Contactos: crear, gestionar, vincular
Contactos son todas las personas con las que usted trabaja profesionalmente: compradores convertidos, vendedores, inquilinos, propietarios, además de abogados, notarios, arquitectos, agentes externos. A diferencia de los leads, los contactos no están en un pipeline; permanecen presentes y pueden vincularse a acuerdos.
¿Cuándo se usa esto?
Sección titulada «¿Cuándo se usa esto?»- Un lead calificado acaba de convertirse, verifique que los datos sean correctos
- Agrega un notario que no pasa por su pipeline
- Un cliente existente cambia de rol (Buyer se convierte en Tenant)
- Importa 500 contactos desde su sistema anterior
Crear un nuevo contacto
Sección titulada «Crear un nuevo contacto»-
Abra Contacts en la barra lateral y haga clic en el botón de creación. Se abre el panel lateral.
-
Complete los campos obligatorios:
Campo Requisito First Name 1, 100 caracteres, sin números Last Name 1, 100 caracteres, sin números Email Dirección de correo electrónico válida Phone Formato internacional Role Elija entre roles de cliente o parte interesada -
Configure los campos opcionales:
- Assign To: por defecto usted mismo, elija otro agente si es necesario
- Salutation: por defecto Mrs.
- Language: por defecto el idioma de su cuenta
- Relation: vincule a una empresa (bufete de abogados, banco, agencia externa)
- Notes: texto libre, máximo 10.000 caracteres
-
Haga clic en Submit (o
Ctrl+S/Cmd+S).
Roles de contacto
Sección titulada «Roles de contacto»Personas que participan directamente en una transacción:
| Rol | Cuándo |
|---|---|
| Buyer | Compra una propiedad |
| Seller | Vende una propiedad |
| Tenant | Alquila una propiedad |
| Landlord | Arrienda una propiedad |
Profesionales involucrados en el proceso:
| Rol | Cuándo |
|---|---|
| Lawyer | Abogado |
| Notary | Notario |
| Accountant | Contable |
| Bank or Mortgage Lender | Banco o prestamista hipotecario |
| Architect | Arquitecto |
| Constructor | Constructor |
| Appraiser | Tasador |
| Inspector | Inspector |
| Photographer/Videographer | Fotógrafo/Videógrafo |
| Home Staging Professionals | Profesionales de home staging |
| Housekeeper | Personal de limpieza |
| Marketing Agency | Agencia de marketing |
| Promotor | Promotor inmobiliario |
| Real Estate Agent | Agente inmobiliario externo |
| Supplier | Proveedor |
| Default | General / No especificado |
Rellenar la dirección: use el selector de mapa
Sección titulada «Rellenar la dirección: use el selector de mapa»La sección de dirección es opcional. Haga clic en el icono de mapa junto al campo Street para abrir el selector de ubicación. Busque o haga clic en una ubicación → Street, City, State, Zip y Country se rellenan automáticamente. Mucho más rápido que escribir manualmente, y sin errores tipográficos.
| Campo | Límite |
|---|---|
| Street | 60 caracteres |
| City | 60 caracteres |
| State | 60 caracteres |
| Zip Code | 60 caracteres |
| Country | desplegable |
Editar un contacto
Sección titulada «Editar un contacto»- Abra el contacto desde la lista.
- Haga clic en Edit en la parte superior derecha (o tecla
E). - Modifique los campos en el panel lateral, las mismas reglas que al crear.
- Update (
Ctrl+S).
La página de detalle: ¿qué se muestra?
Sección titulada «La página de detalle: ¿qué se muestra?»| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| Activities | Línea de tiempo de todas las interacciones, visible por defecto |
| Contact Info | Datos personales y dirección |
| Deals | Todos los acuerdos vinculados, exclusivo de contactos |
| Notes | Notas internas |
| Emails | Correspondencia por correo electrónico |
| Calls | Historial de llamadas (requiere integración con Twilio) |
| Mensajes a través de WhatsApp | |
| SMS | Mensajes de texto |
| Tasks | Tareas abiertas y completadas |
| Meetings | Citas |
| Attachments | Archivos subidos |
Barra lateral izquierda: nombre, email, phone, role, agente asignado, foto de perfil, bandera Do Not Contact y acceso Portal User.
Foto de perfil
Sección titulada «Foto de perfil»Haga clic en el avatar en la barra lateral para subir una foto. Máx. 1 MB, solo imágenes. Eliminar a través del mismo menú.
Revertir un contacto a lead
Sección titulada «Revertir un contacto a lead»A veces un cliente convertido (buyer o seller) aún no es realmente un contacto. Solo Admin puede hacerlo; solo los roles Buyer y Seller son reversibles. Después de revertir, el estado del lead queda en New y los acuerdos vinculados se desvinculan automáticamente.
Importar contactos (CSV)
Sección titulada «Importar contactos (CSV)»Solo Admin. Columnas CSV obligatorias:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (el agente asignado, debe existir en su cuenta)
- Contacts → Import.
- Upload su CSV.
- Mapping: asocie columnas CSV con campos del CRM.
- Verify & Import: el sistema crea registros e informa éxito/errores por fila.
Eliminar contactos
Sección titulada «Eliminar contactos»Desde la página de lista: seleccione + Delete. Soft-delete: va a la papelera, recuperable. Bulk-delete disponible para múltiples registros a la vez.
Errores comunes
Sección titulada «Errores comunes»El contacto no aparece en la lista
Sección titulada «El contacto no aparece en la lista»Verifique: (1) ¿hay filtros activos? (2) ¿está mirando en Contacts o en Leads? Ambas secciones muestran registros diferentes aunque compartan la misma base de datos.
Mensaje de error “Email already exists”
Sección titulada «Mensaje de error “Email already exists”»Otro registro (lead o contacto) ya usa esa dirección de correo electrónico. Primero busque si ya existe antes de crear duplicados.