Portaalgebruikers: aanmaken en beheren
Elke klant met portaaltoegang heeft een account dat altijd gekoppeld is aan een contact in het CRM. Twee aanmaakroutes: makelaar via CRM (direct actief), of klant zelf via portaal-aanmeldpagina (verificatiecode nodig).
Wanneer gebruikt u dit?
Section titled “Wanneer gebruikt u dit?”- Een nieuw contact dat u toegang wilt geven tot het portaal
- Een lead die zich zelf heeft geregistreerd en u wilt zien wat er gebeurde
- Een klant die het wachtwoord vergeten is, u wilt weten of u moet helpen
Twee aanmaakroutes
Section titled “Twee aanmaakroutes”Meest gebruikte methode. U houdt controle over wie toegang krijgt.
- Open contactrecord in CRM.
- Klik portaalgebruiker-actie.
- Systeem maakt account aan: voornaam, achternaam, email overgenomen. Tijdelijk wachtwoord van 8 tekens gegenereerd.
- Klant ontvangt email met wachtwoord + portaal-link. Eerste login: wachtwoord wijzigen.
Wat auto gebeurt:
- Contact gemarkeerd als portaalgebruiker
- Geen makelaar gekoppeld? → bedrijfsbeheerder ingesteld
- Activiteit gelogd op contact
- Taal portaal = taal contact (anders Engels)
Wanneer u de portaal-link op uw website plaatst en klanten zelf het initiatief nemen.
-
Klant opent portaal-URL met uw bedrijfs-ID. Zonder geldige
id-parameter: informatiepagina. -
Klant klikt Sign up en vult registratieformulier:
- First Name, Last Name (min 3 tekens elk)
- Email, Password (max 100 tekens)
-
Optioneel: taal + locatie + woningvoorkeuren.
-
Systeem verstuurt verificatie-email: 6-cijferige code.
-
Klant voert code in op verificatiepagina → account actief.
Wat auto gebeurt:
- Account begint als Concept: kan nog niet inloggen
- Na email-verificatie → Active
- System zoekt of email bestaat als contact:
- Ja → portaalaccount gekoppeld
- Nee → nieuw lead aangemaakt, default op “niet benaderen”, u beoordeelt eerst
- Verantwoordelijke makelaar = bedrijfsbeheerder
Twee statussen
Section titled “Twee statussen”| Status | Wat |
|---|---|
| Draft (Concept) | Account aangemaakt, email niet geverifieerd. Kan niet inloggen. |
| Active (Actief) | Volledig actief. Kan inloggen. |
Velden van een portaalaccount
Section titled “Velden van een portaalaccount”| Veld | Wat |
|---|---|
| First Name | Voornaam |
| Last Name | Achternaam |
| Inlog + communicatie | |
| Status | Concept of Actief |
| Owner | Verantwoordelijke makelaar |
| Favourite Properties | Door klant gemarkeerd |
Altijd gekoppeld aan contact + uw makelaarskantoor. Taal vanuit contactprofiel.
Wat een portaalgebruiker kan doen
Section titled “Wat een portaalgebruiker kan doen”Woningen bekijken + beoordelen
Section titled “Woningen bekijken + beoordelen”Woningen via deal aangeboden aan gekoppeld contact verschijnen auto op homepagina. Per woning:
- Volledige details (foto’s, kenmerken, beschrijving, kaart, energielabel)
- Interested / Not Interested
- Bij afwijzing: redenen opgeven
- Beoordeling 1, 5 sterren
- Favorieten
Bezichtigingen aanvragen + beheren
Section titled “Bezichtigingen aanvragen + beheren”- Max 3 voorkeursdata per woning
- Makelaar bevestigt definitieve datum
- Bij bevestiging: navigatie naar woning beschikbaar (48 uur vooraf)
- Op dag van bezichtiging: foto’s + notities + voice notes ontgrendeld
- Annuleren altijd mogelijk (behalve bij completed)
Notities + foto’s
Section titled “Notities + foto’s”- Notities schrijven, bewerken, verwijderen (min 3 tekens)
- Foto’s uploaden, bekijken, verwijderen
- Voice notes opnemen
Alle content zichtbaar in CRM voor makelaar.
Contact Agent
Section titled “Contact Agent”Direct bericht naar verantwoordelijke makelaar. Makelaar ontvangt notificatie.
Portaalgebruiker herkennen in CRM
Section titled “Portaalgebruiker herkennen in CRM”- Contactenlijst: portaal-icoon bij actieve portaalaccounts (mits Client Portal actief)
- Contactrecord: zichtbaar dat het een portaalgebruiker is
- Activiteitenhistorie: wanneer account is aangemaakt
- Deals door klant via portaal bewerkt, als zodanig gemarkeerd
Wachtwoord vergeten
Section titled “Wachtwoord vergeten”Klant doet zelf:
- Forgot password op inlogpagina.
- Email invoeren.
- Systeem verstuurt resetcode (6 cijfers).
- Klant voert code in + nieuwe wachtwoord.
Makelaar niet bij betrokken.
Profielfoto
Section titled “Profielfoto”Klant uploadt eigen foto via Profile → My Account. Opgeslagen als bestand, gekoppeld aan portaalaccount. Wijzigen/verwijderen ook daar.
Veelgestelde vragen
Section titled “Veelgestelde vragen”Contact heeft al portaalaccount: nog een aanmaken?
Section titled “Contact heeft al portaalaccount: nog een aanmaken?”Nee. Systeem checkt, foutmelding: “portaalgebruiker bestaat al”. Max 1 account per contact.
Klant heeft zich zelfgeregistreerd maar staat niet bij bestaand contact
Section titled “Klant heeft zich zelfgeregistreerd maar staat niet bij bestaand contact”Email-zoektocht gaf geen match → nieuw lead aangemaakt. Vindbaar in contactenlijst, default “niet benaderen”, beoordeel eerst.
Klant kan niet inloggen
Section titled “Klant kan niet inloggen”Check:
- Portaal actief in Settings → My Company → Client Portal Settings?
- Klant heeft link met juiste bedrijfs-ID?
- Bij zelfregistratie: verificatie-email bevestigd?
- Account op status Active?
Wachtwoord vergeten? Verwijs naar Forgot password op inlogpagina.