Crear y gestionar operaciones

Una operación se abre en segundos: complete el nombre, elija el tipo, asigne un agente, seleccione la fase. El resto (vincular propiedades, registrar comunicaciones, avanzar por el pipeline) se realiza en la página de detalle.

Nuevo en la versión 1.30.0: fases en lugar de estados

Una operación ya no tiene un estado fijo. Cada operación se encuentra en una fase de un pipeline: la secuencia de pasos que su oficina misma configura. Por eso, en el resumen, en los filtros, en los widgets del dashboard y en la barra de progreso de la página de la operación verá la fase. Cómo funcionan los pipelines, lo lee en Configurar pipelines.

¿Cuándo se usa esto?

• Cuando convierte un lead cualificado: crea la operación directamente
• Cuando gestiona 20 operaciones activas y necesita mover una a la siguiente fase
• Cuando importa operaciones desde una hoja de cálculo al migrar desde otro CRM

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El resumen de operaciones

En la barra lateral, haga clic en Deals. Accederá al tablero con una columna por fase.

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El tablero de operaciones. Junto a BUYER/OWNER elija el pipeline. A su derecha está el botón Needs attention.

Importante en esta barra:

• BUYER / OWNER: cambia entre operaciones de comprador (Buy/Rent) y operaciones de vendedor (Sell/Rent out)
• Pipeline: la lista desplegable junto a BUYER/OWNER. Elija un pipeline o All pipelines
• Needs attention: muestra solo las operaciones con una puntuación Rotting de 40 o superior. Consulte Rotting
• Select view: vistas de filtro guardadas
• Filter (icono de embudo): filtra por agente, tipo, fase, …
• Add deal (arriba a la derecha): botón dividido con flecha desplegable. El menú muestra Add deal e Import

Más sobre el tablero lo lee en Fases del pipeline y el tablero de operaciones.

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Tres maneras de iniciar una nueva operación

Manera	Funciona así
Botón Add deal	Arriba a la derecha del tablero. Abre el panel lateral directamente.
+ en una columna	Junto a cada título de columna hay un icono +. Si hace clic en él, se abre el formulario con ese pipeline y esa fase ya rellenados.
Atajo	Cmd+Shift+K (macOS) / Ctrl+Shift+K (Windows/Linux). Solo Cmd+K / Ctrl+K abre desde la versión 1.30.0 la búsqueda.
Automático al convertir lead	Durante la conversión de lead, marque: Create deal from contact. Consulte Convertir leads.

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El formulario de operación

El panel se abre con el encabezado Add deal. Los campos con un asterisco rojo son obligatorios.

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El panel Add deal. Arriba los datos de la operación, debajo los criterios de búsqueda bajo Property requirements.

1. Name (obligatorio, de 1 a 100 caracteres). Aparece en listas y en la tarjeta del tablero. Ejemplo: Buy - Apartment - Marbella - 500.000 - Jan de Vries.

2. Deal type (obligatorio). Cuatro opciones: Buy, Sell, Rent, Rent out.

   El tipo es permanente tras la creación

   Una vez guardado, ya no podrá modificar el tipo. ¿Se equivocó? Elimine la operación y cree una nueva.

3. Pipeline. Tesoro rellena previamente un pipeline. Solo puede elegir pipelines que correspondan al tipo de operación elegido. Consulte ¿Qué pipeline recibe una nueva operación?.

4. Status (obligatorio). Aquí elige la fase en la que comienza la operación. Elige entre las fases del pipeline seleccionado.

   Dónde no puede comenzar una operación de comprador

   Una nueva operación Buy o Rent no puede comenzar en una fase que fije la propiedad (por ejemplo, Reservation), ni tampoco en Won o Lost. Si lo intenta de todos modos, verá “A new deal cannot start here. Start it on one of: …” con las fases que sí son válidas. Para Sell y Rent out esta regla no se aplica.

5. Assign to (obligatorio). Por defecto, usted mismo. Elija a un colega para delegar la operación.

6. Deal value (obligatorio). Importe en euros. Aparece en las tarjetas del tablero y se incluye en el total por columna.

7. Closing date (opcional). Fecha objetivo en la que espera cerrar. La fecha debe estar en el futuro.

8. Contacts (opcional). Haga clic en el icono de persona y elija un contacto. Este se convierte en el contacto principal. Más contactos puede añadirlos después en la pestaña Contact Info.

9. Property requirements (criterios de búsqueda de propiedades):

   Campo	Explicación
   Location	Elegir ciudades o zonas, o dibujar una zona en el mapa
   Type	Tipo de propiedad, varios posibles, obligatorio
   Bedrooms / Bathrooms	Listas desplegables
   Price range	Mín. y máx. (obligatorio, Max ≥ Min)
   Construction Size (m²)	Mín. y máx.
   Tags criteria	Hashtags que debe tener la propiedad
   Condition	P. ej., Brand New, Good, Needs Renovation
   New Construction	Filtrar por obra nueva
   Views	P. ej., Sea View, Mountain View

10. Advanced criteria (al final). Filtros adicionales opcionales para usuarios avanzados.

11. Pulse Cmd+S / Ctrl+S o haga clic en Submit.

¿Ha elegido un pipeline de co-broker?

Si elige un pipeline para colaborar con otra oficina, aparece un bloque adicional Co-broker registration. Consulte Operaciones de co-broker.

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El tablero de operaciones

Cada columna es una fase del pipeline seleccionado. Por columna verá:

• Título de columna + valor total (suma de todos los deal values de esa columna)
• Icono +: crea una operación en esta fase
• Tarjetas de operación con:
  • Tipo + criterios de propiedad (Buy - Apartment, Villa - Xàbia …)
  • Assigned agent
  • Contacto principal
  • Deal value
  • Closing date
  • Iconos de acción rápida (llamar, correo, tarea, agenda)
  • Un triángulo naranja o rojo si la operación necesita atención (consulte Rotting)

Arrastre una tarjeta a otra columna para cambiar la fase.

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La página de detalle

Estructura:

• Barra superior: fecha Created/Updated, Back to overview, Edit, y navegación con flechas a la operación anterior/siguiente.
• Barra de progreso: pasos en los que puede hacer clic con las fases del pipeline de esta operación. La fase en la que se encuentra ahora la operación está resaltada.
• Barra lateral izquierda: vea más abajo.
• Pestañas a la derecha: Activities · Details · Contact Info · Properties (en Buy, Rent y Rent out) o Interested (en Sell) · Tasks · Notes · Emails · Calls · Whatsapp · Meetings · Attachments.

La barra lateral

En la parte superior de la barra lateral aparece el nombre de la operación. Debajo verá de un vistazo de qué tipo de operación se trata y quién es el cliente:

Componente	Qué verá
Etiqueta de tipo	Un cuadradito de color con el tipo de operación: Buyer deal, Seller deal, Tenant deal o Landlord deal. Si la operación está en un pipeline de co-broker, aparece Co-broker deal.
Contacto principal	El nombre del cliente, en el que puede hacer clic. Si todavía no hay ningún contacto vinculado, verá una advertencia naranja No contact linked.
Deal Value y Closing Date	El valor y la fecha objetivo. Si la fecha de cierre es hoy, se colorea en naranja. Si ya ha pasado, se colorea en rojo.
Iconos de acción	Llamar, correo, nota, cita, tarea, archivo.
Deal Details	Con la Rotting score a la derecha. Debajo, Property Type, Bedrooms, Bathrooms, Location, Price Range, Assigned agent, Commission y Tags.

¿Fecha de cierre pasada? Un clic

Si la fecha de cierre es hoy o ya ha pasado, puede hacer clic en la fecha (Update the closing date). Se abre el formulario de edición con el campo Closing date listo para modificar.

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Cambiar de fase: tres maneras

Tablero: arrastrar

Arrastre una tarjeta de operación a otra columna. Se guarda al instante.

Barra de progreso

En la página de detalle, haga clic en un paso de la barra de progreso. Se guarda al instante.

Formulario de edición

Haga clic en Edit arriba a la derecha (o Cmd+E / Ctrl+E) y elija otra fase en Status.

Buy/Rent: primero una propiedad Approved

¿Quiere mover una operación Buy o Rent a una fase que fije la propiedad, como Reservation? Entonces debe haber al menos una propiedad vinculada en Approved. De lo contrario aparecerá: “A deal must have at least one approved property before it can commit to it.”

Vaya primero a la pestaña Properties, ponga una propiedad en Approved y vuelva a intentarlo. Qué fases fijan la propiedad lo lee en ¿Qué significa “Commits the property”?.

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Vincular propiedades a una operación

Haga clic en la pestaña Properties. Verá un mini-kanban con estas columnas (estado de la propiedad dentro de esta operación):

Clic para ampliar

La pestaña Properties: propiedades distribuidas en siete columnas de estado.

Estado	Qué
Preselect	Preseleccionada automáticamente por el motor de matching. Primer grupo.
Rejected by Agent	Excluida por usted (no encaja).
Proposed	Presentada al cliente.
Pending	El cliente todavía lo está considerando.
Interested	El cliente ha mostrado interés.
Approved	El cliente la ha aprobado. Necesario para una fase que fije la propiedad.
Rejected	El cliente la ha rechazado.

Arrastre una tarjeta de propiedad entre columnas para cambiar el estado. O haga clic en los botones de acción Reject / Propose en la parte inferior de una tarjeta.

Usuarios del Client Portal

Los clientes con acceso al Client Portal solo pueden mover propiedades entre Pending, Interested y Rejected. No a Preselect, Proposed, Approved o Rejected by Agent.

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La pestaña Interested en una operación de venta

En una operación Sell, en lugar de Properties aparece la pestaña Interested. Ahí verá qué compradores tienen interés en la propiedad de esta operación de venta. La pestaña muestra una tabla con todas las operaciones de comprador en las que se ha ofrecido esta propiedad:

Columna	Contenido
Deal name	El nombre de la operación de comprador
Contact	El cliente de esa operación de comprador
Property status	Hasta dónde ha llegado la propiedad en esa operación de comprador; por ejemplo, Proposed o Approved
Stage	La fase de la operación de comprador
Assigned agent	El agente de la operación de comprador
Last activity	La fecha de la última actividad

Los compradores activos aparecen arriba. Las operaciones de comprador en las que se ha rechazado la propiedad, y las que ya se han ganado o perdido, aparecen en gris abajo. Haga clic en una fila para abrir esa operación de comprador.

Operaciones en la página de la propiedad

También en la página de una propiedad verá las operaciones de comprador en las que está incluida (Buy / Rent deals attached). En cada operación aparece la Property status de la propiedad en esa operación. Con Filter by elige un solo estado.

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Contactos y partes interesadas

Dos tipos de personas en una operación (pestaña Contact Info):

• Contactos: comprador(es), vendedor(es), arrendatario(s), arrendador(es). Uno es el contacto principal (aparece en la tarjeta del tablero).
• Partes interesadas: abogados, notarios, cocompradores, otros terceros.

Roles que puede asignar:

Rol	Qué
Main	Contacto principal de esta operación
Buyer	Parte compradora
Seller	Parte vendedora
Stakeholder	Tercero implicado

Una persona, una lista

Un ID de contacto no puede aparecer a la vez como contacto y como parte interesada en la misma operación.

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Actividades y comunicaciones

Disponibles por operación a través de las pestañas:

• Activities: cronología de todo lo que ha ocurrido
• Details: todos los campos de la operación en formato de lectura
• Tasks: asignar tareas al equipo
• Notes: notas internas
• Emails: redactar + seguimiento
• Calls: registro de llamadas (Twilio para llamadas en directo)
• Whatapp: con la integración de WhatsApp configurada
• Meetings: citas + visitas

En las tarjetas del tablero también hay iconos de acción rápida para los elementos más usados. Puede acceder directamente desde el tablero.

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Editar una operación

1. Desde la lista: pase el cursor sobre la tarjeta y haga clic en el icono del lápiz. O desde la página de detalle: haga clic en Edit arriba a la derecha (o Cmd+E / Ctrl+E).
2. Modifique los campos. Deal type permanece bloqueado, Contacts se gestiona desde la pestaña Contact Info.
3. Pulse Cmd+S / Ctrl+S o haga clic en Update.

Cambios sin guardar

Si navega fuera con ediciones pendientes, aparecerá una advertencia. Esc cierra el panel sin guardar.

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Importar operaciones

Disponible para administradores. Abra el menú desplegable Add deal arriba a la derecha y elija Import.

1. Upload CSV/spreadsheet.
2. Asignar columnas a los campos de Tesoro.
3. Verify & Import.

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Eliminar operaciones

Tipo	Efecto
Soft delete	No visible en las listas. Recuperable dentro del periodo de tiempo indicado en Settings.
Hard delete	Permanente. Todos los datos vinculados se eliminan, no es recuperable.

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Atajos de teclado

Tecla	Acción
Cmd+Shift+K / Ctrl+Shift+K	Abrir el formulario de nueva operación
Cmd+S / Ctrl+S	Guardar
Esc	Cerrar el panel sin guardar
Cmd+E / Ctrl+E	Modo de edición en la página de detalle

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Errores frecuentes

“Deal type cannot be changed”

Intentó cambiar el tipo de una operación existente. No está permitido. Elimine la operación y cree una nueva con el tipo correcto.

“A deal must have at least one approved property before it can commit to it”

Una operación Buy o Rent hacia una fase que fija la propiedad, sin una propiedad Approved. Vaya a la pestaña Properties, ponga una propiedad en Approved y vuelva a intentarlo.

“A new deal cannot start here. Start it on one of: …”

Intentó iniciar una nueva operación Buy o Rent en una fase que fija la propiedad, o en Won o Lost. Elija una de las fases que aparecen en el mensaje.

No se acepta la fecha de cierre

La Closing date debe estar en el futuro. Elija una fecha posterior a hoy.

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Siguiente paso

Fases del pipeline y el tablero de operacionesEl tablero, las columnas y las tarjetas que se colorean en naranja o rojo.

Rotting: operaciones que necesitan atenciónLa puntuación en Deal Details, la explicación por punto y pausar una operación.