Ga naar inhoud
HelpdeskAgentdevTesoro CRM

Dagelijkse en wekelijkse routines: het ritme van een goed kantoor

Een goed gerund kantoor draait niet op talent, het draait op ritme. Elke ochtend dezelfde vier vragen, elke week dezelfde controles. Tesoro ondersteunt dit, maar alleen als u het ervoor inricht. Dit artikel beschrijft het dagritme van fictief kantoor Calida Prestige Estates (Costa Blanca), met directeur Eva van der Berg en senior makelaar James Crawford.

Wanneer is dit relevant?

Section titled “Wanneer is dit relevant?”
  • U start net met Tesoro en wilt een werkbaar dagschema
  • Uw team werkt reactief, u wilt sturing
  • U onboardt een nieuwe makelaar en wilt een duidelijke checklist

Dagritme

Section titled “Dagritme”

08:30: Eva opent Tesoro

Section titled “08:30: Eva opent Tesoro”

Eerste handeling: niet email. Tesoro. Altijd dezelfde vragen:

  1. Nieuwe leads binnengekomen? (Leads, op aanmaakdatum gesorteerd)
  2. Woningen te lang online? (Properties, op status + publicatiedatum)
  3. Incomplete dossiers? (Properties, op ontbrekende velden)
  4. Hoe staat de pipeline? (Deals, op fase)

5, 10 minuten en Eva weet waar de dag over gaat. Geen 200 records scrollen, vier gerichte views.

09:00: James opent Tesoro

Section titled “09:00: James opent Tesoro”

Halfuur later. Operationeel:

  1. Welke leads zijn aan mij toegewezen? (Leads, eigen naam)
  2. Welke taken vandaag? (Activities, datum)
  3. Welke follow-ups? (Leads, status “contacted”)
  4. Welke bezichtigingen deze week? (Activities, type + datum)

Dagcheck: Directeur

Section titled “Dagcheck: Directeur”

  1. Nieuwe leads: view “Nieuwe leads vandaag”. Filter created_at = vandaag. Toegewezen aan agent? Niet-toegewezen leads = directe actie.

    Beschikbare filters: lead_status, owner_id, lead_source, created_at, last_activity.

  2. Publicatiestatus: view “Eigen listings, actief”. Filter display_on_website. Welke woningen zouden moeten staan + staan ook?

    Filters: status, display_on_website, mls.

  3. Incomplete dossiers: woningen met 0 leads + 0 webviews na meerdere weken. Foto’s? Beschrijving? Portalen?

    Kolommen: name, status, price, leads, web_views, deals, published_at.

  4. Pipeline overzicht: Deals gesorteerd op fase. Let op deals in “offer” of “reservation” die lang stil staan.

    Filters: status (knowing_property → won/lost), owner_id, deal_value, closing_date, last_activity.

Dagcheck: Agent

Section titled “Dagcheck: Agent”

  1. Nieuwe leads: owner_id = mijn naam + lead_status = new. Niet gecontacteerd. Prioriteer op bron: portaal-leads vragen snelle reactie.

  2. Follow-ups: lead_status = contacted + eigen naam. Kolom last_activity toont wanneer u voor het laatst contact had.

  3. Geplande activiteiten: Activities event_date = vandaag. Bezichtigingen, gesprekken, opvolgmomenten.

  4. Dealdossiers bijwerken: Actieve deals. Biedingen binnen? Status updaten?

Weekcheck: Directeur (vrijdag)

Section titled “Weekcheck: Directeur (vrijdag)”

45 minuten. Evaluatie + voorbereiding voor de volgende week.

  1. Prijsstrategie evalueren: view “Eigen listings, actief”, op published_at oudste eerst. > 60 dagen + dalende leadactiviteit = prijsgesprek met eigenaar.

    Combineer published_at + contacts (leads) + web_views om te beoordelen: prijs, presentatie of markt?

  2. Agent-performance: Deals zonder agent-filter. Tel per agent: actieve deals, dealfasen, dealwaarden. Vergelijk met aantal leads + conversie.

    Filters: owner_id, status, type, deal_value, closing_date, contacts_count, property_count_active.

  3. Nieuwe listings deze week: created_at = deze week. Compleet? Foto’s, meertalige beschrijving, GPS? Aanvullen vóór maandag.

  4. MLS-hygiëne: status = sold of cancelled. Nog gepubliceerd op portalen? Verwijder.

    Filters: status (sold, rented, cancelled, off_market, removed_by_feed), mls.

  5. Teammeeting voorbereiden: Maak lijst met bespreekpunten o.b.v. data. Objectief, geen aannames.

Weekcheck: Agent (maandag)

Section titled “Weekcheck: Agent (maandag)”

  1. Weekplanning: Activities event_date = deze week. Conflicten? Verplaatsingen?

  2. Leadstatus bijwerken: Niet-reagerende leads na 3 pogingen → “unqualified”. Concrete interesse → “qualified”.

  3. Eigen listings: Woningen met eigen naam. Nieuwe webviews of leads? Wat heeft extra aandacht nodig deze week?

Views inrichten voor routines

Section titled “Views inrichten voor routines”

Routines werken alleen als de juiste views bestaan.

Voor de directeur

Section titled “Voor de directeur”
View Resource Filters Kolommen
Nieuwe leads vandaag Leads created_at = vandaag Naam, bron, agent, status, aanmaakdatum
Eigen listings, actief Woningen status = active Naam, prijs, publicatiedatum, leads, webviews, deals
Woningen > 60 dagen Woningen status = active, created_at < 60d Naam, prijs, publicatiedatum, leads, webviews
MLS-status controle Woningen status = sold of cancelled Naam, status, MLS, publicatiedatum
Pipeline overzicht Deals (geen filter) Naam, agent, status, dealwaarde, sluitingsdatum

Voor de agent

Section titled “Voor de agent”
View Resource Filters Kolommen
Mijn nieuwe leads Leads eigen naam + lead_status = new Naam, bron, fase, aanmaakdatum
Mijn follow-ups Leads eigen naam + lead_status = contacted Naam, laatste activiteit, bron, fase
Mijn listings Woningen eigen naam + status = active Naam, prijs, leads, webviews, deals

Het ritme bewaken

Section titled “Het ritme bewaken”

Kracht van routines = herhaling. Niet eenmalig checken, elke dag opnieuw. Tesoro maakt views persistent: u richt ze niet elke dag opnieuw in.

Als een view de juiste vragen niet meer beantwoordt: aanpassen. Routines evolueren met uw kantoor. Maar het ritme zelf, dagelijkse controle, wekelijkse evaluatie, blijft.

Volgende stap

Section titled “Volgende stap”
Verkoopstrategie met TesoroHoe u listing-aandacht, lead-opvolging en prijsstrategie stuurt met data.