Contactos: crear, gestionar, vincular
Los contactos son todas las personas con las que usted trabaja profesionalmente: compradores convertidos, vendedores, inquilinos, arrendadores, además de abogados, notarios, arquitectos y agentes externos. A diferencia de los leads, los contactos no están en un pipeline; permanecen presentes y pueden vincularse a acuerdos.
¿Cuándo se usa esto?
Sección titulada «¿Cuándo se usa esto?»- Un lead cualificado acaba de convertirse, verifique que los datos sean correctos
- Añada un notario que no pasa por su pipeline
- Un cliente existente cambia de rol (Buyer se convierte en Tenant)
- Importe 500 contactos desde su sistema anterior
Crear un nuevo contacto
Sección titulada «Crear un nuevo contacto»-
Abra Contacts en la barra lateral y haga clic en el botón de creación. Se abre el panel lateral.
-
Complete los campos obligatorios:
Campo Requisito First Name 1, 100 caracteres, sin números Last Name 1, 100 caracteres, sin números Email Dirección de correo electrónico válida Phone Formato internacional Role Elija entre roles de cliente o parte interesada -
Configure los campos opcionales:
- Assign To: por defecto usted mismo, elija otro agente si es necesario
- Salutation: por defecto Mrs.
- Language: por defecto el idioma de su cuenta
- Relation: vincule a una empresa (bufete de abogados, banco, agencia inmobiliaria externa)
- Notes: texto libre, máx. 10.000 caracteres
-
Haga clic en Submit (o
Ctrl+S/Cmd+S).
Roles de contacto
Sección titulada «Roles de contacto»Personas que participan directamente en una transacción:
| Rol | Cuándo |
|---|---|
| Buyer | Compra una vivienda |
| Seller | Vende una vivienda |
| Tenant | Alquila una vivienda |
| Landlord | Arrienda una vivienda |
Profesionales que participan en el proceso:
| Rol | Cuándo |
|---|---|
| Lawyer | Abogado |
| Notary | Notario |
| Accountant | Contable |
| Bank or Mortgage Lender | Banco o entidad hipotecaria |
| Architect | Arquitecto |
| Constructor | Constructor |
| Appraiser | Tasador |
| Inspector | Inspector |
| Photographer/Videographer | Fotógrafo/Videógrafo |
| Home Staging Professionals | Estilistas |
| Housekeeper | Mantenimiento |
| Marketing Agency | Agencia de marketing |
| Promotor | Promotor inmobiliario |
| Real Estate Agent | Agente inmobiliario externo |
| Supplier | Proveedor |
| Default | General / no especificado |
Rellenar la dirección: use el selector de mapa
Sección titulada «Rellenar la dirección: use el selector de mapa»La sección de dirección es opcional. Haga clic en el icono de mapa junto al campo Street para abrir el selector de ubicación. Busque o haga clic en una ubicación → Street, City, State, Zip y Country se rellenan automáticamente. Mucho más rápido que escribir a mano, y sin errores tipográficos.
| Campo | Límite |
|---|---|
| Street | 60 caracteres |
| City | 60 caracteres |
| State | 60 caracteres |
| Zip Code | 60 caracteres |
| Country | desplegable |
Editar un contacto
Sección titulada «Editar un contacto»- Abra el contacto desde la lista.
- Haga clic en Edit en la parte superior derecha (o la tecla
E). - Modifique los campos en el panel lateral, las mismas reglas que al crear.
- Update (
Ctrl+S).
La página de detalle: ¿qué hay dónde?
Sección titulada «La página de detalle: ¿qué hay dónde?»| Pestaña | Qué muestra |
|---|---|
| Activities | Línea de tiempo de todas las interacciones, visible por defecto |
| Contact Info | Datos personales y dirección |
| Deals | Todos los acuerdos vinculados, exclusivo de los contactos |
| Notes | Notas internas |
| Emails | Correspondencia por correo electrónico |
| Calls | Historial de llamadas (requiere integración con Twilio) |
| Mensajes a través de WhatsApp | |
| SMS | Mensajes SMS |
| Tasks | Tareas abiertas y completadas |
| Meetings | Citas |
| Attachments | Archivos subidos. Con Download zip (…) puede descargar los archivos seleccionados en un único archivo zip (máx. 250 archivos y 200 MB) |
Barra lateral izquierda: nombre, email, phone, role, agente asignado, foto de perfil, bandera Do Not Contact y acceso Portal User.
Foto de perfil
Sección titulada «Foto de perfil»Haga clic en el avatar de la barra lateral para subir una foto. Permitido: JPG, PNG, GIF, BMP, WebP o AVIF, hasta 50 MB. Tras seleccionarla, se abre la ventana Crop profile picture. Allí ajusta la foto para el avatar redondo: desplace, amplíe y gire, y haga clic en Apply. Solo se sube la foto recortada. Para eliminarla, use el mismo menú.
Revertir un contacto a lead
Sección titulada «Revertir un contacto a lead»A veces un buyer o seller convertido todavía no es un contacto. Solo Admin puede hacerlo; solo los roles Buyer y Seller son reversibles. Tras la reversión, el estado del lead es New y los acuerdos vinculados se desvinculan automáticamente.
Importar contactos (CSV)
Sección titulada «Importar contactos (CSV)»Solo Admin. Columnas CSV obligatorias:
- First Name
- Last Name
- Phone
- Owner Email (el agente que se asigna, debe existir en su cuenta)
- Contacts → Import.
- Upload su CSV.
- Mapping: vincule las columnas CSV a los campos del CRM.
- Verify & Import: el sistema crea registros y reporta éxito/errores por fila.
Eliminar contactos
Sección titulada «Eliminar contactos»Desde la página de la lista: seleccione + Delete. Soft-delete: va a la papelera, recuperable. Eliminación masiva disponible para varios registros a la vez.
Errores frecuentes
Sección titulada «Errores frecuentes»El contacto no aparece en la lista
Sección titulada «El contacto no aparece en la lista»Verifique: (1) ¿hay filtros activos? (2) ¿está mirando en Contacts o en Leads? Ambas secciones muestran registros diferentes a pesar de compartir la misma base de datos.
Mensaje de error «Email already exists»
Sección titulada «Mensaje de error «Email already exists»»Otro registro (lead o contacto) ya usa esta dirección de correo electrónico. Busque primero si ya existe antes de crear registros duplicados.