Configurar pipelines
A partir de la versión 1.30.0, su oficina determina por sí misma qué pasos recorre un deal. Esa secuencia de pasos se llama pipeline. Cada paso es un stage: una columna en el tablero de deals. Puede tener varios pipelines, por ejemplo uno para compradores, uno para vendedores y uno para obra nueva.
Este artículo es para administradores (admins). Solo ellos ven Settings > Pipelines. Cómo trabajar a diario como agente con los stages y el tablero, lo encontrará en Stages de pipeline y el tablero de deals.
¿Cuándo utiliza esto?
Sección titulada «¿Cuándo utiliza esto?»- Su oficina trabaja con pasos distintos a los estándar de Tesoro
- Quiere un pipeline aparte para un flujo de trabajo propio, como obra nueva o alquiler
- Quiere colaborar con otra agencia inmobiliaria mediante un pipeline de co-broker
- Quiere que un deal se coloree en naranja o rojo si permanece demasiado tiempo en un mismo stage
El resumen de sus pipelines
Sección titulada «El resumen de sus pipelines»Vaya a Settings (el engranaje de la esquina superior derecha) y elija en el menú de la izquierda Pipelines.
Por cada pipeline verá:
| Elemento | Significado |
|---|---|
| Standard | Un pipeline que Tesoro ha preparado para usted. El nombre y los stages son fijos. |
| Default | El pipeline preferido. Tesoro lo elige cuando varios pipelines encajan con un tipo de deal. |
| Co-broker | Un pipeline para la colaboración con otra oficina. |
| Hidden | El pipeline está oculto. No aparece en las listas de selección para nuevos deals ni en el tablero. |
| Buy / Rent / Sell / Rent out | Los tipos de deal (Client types) para los que está pensado el pipeline. |
| … deals | Cuántos deals hay ahora en este pipeline. |
| … stages | Cuántos stages tiene el pipeline. |
En la esquina superior derecha figura el número total de deals de su oficina. Si hay deals fuera de todo pipeline, verá un aviso rojo … without pipeline.
Los pipelines que ya tiene
Sección titulada «Los pipelines que ya tiene»Cada oficina recibe tres pipelines preparados. Los nombres pueden estar en el idioma en el que se creó su cuenta de Tesoro. A continuación, los nombres en inglés.
Buyer pipeline (Standard, Default)
Sección titulada «Buyer pipeline (Standard, Default)»Para Buy y Rent. Nueve stages:
| Fase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Knowing Property, First Visit, Multiple Visits |
| Negotiation | Offer, Reservation |
| Closing | 10% Contract, Signing DEED |
| Outcome | Won, Lost |
Seller pipeline (Standard)
Sección titulada «Seller pipeline (Standard)»Para Sell y Rent out. Ocho stages:
| Fase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Mandate, Online |
| Negotiation | Visits, Offer, Reservation |
| Closing | Deposit |
| Outcome | Won, Lost |
Co-broker pipeline (oculto)
Sección titulada «Co-broker pipeline (oculto)»Para Buy y Rent, con External collaboration (co-broker) activado. Este pipeline está oculto hasta que lo haga visible. No es Standard, así que puede modificarlo.
| Fase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Registered, Proposed |
| Negotiation | Visit, Negotiation |
| Outcome | Won, Lost |
Encontrará más información sobre la colaboración con otra oficina en Deals de co-broker.
Las cuatro fases
Sección titulada «Las cuatro fases»Cada stage pertenece a una de las cuatro fases fijas. Las fases son iguales para todos y no cambian. Dan al tablero un orden fijo, incluso si crea sus propios stages.
| Fase | Dónde está el deal |
|---|---|
| Orientation | El cliente se orienta: primer contacto, visitas, mandato. |
| Negotiation | Se negocia: oferta, contraoferta, reserva. |
| Closing | El cierre: contrato, pago inicial, escritura. |
| Outcome | El final: Won (ganado) o Lost (perdido). |
Cada pipeline tiene siempre al menos un stage Won y un stage Lost. Sin esos dos no puede guardar. En ese caso verá: “A pipeline needs at least one Won and one Lost outcome.”
En el tablero de deals puede usar All pipelines para ver juntos los deals de todos sus pipelines, agrupados por fase. Consulte Stages de pipeline y el tablero de deals.
Añadir un pipeline
Sección titulada «Añadir un pipeline»-
Vaya a Settings > Pipelines y haga clic en Add pipeline.
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Asigne un Name al pipeline. Tesoro ya rellena “New pipeline”. Sustitúyalo por su propio nombre.
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En Client types, elija para qué tipos de deal está pensado el pipeline: Buy, Rent, Sell y/o Rent out. Solo los deals de esos tipos pueden estar en este pipeline.
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Empieza con tres stages: “New status” en Orientation, y Won y Lost en Outcome. Ajuste los nombres y añada stages (vea más abajo).
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Haga clic en Save en la esquina superior derecha. Verá “Pipeline created successfully” y volverá al resumen.
Duplicar un pipeline
Sección titulada «Duplicar un pipeline»La forma más rápida de crear un pipeline propio es copiar uno existente.
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En el resumen, haga clic en Duplicate junto al pipeline que quiera copiar.
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Tesoro crea de inmediato una copia con “(copy)” detrás del nombre. Verá “Pipeline created successfully”.
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En la copia, haga clic en Edit y ajuste el nombre, los tipos de deal y los stages.
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Haga clic en Save.
La copia nunca es Standard ni Default. Por tanto, puede modificarla con total libertad, incluso si copió un pipeline Standard. La copia es visible de inmediato. ¿No necesita la copia? Elimínela o active Hidden.
Organizar los stages
Sección titulada «Organizar los stages»En un pipeline, haga clic en Edit. En Stages verá cuatro bloques: uno por fase.
En un pipeline Standard, como el Buyer pipeline, los mismos campos aparecen en gris y bloqueados.
Qué configura por stage
Sección titulada «Qué configura por stage»| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Label | El nombre del stage. Este nombre aparece como encabezado de columna en el tablero. |
| Colour | El color del stage. |
| Max days | Opcional. Cuántos días laborables puede permanecer un deal en este stage. Al 80 % la tarjeta del deal se colorea en naranja; cuando se alcanza el límite, en rojo. Dejarlo vacío significa: sin límite. |
| Commits the property | Marque esta casilla si un deal en este stage compromete la vivienda, como en una reserva. Consulte ¿Qué significa “Commits the property”? |
Max days solo cuenta días laborables (de lunes a viernes). Cuándo se colorea una tarjeta en naranja o rojo lo configura en Settings > Deal Settings, en Stage time-limit colouring. Consulte Stages de pipeline y el tablero de deals.
Añadir, mover y eliminar stages
Sección titulada «Añadir, mover y eliminar stages»- Añadir: haga clic en Add stage debajo de una fase. El nuevo stage recibe el color del stage que tiene encima.
- Mover: agarre un stage por el tirador de la izquierda (los puntos) y arrástrelo hacia arriba, hacia abajo o a otra fase.
- Eliminar: haga clic en el icono de la papelera a la derecha del stage.
- Resultado adicional: en el bloque Outcome, haga clic en Add outcome. Así, por ejemplo, puede crear un segundo stage Lost “Cancelado”. En cada resultado, elija en Outcome si es Won o Lost.
Haga clic en Save después de cada cambio. Solo entonces se guardan los cambios.
Eliminar un stage que todavía tiene deals
Sección titulada «Eliminar un stage que todavía tiene deals»Si en el stage que elimina todavía hay deals, no puede guardar sin más. Tesoro pregunta primero adónde deben ir esos deals:
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Elimine el stage y haga clic en Save.
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Se abre la ventana Move deals before removing a status.
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En Move deals to status, elija otro stage del mismo pipeline. Solo puede elegir entre stages existentes que no sean Won ni Lost.
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Haga clic en Move & remove. Tesoro mueve los deals y elimina el stage. Verá cuántos deals se han movido.
Si no hay otro stage al que moverlos, verá un aviso y Tesoro no guardará nada.
Configuración de todo el pipeline
Sección titulada «Configuración de todo el pipeline»En la parte superior del editor hay ajustes que se aplican a todo el pipeline.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Name | El nombre del pipeline. |
| Client types | Para qué tipos de deal es el pipeline. |
| Rotting window (days) | Tras cuántos días sin contacto el punto Recent contact de la Rotting-score cuenta por completo. Vacío = el ajuste de su oficina. |
| Rotting sensitivity | Con qué rigor se evalúan los deals en este pipeline. Company default = el ajuste de su oficina. |
| External collaboration (co-broker) | Actívelo para un pipeline de colaboración con otra oficina. En ese caso, la Rotting-score se desactiva para los deals de este pipeline. |
| Hidden | Oculta el pipeline. Vea más abajo. |
Qué es la Rotting-score y cómo configurarla lo encontrará en Rotting: deals que necesitan atención.
Ocultar un pipeline
Sección titulada «Ocultar un pipeline»Un pipeline oculto ya no aparece en la lista de selección Pipeline al crear un nuevo deal ni en el selector de pipeline del tablero. El pipeline y su configuración se conservan. Puede volver a hacerlo visible más adelante.
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En el pipeline, haga clic en Edit.
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Active Hidden y haga clic en Save.
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¿Todavía hay deals en el pipeline? Entonces se abre la ventana Move deals before hiding. En Move deals to, elija un pipeline visible para el mismo tipo de deal.
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Haga clic en Move & hide. Tesoro mueve los deals y oculta el pipeline.
Al mover a otro pipeline, Tesoro busca para cada deal el stage que mejor encaja. Primero, un stage con el mismo nombre. Si no, un stage de la misma fase, en una posición similar. Un deal ganado sigue ganado y un deal perdido sigue perdido.
Eliminar un pipeline
Sección titulada «Eliminar un pipeline»En la parte inferior del editor está el bloque rojo Delete pipeline. La eliminación es definitiva y no se puede deshacer.
Solo puede eliminar un pipeline si:
- no es un pipeline Standard (si lo es: “Standard pipelines can’t be deleted.”)
- no es el pipeline Default (si lo es: “The default pipeline can’t be deleted.”)
- ya no contiene deals (si los contiene: “This pipeline still has deals. Move them to another pipeline first.”)
¿Se cumple una de estas tres condiciones? Entonces el botón Delete aparece en gris y el motivo se indica en el bloque Delete pipeline.
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Abra el pipeline con Edit y desplacese hasta Delete pipeline.
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Haga clic en Delete.
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Compruebe el nombre en la ventana de confirmación y haga clic de nuevo en Delete.
¿Qué pipeline recibe un nuevo deal?
Sección titulada «¿Qué pipeline recibe un nuevo deal?»Cada nuevo deal acaba en un pipeline y en un stage.
Al usar Add deal. El campo Pipeline ya está relleno. Tesoro solo muestra pipelines visibles que encajen con el tipo de deal. Si el pipeline Default encaja, aparece ese. Si no, aparece el primer pipeline que encaje. Puede elegir usted otro. Después, en el campo Status, elija un stage de ese pipeline.
Con el + del tablero. El deal se crea en el pipeline y el stage en el que hizo clic en +.
Al convertir un lead. Aquí no elige ningún pipeline. Tesoro lo elige por sí mismo, en función del tipo de deal:
- ¿Encaja un solo pipeline con el tipo de deal? Entonces ese.
- ¿Encajan varios? Entonces el pipeline Default. Si no está entre ellos, el pipeline creado en primer lugar.
- Los pipelines visibles tienen prioridad sobre los ocultos.
- Un pipeline de co-broker nunca se elige automáticamente. Para eso, siempre lo elige usted.
El deal empieza en el primer stage de ese pipeline.
No hay pipeline para este tipo de deal
Sección titulada «No hay pipeline para este tipo de deal»Si su oficina no tiene ningún pipeline para el tipo de deal, Tesoro no puede guardar el deal. En ese caso verá:
“This company has no pipeline serving this deal type. Create one, or run the pipeline seed for this company.”
En ese caso, cree un pipeline con ese tipo de deal en Client types, o póngase en contacto con el soporte de Tesoro.
¿Qué significa “Commits the property”?
Sección titulada «¿Qué significa “Commits the property”?»Con Commits the property indica que, a partir de este stage, el deal ha comprometido la vivienda. Piense en una reserva, un contrato o un pago inicial. Tesoro lo utiliza en tres lugares:
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Sin doble venta. Una vivienda solo puede estar comprometida por un deal a la vez. Si un segundo deal intenta comprometer la misma vivienda, Tesoro lo rechaza. En ese caso verá: “Double-sale guard: deal “…” (…) is already committed to this property. Resolve that deal first, or override explicitly with a reason.“ El aviso menciona el otro deal y a su propietario.
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Primero, una vivienda aprobada. Un deal de Buy o Rent solo puede pasar a un stage así si hay al menos una vivienda en Approved. De lo contrario verá: “A deal must have at least one approved property before it can commit to it.” Para los deals de Sell y Rent out no se aplica esta regla.
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Ya no hay preselección automática. Tesoro deja de proponer automáticamente nuevas viviendas para este deal. Al fin y al cabo, el comprador ya ha elegido la vivienda.
Un nuevo deal de Buy o Rent no puede empezar en un stage que comprometa la vivienda, ni tampoco en Won o Lost. En ese caso verá: “A new deal cannot start here. Start it on one of: …”, con los stages en los que sí puede.
En los pipelines estándar, estos stages comprometen la vivienda: Reservation, 10% Contract, Signing DEED, Deposit y Won. Offer no lo hace: tras una oferta, otro comprador todavía puede presentar una oferta.
Preguntas frecuentes
Sección titulada «Preguntas frecuentes»¿Quién puede modificar los pipelines?
Sección titulada «¿Quién puede modificar los pipelines?»Solo los usuarios con el rol admin. Los demás usuarios no ven Pipelines en Settings.
¿Por qué no puedo modificar el Buyer pipeline?
Sección titulada «¿Por qué no puedo modificar el Buyer pipeline?»Es un pipeline Standard. El nombre, los tipos de deal y los stages son fijos. Puede ocultarlo o usar Duplicate para crear una copia modificable.
¿Puedo elegir yo mismo el pipeline Default?
Sección titulada «¿Puedo elegir yo mismo el pipeline Default?»No, no en esta pantalla. Al principio, el pipeline Default es el Buyer pipeline. Una copia nunca es Default.
¿Qué ocurre con mis deals si cambio el nombre de un stage?
Sección titulada «¿Qué ocurre con mis deals si cambio el nombre de un stage?»Nada. Los deals permanecen en el mismo stage. Solo cambia el nombre en el tablero.
Necesito el Co-broker pipeline. ¿Dónde está?
Sección titulada «Necesito el Co-broker pipeline. ¿Dónde está?»Está oculto de forma predeterminada. Ábralo con Edit, desactive Hidden y haga clic en Save. Consulte también Deals de co-broker.
¿Por qué no se puede usar el botón Delete?
Sección titulada «¿Por qué no se puede usar el botón Delete?»En el bloque Delete pipeline se indica el motivo: es un pipeline Standard, es el pipeline Default o todavía contiene deals. Mueva primero los deals (por ejemplo, con Hidden y Move & hide) o elija ocultarlo.