Panel verbergen Sie alle Karten gleichzeitig.

Eine verborgene Karte bleibt verborgen, auch nachdem Sie die Seite neu laden.

Was passiert hinter den Kulissen

Synchron vs. asynchron

Kleine Bulks (≤ 10 Datensätze): sofort verarbeitet, Sie sehen die Bestätigung direkt
Große Property-Bulks (> 10 Immobilien): asynchron im Hintergrund, in Blöcken von 10
- Sie erhalten sofort eine Bestätigung, dass die Aufgabe gestartet wurde
- Benachrichtigung erscheint, sobald alle Blöcke fertig sind
- Erfolgs- und Fehlermeldung getrennt, Fehler sind pro Immobilie detailliert

Individuelle Verarbeitung

Bei großen Bulks werden Datensätze unabhängig verarbeitet. Ein Fehler bei Immobilie 3 stoppt nicht die übrigen Immobilien. Sie erhalten anschließend eine detaillierte Liste: was geklappt hat, was nicht, und warum.

Schreibweisen vereinheitlichen: abweichende Werte konsolidieren

Ein Ort, vier Schreibweisen. Klassischer Costa-Blanca-Ärger: Javea, Jávea, Xàbia und Javea/Xàbia stehen in Ihrem Portfolio durcheinander, spanische, valencianische und englischsprachige Varianten derselben Stadt. Oft ist es nicht einmal Ihre Schuld: XML-Feeds von Kollegen bringen ihre eigene Schreibweise mit, und diese wird eins zu eins in Ihr Portfolio übernommen. Die Folge: Filter funktionieren nicht richtig, Statistiken stimmen nicht, MLS-Portale erhalten inkonsistente Daten und Ihre Website zeigt denselben Ort vier Mal in der Städteliste.

Mit Filter + Mass Edit lösen Sie das in Sekunden. Filtern Sie auf eine abweichende Schreibweise, wählen Sie alles aus, Mass Edit auf den kanonischen Wert, speichern. Machen Sie das pro Variante und Sie sind fertig.

Wann machen Sie das?

Javea / Jávea / Xàbia / Javea/Xàbia: vier Varianten derselben Stadt durcheinander
Provinznamen variieren („Alicante“ vs. „Alacant“ vs. „ALC“)
Tags wie „luxury“ und „Luxury“ und „lux“ verweisen auf dasselbe Konzept, funktionieren aber als drei separate Tags
Ein Teammitglied hat versehentlich einen Tippfehler in 20 Immobilien gemacht

Beispiel: Javea auf eine Schreibweise bringen

Sie wählen einen kanonischen Wert, zum Beispiel Jávea (spanische Schreibweise, am häufigsten verwendet). Die anderen drei Varianten konsolidieren Sie dorthin. Machen Sie es Schritt für Schritt, eine Variante pro Durchgang.

Öffnen Sie Properties und filtern Sie auf Location = „Javea“ (ohne Akzent, die englischsprachige Variante). Nur Datensätze mit dieser Schreibweise erscheinen, sagen wir 8 Stück.

Schritt 1: Filter auf die abweichende Variante „Javea“ zeigt alle Datensätze mit dieser Schreibweise.
Wählen Sie alle Datensätze über das Kontrollkästchen über der Spaltenkopfzeile aus. Die Bulkaktions-Werkzeugleiste erscheint mit der Anzahl: Mass Edit (8).

Schritt 2: Die Bulkaktions-Werkzeugleiste bestätigt, dass alle 8 Datensätze ausgewählt sind.
Klicken Sie auf Mass Edit und wählen Sie das Feld Location aus der Dropdown. Eine zweite Dropdown erscheint mit Ihrer bestehenden Standortliste.

Schritt 3: Wählen Sie das Feld Location und selektieren Sie den kanonischen Wert aus der Dropdown.
Wählen Sie „Jávea“ (mit Akzent, Ihr kanonischer Wert) und klicken Sie auf Save. Alle 8 Datensätze erhalten sofort den korrigierten Wert.
Wiederholen Sie dies für die übrigen Varianten: „Xàbia“ und „Javea/Xàbia“, jeweils mit demselben Ablauf: filtern → alle auswählen → Mass Edit Location → „Jávea“ → Save.
Verifizieren Sie anhand Ihrer Standortliste: Nur „Jávea“ sollte noch übrig sein, nicht mehr die alten Varianten.

Wichtige Hinweise

Filtern Sie immer zuerst, wählen Sie danach aus. Eine unbeabsichtigte Auswahl, die Sie auf „Jávea“ setzen, während die Datensätze eigentlich in Dénia liegen, ist schmerzhaft rückgängig zu machen.
Testen Sie mit einem kleinen Satz. Filtern Sie so streng, dass Sie 5 Datensätze sehen, machen Sie Mass Edit, prüfen Sie. Erst danach auf 200 Datensätze anwenden.
Die Änderungshistorie bleibt erhalten. Jede Mass Edit wird protokolliert: wer, wann, von welchem Wert zu welchem.
Mass Edit ändert einen Feldwert, keine Datensätze. Es werden keine Duplikat-Datensätze zusammengeführt. Für echte Duplikat-Kontakte oder -Relations müssen Sie die überflüssigen manuell identifizieren und löschen.

Fünf Tipps aus der Praxis

Filtern Sie zuerst, wählen Sie danach aus. Nutzen Sie Filter, um den richtigen Satz anzuzeigen, bevor Sie auf die Kontrollkästchen klicken. Das verhindert das Bearbeiten falscher Datensätze.
Speichern Sie Ansichten. Arbeiten Sie regelmäßig mit derselben Gruppe (z. B. „alle Immobilien in Moraira“)? Speichern Sie den Filtersatz als View.
Tags sind additiv. Bei Tag über Bulkaktion werden neue Tags zu bestehenden hinzugefügt, nicht ersetzt.
Status-Validierung blockiert ungültige Kombinationen. Nur Active-Immobilien können als MLS-Prime eingestellt werden; das System weigert sich bei ungültigen Kombinationen automatisch.
Planen Sie Mass-Mails außerhalb der Stoßzeiten. Versand- und Lesequote sind bei „Dienstag 09:00“ höher als bei „Freitag 17:00“.

Nächster Schritt

Ansichten und FilterSpeichern Sie wiederkehrende Auswahlen als View, Bulkaktionen beginnen mit einem guten Filter.