Crear y gestionar operaciones

Usted abre una operación en segundos: elija el tipo, complete el nombre, asigne un agente, seleccione el estado. El resto (vincular propiedades, registrar comunicaciones, avanzar por el pipeline) se realiza en la página de detalle.

¿Cuándo se usa esto?

• Cuando convierte un lead calificado, crea la operación directamente
• Cuando gestiona 20 operaciones activas y necesita mover una a Offer
• Cuando importa operaciones desde una hoja de cálculo al migrar desde otro CRM

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El resumen de operaciones

En la barra lateral, haga clic en Deals. Accederá al tablero (vista kanban) con columnas de fase.

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El tablero de operaciones con la alternancia BUYER/OWNER en la parte superior y el botón Add deal en púrpura en la parte superior derecha.

Importante en esta barra:

• Alternancia BUYER/OWNER: cambia entre operaciones de comprador (Buy/Rent) y operaciones de vendedor (Sell/Rent out).
• Select view: vistas de filtro guardadas.
• Filter (icono de embudo): filtra por agente, tipo, fase, …
• Add deal (arriba a la derecha, púrpura): botón dividido con flecha desplegable. Haga clic en el botón abre el formulario. Haga clic en la flecha muestra el menú: Add deal + Import.

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Tres maneras de iniciar una nueva operación

Manera	Funciona así
Add deal (botón)	En la parte superior derecha del tablero. Abre el panel lateral directamente.
+ en una columna de fase	Al lado de cada título de columna hay un icono +. Al hacer clic en él, se abre el formulario con esa fase como estado inicial.
Atajo	Cmd+K (macOS) / Ctrl+K (Windows/Linux).
Automático al convertir lead	Durante la conversión de lead, marque: Create deal from contact. Consulte Convertir leads.

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El formulario de operación

El panel se abre con el encabezado Add deal. Los campos con un asterisco rojo son obligatorios.

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El panel Add deal. El bloque superior es la información de la operación, debajo los Detalles de propiedad para criterios de búsqueda.

1. Deal type (obligatorio). Cuatro opciones: Buy, Sell, Rent, Rent out.

   El tipo es permanente después de crear

   Después de guardar, no podrá modificar el tipo. ¿Se equivocó? Elimine la operación y cree una nueva.

2. Assign to (obligatorio). Por defecto, usted mismo. Elija un colega para delegar la operación.

3. Closing date (opcional). Fecha objetivo en la que espera cerrar.

4. Name (obligatorio, de 1 a 100 caracteres). Aparece en listas y en la tarjeta del tablero. Ejemplos: Buy - Apartment - Marbella - 500.000 - Jan de Vries.

5. Status (obligatorio). La fase inicial. Para una nueva operación de Buy o Rent, en la práctica solo puede elegir entre Knowing Property, First Visit, Multiple Visits. Para Sell o Rent out, puede elegir cualquier fase como valor inicial.

   El menú desplegable muestra más de lo que puede elegir

   El menú desplegable de Estado muestra todas las fases del pipeline, incluso aquellas en las que una nueva operación de Buy/Rent no puede comenzar. ¿Intenta elegir una de todas formas? El sistema rechazará al guardar con “For new deals, the status [X] is not allowed”.

6. Deal value (obligatorio). Cantidad numérica en euros. Aparece en las tarjetas del tablero y se totaliza por columna.

7. Contacts (opcional, varios posibles). Haga clic en el icono de persona a la derecha y elija uno o más contactos. El primero se convierte en el contacto principal (se muestra en la tarjeta del tablero).

8. Property Details (criterios de búsqueda de propiedades):

   Campo	Explicación
   Type	Tipo de propiedad, selección múltiple, obligatorio
   Location	Texto libre o buscador de áreas
   Bedrooms / Bathrooms	Menús desplegables
   Price range	Mínimo y máximo (obligatorio, ≥ 1, Max ≥ Min)
   Construction Size (m²)	Rango mínimo y máximo
   Tags criteria	Seleccione hashtags que la propiedad debe tener
   Condition	P. ej., Brand New, Good, Needs Renovation
   New Construction	Filtrar por obra nueva
   Views	P. ej., Sea View, Mountain View

9. Advanced Prescient Criteria (al final). Filtros opcionales adicionales mediante Select attribute + Select operator. Esto le permite refinar aún más la coincidencia automática para esta operación.

10. Presione Cmd+S / Ctrl+S o haga clic en Submit.

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La parte inferior del formulario: detalles de propiedad adicionales + Advanced Prescient Criteria.

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El tablero de operaciones

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Cada columna es una fase del pipeline. En la parte superior se muestra el valor total de todas las operaciones en esa columna.

Por columna, usted ve:

• Título de columna + valor total (suma de todos los valores de operación en esa columna)
• Icono +: crea una operación con esta fase como estado inicial
• Tarjetas de operación con:
  • Tipo + criterios de propiedad (Buy - Apartment, Villa - Xàbia …)
  • Agente asignado
  • Contacto principal
  • Valor de la operación
  • Fecha de cierre
  • Iconos de acción rápida (llamar, correo, tarea, calendario)
• Arrastre una tarjeta entre columnas para cambiar el estado.

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La página de detalle

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La página de detalle: barra de progreso en la parte superior, datos de la operación a la izquierda, pestañas para actividad/propiedades/contactos a la derecha.

Distribución:

• Barra superior: fecha de Created/Updated, Back to overview, Edit, y navegación con flechas a la operación anterior/siguiente.
• Barra de progreso: pasos cliqueables Knowing Property → First Visit → Multiple Visits → Offer → Reservation → 10% Contract → Signing DEED → Lost → Won.
• Barra lateral izquierda: título de la operación, Deal Value, Closing Date, iconos de acción (llamar, correo, editar, calendario, tarea, archivo), Deal Details (Property Type, Bedrooms, Bathrooms, Location, Price Range, Assigned agent, Tags).
• Pestañas a la derecha: Activities · Details · Contact Info · Properties · Tasks · Notes · Emails · Calls · Whatapp · Meetings.

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Cambiar el estado: tres maneras

Tablero: arrastrar

Arrastre una tarjeta de operación entre columnas. Se guarda inmediatamente. En Won: animación de confeti.

Barra de progreso

En la página de detalle, haga clic en un paso con forma de flecha en la barra de progreso. Se guarda inmediatamente.

Formulario de edición

Haga clic en Edit en la parte superior derecha (o Cmd+E / Ctrl+E) y elija otro Status en el menú desplegable.

Restricción Buy/Rent: al menos una propiedad Approved

Para una operación Buy o Rent, debe haber al menos una propiedad vinculada con estado Approved antes de poder pasar a Offer, Reservation, 10% Contract, Signing DEED o Won. De lo contrario, aparece un toast: “A deal must have at least one Approved property to advance its progress in the Offer phase.” Vaya primero a la pestaña Properties, arrastre una propiedad a Approved e intente de nuevo.

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El toast que aparece cuando intenta ir a Offer demasiado pronto sin una propiedad Approved.

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Vincular propiedades a una operación

Haga clic en la pestaña Properties. Verá un mini-kanban con estas columnas (estado de la propiedad dentro de esta operación):

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La pestaña Properties: propiedades distribuidas en siete columnas de estado.

Estado	Qué significa
Preselect	Preseleccionada automáticamente por el motor de coincidencias. Primer grupo.
Rejected by Agent	Excluida por usted (no encaja).
Proposed	Presentada al cliente.
Pending	El cliente aún la considera.
Interested	El cliente ha mostrado interés.
Approved	El cliente ha aprobado. Requerido para Offer y posteriores.
Rejected	El cliente ha rechazado.

Arrastre una tarjeta de propiedad entre columnas para cambiar el estado. O haga clic en los botones de acción Reject / Propose en la parte inferior de una tarjeta.

Usuarios del portal de clientes

Los clientes con acceso al Client Portal solo pueden mover propiedades entre Pending, Interested y Rejected. No a Preselect, Proposed, Approved o Rejected by Agent.

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Contactos e interesados

Dos tipos de personas en una operación (pestaña Contact Info):

• Contactos: comprador(es), vendedor(es), inquilino(s), arrendador(es). Uno es el contacto principal (se muestra en la tarjeta del tablero).
• Interesados: abogados, notarios, co-compradores, otros terceros.

Roles que puede asignar:

Rol	Qué significa
Main	Contacto principal de esta operación
Buyer	Parte compradora
Seller	Parte vendedora
Stakeholder	Tercero involucrado

Una persona, una lista

Un ID de contacto no puede aparecer a la vez como contacto y como interesado en la misma operación.

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Actividades y comunicación

Por operación, disponibles a través de las pestañas:

• Activities: línea de tiempo de todo lo sucedido
• Details: todos los campos de la operación en formato de lectura
• Tasks: asignar tareas al equipo
• Notes: notas internas
• Emails: redactar + seguimiento
• Calls: registro de llamadas (Twilio para llamadas en vivo)
• Whatapp: si la integración de WhatsApp está configurada
• Meetings: citas + visitas

En las tarjetas del tablero también hay iconos de acción rápida para los elementos más utilizados. Haga clic directamente desde el tablero.

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Editar una operación

1. Desde la lista: pase el ratón sobre la tarjeta, haga clic en el icono de lápiz. O desde la página de detalle: haga clic en Edit en la parte superior derecha (o Cmd+E / Ctrl+E).
2. Modifique los campos. Deal type permanece bloqueado, Contacts se gestiona a través de la pestaña Contact Info.
3. Presione Cmd+S / Ctrl+S o haga clic en Update.

Cambios no guardados

Navegar fuera con ediciones pendientes muestra una advertencia. Esc cierra el panel sin guardar.

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Importar operaciones

Disponible para administradores. Abra el menú desplegable Add deal en la parte superior derecha y elija Import.

1. Upload CSV/spreadsheet.
2. Mapear columnas a campos de Tesoro.
3. Mapeo de estados es automático: “Active” / “New” / “Open” → Knowing Property; “Closed Won” / “Sold” → Won.
4. Verify & Import.

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Eliminar operaciones

Tipo	Efecto
Soft delete	No visible en listas. Recuperable dentro del período de tiempo en Settings.
Hard delete	Permanente. Todos los datos vinculados eliminados, no recuperable.

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Atajos de teclado

Tecla	Acción
Cmd+K / Ctrl+K	Abrir formulario de nueva operación
Cmd+S / Ctrl+S	Guardar
Esc	Cerrar panel sin guardar
Cmd+E / Ctrl+E	Modo de edición en la página de detalle

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Errores comunes

“Deal type cannot be changed”

Intentó cambiar el tipo de una operación existente. No está permitido. Elimine la operación y cree una nueva con el tipo correcto.

“A deal must have at least one approved property”

Operación Buy o Rent a Offer (o más allá) sin propiedad Approved. Vaya a la pestaña Properties, arrastre una propiedad a Approved e intente de nuevo.

“For new deals, the status [X] is not allowed”

Intentó iniciar una nueva operación Buy o Rent directamente en Reservation, 10% Contract o Won. Comience en Knowing Property, First Visit o Multiple Visits.

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Siguiente paso

Fases del pipeline: cada paso explicadoQué significa cada fase, reglas de progreso, cómo usar el tablero eficazmente.