Co-broker-deals: samenwerken met een ander kantoor
Een collega-makelaar van een ander kantoor heeft een koper voor een van uw woningen. U spreekt af dat u samenwerkt en de commissie deelt. Zo’n samenwerking heet co-broking. De andere makelaar is de co-broker of partner.
Vanaf versie 1.30.0 legt u zo’n samenwerking in Tesoro vast als co-broker-deal. Tesoro bewaart de afspraken, stuurt de partner een bevestiging en houdt de einddatum voor u in de gaten.
Wanneer gebruikt u dit?
Section titled “Wanneer gebruikt u dit?”- Een ander kantoor brengt een koper of huurder aan voor uw woning
- U wilt vastleggen tot wanneer die klant bij de partner hoort
- U wilt de afgesproken commissie op één plek bewaren
- U wilt de partner woningen voorstellen zonder de klant zelf te benaderen
Eenmalig instellen
Section titled “Eenmalig instellen”Voordat u de eerste co-broker-deal maakt, zijn drie dingen nodig.
1. Een co-broker-pipeline
Section titled “1. Een co-broker-pipeline”Co-broker-deals staan in een eigen pipeline, met de instelling External collaboration (co-broker) aan. Tesoro heeft al een Co-broker pipeline klaarstaan, met de stages Registered, Proposed, Visit, Negotiation, Won en Lost. Deze pipeline is standaard verborgen. Een beheerder maakt hem zichtbaar. Zie Pipelines instellen.
2. Uw eigen kantoor aanwijzen
Section titled “2. Uw eigen kantoor aanwijzen”Een beheerder gaat naar Settings > Deal Settings en vult het blok Own agency in.
| Veld | Wat u invult |
|---|---|
| Own agency | De relatie die uw eigen kantoor is. Alleen woningen die aan deze relatie gekoppeld zijn, gelden als uw eigen aanbod. Alleen die kunt u op een co-broker-deal voorstellen. |
| Default registration validity (months) | Hoeveel maanden een nieuwe registratie standaard geldig is. Standaard 6, minimaal 1, maximaal 60. Per deal kunt u een andere datum kiezen. |
Staat uw kantoor niet in de lijst? Maak uw kantoor eerst aan als relatie (Relations → Add) en kies het daarna hier. Klik op Save.
3. Het partnerkantoor en de partner-makelaar
Section titled “3. Het partnerkantoor en de partner-makelaar”- Het partnerkantoor staat in Tesoro als relatie.
- De partner-makelaar staat als contact met de rol Real Estate Agent, gekoppeld aan die relatie.
- Geef de partner-makelaar een e-mailadres. Daar stuurt Tesoro de bevestiging en de voorgestelde woningen naartoe.
Een co-broker-deal aanmaken
Section titled “Een co-broker-deal aanmaken”-
Open Deals en klik op Add deal.
-
Kies bij Deal type voor Buy of Rent.
-
Kies bij Pipeline de co-broker-pipeline. Er verschijnt nu een blok Co-broker registration.
-
Vul het blok in:
Veld Verplicht Toelichting Client first name Ja Voornaam van de klant van de partner Client last name Ja Achternaam van de klant van de partner Partner agency Ja Het partnerkantoor (een relatie) Partner agent Ja De makelaar van dat kantoor. Kies eerst Partner agency, dan ziet u alleen de makelaars van dat kantoor. Valid until Ja Tot wanneer de registratie geldt. Tesoro vult vooraf in: vandaag plus de standaardperiode uit Deal Settings. Registered via Nee Hoe de partner de klant aanmeldde: Phone, WhatsApp, Email of Other Commission type Nee Percentage of Fixed amount Commission value Nee Het percentage (0 tot 100) of het vaste bedrag Notes Nee Vrije tekst over de afspraak -
Kies bij Property de woning uit uw eigen aanbod waar het om gaat. Dit is verplicht. Heeft de woning een prijs, dan vult Tesoro die in als Deal value.
-
Kies bij Status de stage waar de deal begint en klik op Submit.
De klant als contact
Section titled “De klant als contact”Tesoro maakt van de klant een contact met de rol Co-broker lead. Van dat contact bewaart u alleen de naam. Een e-mailadres of telefoonnummer is niet nodig.
Bestaat er al een contact met precies dezelfde voor- en achternaam? Dan ziet u tijdens het typen de melding Existing contact “…” will be linked instead of creating a duplicate. Tesoro koppelt dan het bestaande contact en maakt geen dubbel contact aan.
Een Co-broker lead krijgt nooit toegang tot het klantportaal. Alle communicatie loopt via de partner-makelaar.
De bevestiging aan de partner
Section titled “De bevestiging aan de partner”Zodra u de deal opslaat, stuurt Tesoro automatisch een e-mail naar de Partner agent. Die e-mail bevestigt dat uw kantoor de klant heeft geregistreerd. Er staat in:
- dat u de klant niet rechtstreeks benadert, en dat alle contact via de partner loopt
- tot wanneer de registratie geldt
- de afgesproken commissie
- hoe de klant is aangemeld
- het verzoek om te reageren als er iets niet klopt
Is de e-mail verstuurd, dan krijgt de registratie de status Confirmed. Op de tijdlijn van de deal ziet u dat de registratie is aangemaakt en bevestigd.
Als de bevestiging niet is verstuurd
Section titled “Als de bevestiging niet is verstuurd”Heeft de partner-makelaar geen e-mailadres, of lukte het versturen niet? Dan blijft de status Pending. In het registratieblok ziet u dan: The confirmation has not been sent to the partner agent yet. met de knop Send confirmation.
- Geef de partner-makelaar eerst een e-mailadres op de contactkaart van de partner-makelaar.
- Open de deal en klik op Send confirmation.
- U ziet de melding Confirmation email has been queued. Na het versturen staat de status op Confirmed.
Het registratieblok op de dealpagina
Section titled “Het registratieblok op de dealpagina”Op de dealpagina staat het blok Co-broker registration in de zijbalk, onder Deal Details. Bovenaan de zijbalk ziet u het label Co-broker deal.
Het blok toont:
| Onderdeel | Wat u ziet |
|---|---|
| Status | Pending, Confirmed of Expired |
| Partner agent | De naam van de partner-makelaar, met daaronder het partnerkantoor. Beide zijn klikbaar. |
| Valid until | De einddatum met het aantal resterende dagen. Vanaf 7 dagen voor het einde staat dat in rood. Is de datum voorbij, dan staat er (expired). |
| Commission agreement | Het percentage of het vaste bedrag |
| Registered via | Hoe de klant is aangemeld |
| Notes | Uw notities |
Klik op Edit om Registered via, Valid until, de commissie of de notities aan te passen. Het partnerkantoor en de partner-makelaar wijzigt u hier niet.
De statussen
Section titled “De statussen”| Status | Betekenis |
|---|---|
| Pending | De bevestiging is nog niet naar de partner verstuurd. |
| Confirmed | Tesoro heeft de bevestiging naar de partner-makelaar verstuurd. |
| Expired | De registratie is verlopen. Deze status zet Tesoro zelf. |
Woningen voorstellen aan de partner
Section titled “Woningen voorstellen aan de partner”Wilt u de partner nog andere woningen laten zien? Dat gaat via het tabblad Properties van de deal.
- Voeg woningen toe en zet ze in de kolom Proposed. U kunt alleen uw eigen woningen toevoegen.
- Klik boven de kolom Proposed op het envelop-icoon (Compose an email).
- Tesoro stuurt de nieuw voorgestelde woningen naar de Partner agent. De klant zelf krijgt niets.
Tesoro stuurt elke woning maar één keer. Woningen die al eerder zijn gemaild, gaan niet opnieuw mee. Heeft de partner-makelaar geen e-mailadres, dan krijgt u de melding The partner agent on this deal has no email address.
Wat er gebeurt als de registratie afloopt
Section titled “Wat er gebeurt als de registratie afloopt”Elke dag controleert Tesoro de registraties.
- Houd de einddatum zelf in de gaten. In het registratieblok staat het aantal resterende dagen. Vanaf 7 dagen voor het einde staat dat in rood.
- Op de einddatum krijgt de registratie de status Expired. De deal gaat naar de eerste stage met de uitkomst Lost, in de standaard Co-broker pipeline de stage Lost. Dat gebeurt niet als de deal al in een stage staat die de woning vastlegt; in de standaard Co-broker pipeline is dat alleen Won. Op de tijdlijn ziet u Registration expired.
Wilt u verlengen? Pas vóór de einddatum Valid until aan via Edit in het registratieblok.
Gewonnen en verloren deals slaat Tesoro over. Die veranderen niet.
Geen Rotting-score
Section titled “Geen Rotting-score”Co-broker-deals krijgen geen Rotting-score. Het contact met de klant ligt bij de partner. U kunt dat contact niet zelf opbouwen, dus een score zou u onterecht waarschuwen. Meer over de score leest u in Rotting: deals die aandacht nodig hebben.
Veelgestelde vragen
Section titled “Veelgestelde vragen”Ik zie de co-broker-pipeline niet bij het aanmaken van een deal.
Section titled “Ik zie de co-broker-pipeline niet bij het aanmaken van een deal.”De pipeline is waarschijnlijk nog verborgen, of u koos het dealtype Sell of Rent out. De co-broker-pipeline is voor Buy en Rent. Vraag een beheerder de pipeline zichtbaar te maken.
De lijst Partner agent is leeg.
Section titled “De lijst Partner agent is leeg.”Kies eerst Partner agency. Blijft de lijst leeg, controleer dan of de makelaar als contact met de rol Real Estate Agent aan die relatie gekoppeld is.
Ik kan op het tabblad Properties geen woning toevoegen.
Section titled “Ik kan op het tabblad Properties geen woning toevoegen.”Controleer of een beheerder bij Settings > Deal Settings uw kantoor heeft gekozen bij Own agency, en of de woning aan die relatie gekoppeld is. Alleen woningen van uw eigen kantoor kunnen op een co-broker-deal.
Kan ik de klant van de partner mailen of bellen?
Section titled “Kan ik de klant van de partner mailen of bellen?”Nee, dat is de afspraak bij co-broking. Tesoro vraagt daarom geen e-mailadres of telefoonnummer van de klant, en de klant krijgt geen toegang tot het klantportaal.