Usuarios del portal: creación y gestión
Cada cliente con acceso al portal tiene una cuenta que siempre está vinculada a un contacto en el CRM. Dos rutas de creación: el agente a través del CRM (directamente activa) o el cliente por sí mismo a través de la página de registro del portal (código de verificación requerido).
¿Cuándo utilizar esto?
Sección titulada «¿Cuándo utilizar esto?»- Un nuevo contacto al que desea dar acceso al portal
- Un lead que se ha registrado por sí mismo y usted desea ver qué sucedió
- Un cliente que ha olvidado la contraseña, usted desea saber si debe ayudarle
Dos rutas de creación
Sección titulada «Dos rutas de creación»El método más utilizado. Usted mantiene el control sobre quién recibe acceso.
- Abra el registro de contacto en el CRM.
- Haga clic en la acción de usuario del portal.
- El sistema crea la cuenta: se toman el nombre, el apellido y el correo electrónico. Se genera una contraseña temporal de 8 caracteres.
- El cliente recibe un correo electrónico con la contraseña y el enlace al portal. Primer inicio de sesión: cambiar la contraseña.
Lo que sucede automáticamente:
- Contacto marcado como usuario del portal
- ¿No hay agente vinculado? → se asigna el administrador de la empresa
- Se registra una actividad en el contacto
- Idioma del portal = idioma del contacto (si no, inglés)
Cuando usted coloca el enlace del portal en su sitio web y los clientes toman la iniciativa.
-
El cliente abre la URL del portal con su ID de empresa. Sin un parámetro
idválido: página informativa. -
El cliente hace clic en Sign up y completa el formulario de registro:
- First Name, Last Name (mín. 3 caracteres cada uno)
- Email, Password (máx. 100 caracteres)
-
Opcional: idioma + ubicación + preferencias de vivienda.
-
El sistema envía un correo de verificación: código de 6 dígitos.
-
El cliente introduce el código en la página de verificación → cuenta activa.
Lo que sucede automáticamente:
- La cuenta comienza como Draft: todavía no puede iniciar sesión
- Tras la verificación del correo → Active
- El sistema busca si el correo existe como contacto:
- Sí → se vincula la cuenta del portal
- No → se crea un nuevo lead, por defecto como “no contactar”, usted evalúa primero
- Agente responsable = administrador de la empresa
Dos estados
Sección titulada «Dos estados»| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Draft (Borrador) | Cuenta creada, correo no verificado. No puede iniciar sesión. |
| Active (Activo) | Completamente activa. Puede iniciar sesión. |
Campos de una cuenta del portal
Sección titulada «Campos de una cuenta del portal»| Campo | Descripción |
|---|---|
| First Name | Nombre |
| Last Name | Apellido |
| Inicio de sesión + comunicaciones | |
| Status | Draft o Active |
| Owner | Agente responsable |
| Favourite Properties | Marcadas por el cliente |
Siempre vinculada al contacto y a su agencia inmobiliaria. Idioma desde el perfil del contacto.
Qué puede hacer un usuario del portal
Sección titulada «Qué puede hacer un usuario del portal»Ver y evaluar propiedades
Sección titulada «Ver y evaluar propiedades»Las propiedades ofrecidas a través de un deal al contacto vinculado aparecen automáticamente en la página de inicio. Por cada propiedad:
- Detalles completos (fotos, características, descripción, mapa, certificado energético)
- Interested / Not Interested
- Al rechazar: indicar los motivos
- Calificación de 1 a 5 estrellas
- Favoritos
Solicitar y gestionar visitas
Sección titulada «Solicitar y gestionar visitas»- Máximo 3 fechas preferidas por propiedad
- El agente confirma la fecha definitiva
- Al confirmar: navegación a la propiedad disponible (48 horas antes)
- El día de la visita: se desbloquean fotos, notas y notas de voz
- Siempre se puede cancelar (excepto cuando está completada)
Notas y fotos
Sección titulada «Notas y fotos»- Notas: escribir, editar, eliminar (mín. 3 caracteres)
- Fotos: subir, ver, eliminar
- Notas de voz: grabar
Todo el contenido es visible en el CRM para el agente.
Contactar con el agente
Sección titulada «Contactar con el agente»Mensaje directo al agente responsable. El agente recibe una notificación.
Reconocer a un usuario del portal en el CRM
Sección titulada «Reconocer a un usuario del portal en el CRM»- Lista de contactos: icono de portal junto a las cuentas del portal activas (si Client Portal está activo)
- Registro de contacto: se ve que es un usuario del portal
- Historial de actividades: cuándo se creó la cuenta
- Deals editados por el cliente a través del portal, marcados como tales
Contraseña olvidada
Sección titulada «Contraseña olvidada»El cliente lo hace por sí mismo:
- Forgot password en la página de inicio de sesión.
- Introducir el correo electrónico.
- El sistema envía un código de restablecimiento (6 dígitos).
- El cliente introduce el código + la nueva contraseña.
El agente no participa.
Foto de perfil
Sección titulada «Foto de perfil»El cliente sube su propia foto a través de Profile → My Account. Se guarda como archivo, vinculada a la cuenta del portal. También se puede cambiar o eliminar allí.
Preguntas frecuentes
Sección titulada «Preguntas frecuentes»¿El contacto ya tiene una cuenta del portal: crear otra?
Sección titulada «¿El contacto ya tiene una cuenta del portal: crear otra?»No. El sistema lo comprueba, mensaje de error: “el usuario del portal ya existe”. Máximo 1 cuenta por contacto.
El cliente se ha autorregistrado pero no aparece vinculado a un contacto existente
Sección titulada «El cliente se ha autorregistrado pero no aparece vinculado a un contacto existente»La búsqueda por correo no dio coincidencia → se creó un nuevo lead. Se encuentra en la lista de contactos, por defecto “no contactar”, evalúe primero.
El cliente no puede iniciar sesión
Sección titulada «El cliente no puede iniciar sesión»Compruebe:
- ¿El portal está activo en Settings → Company Settings → Client Portal Settings?
- ¿El cliente tiene el enlace con el ID de empresa correcto?
- ¿En el autorregistro, se confirmó el correo de verificación?
- ¿La cuenta tiene el estado Active?
¿Olvidó la contraseña? Remítalo a Forgot password en la página de inicio de sesión.