Pipelines instellen
Vanaf versie 1.30.0 bepaalt uw kantoor zelf welke stappen een deal doorloopt. Zo’n reeks stappen heet een pipeline. Elke stap is een stage: één kolom op het dealbord. U kunt meerdere pipelines hebben, bijvoorbeeld één voor kopers, één voor verkopers en één voor nieuwbouw.
Dit artikel is voor beheerders (admins). Alleen zij zien Settings > Pipelines. Hoe u als makelaar dagelijks met stages en het bord werkt, leest u in Pipeline-stages en het dealbord.
Wanneer gebruikt u dit?
Section titled “Wanneer gebruikt u dit?”- Uw kantoor werkt met andere stappen dan de standaard van Tesoro
- U wilt een aparte pipeline voor een eigen werkstroom, zoals nieuwbouw of verhuur
- U wilt samenwerken met een ander makelaarskantoor via een co-broker-pipeline
- U wilt dat een deal oranje of rood kleurt als hij te lang in één stage blijft staan
Het overzicht van uw pipelines
Section titled “Het overzicht van uw pipelines”Ga naar Settings (het tandwiel rechtsboven) en kies in het linkermenu Pipelines.
Per pipeline ziet u:
| Onderdeel | Betekenis |
|---|---|
| Standard | Een pipeline die Tesoro voor u heeft klaargezet. Naam en stages liggen vast. |
| Default | De voorkeurspipeline. Tesoro kiest deze als meerdere pipelines bij een dealtype passen. |
| Co-broker | Een pipeline voor samenwerking met een ander kantoor. |
| Hidden | De pipeline is verborgen. Hij staat niet in de keuzelijsten voor nieuwe deals en niet op het bord. |
| Buy / Rent / Sell / Rent out | De dealtypes (Client types) waarvoor de pipeline bedoeld is. |
| … deals | Hoeveel deals er nu in deze pipeline staan. |
| … stages | Hoeveel stages de pipeline heeft. |
Rechtsboven staat het totaal aantal deals van uw kantoor. Staan er deals buiten elke pipeline, dan ziet u een rode melding … without pipeline.
De pipelines die u al heeft
Section titled “De pipelines die u al heeft”Elk kantoor krijgt drie pipelines klaargezet. De namen kunnen in de taal staan waarin uw Tesoro-account is aangemaakt. Hieronder de Engelse namen.
Buyer pipeline (Standard, Default)
Section titled “Buyer pipeline (Standard, Default)”Voor Buy en Rent. Negen stages:
| Fase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Knowing Property, First Visit, Multiple Visits |
| Negotiation | Offer, Reservation |
| Closing | 10% Contract, Signing DEED |
| Outcome | Won, Lost |
Seller pipeline (Standard)
Section titled “Seller pipeline (Standard)”Voor Sell en Rent out. Acht stages:
| Fase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Mandate, Online |
| Negotiation | Visits, Offer, Reservation |
| Closing | Deposit |
| Outcome | Won, Lost |
Co-broker pipeline (verborgen)
Section titled “Co-broker pipeline (verborgen)”Voor Buy en Rent, met External collaboration (co-broker) aan. Deze pipeline is verborgen tot u hem zichtbaar maakt. Hij is niet Standard, dus u mag hem aanpassen.
| Fase | Stages |
|---|---|
| Orientation | Registered, Proposed |
| Negotiation | Visit, Negotiation |
| Outcome | Won, Lost |
Meer over samenwerken met een ander kantoor leest u in Co-broker-deals.
De vier fases
Section titled “De vier fases”Elke stage hoort bij één van vier vaste fases. De fases zijn voor iedereen gelijk en veranderen niet. Ze geven het bord een vaste volgorde, ook als u eigen stages maakt.
| Fase | Waar de deal staat |
|---|---|
| Orientation | De klant oriënteert zich: kennismaken, bezichtigen, mandaat. |
| Negotiation | Er wordt onderhandeld: bod, tegenbod, reservering. |
| Closing | De afronding: contract, aanbetaling, akte. |
| Outcome | Het einde: Won (gewonnen) of Lost (verloren). |
Elke pipeline heeft altijd minstens één Won-stage en één Lost-stage. Zonder die twee kunt u niet opslaan. U ziet dan: “A pipeline needs at least one Won and one Lost outcome.”
Op het dealbord kunt u met All pipelines de deals van al uw pipelines samen bekijken, gegroepeerd per fase. Zie Pipeline-stages en het dealbord.
Een pipeline toevoegen
Section titled “Een pipeline toevoegen”-
Ga naar Settings > Pipelines en klik op Add pipeline.
-
Geef de pipeline een Name. Tesoro vult alvast “New pipeline” in. Vervang dat door uw eigen naam.
-
Kies bij Client types voor welke dealtypes de pipeline bedoeld is: Buy, Rent, Sell en/of Rent out. Alleen deals van die types kunnen in deze pipeline staan.
-
U begint met drie stages: “New status” in Orientation, en Won en Lost in Outcome. Pas de namen aan en voeg stages toe (zie hieronder).
-
Klik rechtsboven op Save. U ziet “Pipeline created successfully” en gaat terug naar het overzicht.
Een pipeline dupliceren
Section titled “Een pipeline dupliceren”De snelste manier om een eigen pipeline te maken is een bestaande kopiëren.
-
Klik in het overzicht op Duplicate naast de pipeline die u wilt kopiëren.
-
Tesoro maakt direct een kopie met “(copy)” achter de naam. U ziet “Pipeline created successfully”.
-
Klik bij de kopie op Edit en pas naam, dealtypes en stages aan.
-
Klik op Save.
De kopie is nooit Standard en nooit Default. U kunt hem dus vrij aanpassen, ook als u een Standard-pipeline kopieerde. De kopie is direct zichtbaar. Heeft u de kopie niet nodig? Verwijder hem dan, of zet Hidden aan.
Stages indelen
Section titled “Stages indelen”Klik bij een pipeline op Edit. Onder Stages ziet u vier blokken: één per fase.
Bij een Standard-pipeline, zoals de Buyer pipeline, zijn dezelfde velden grijs en vergrendeld.
Wat u per stage instelt
Section titled “Wat u per stage instelt”| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Label | De naam van de stage. Deze naam ziet u als kolomkop op het bord. |
| Colour | De kleur van de stage. |
| Max days | Optioneel. Hoeveel werkdagen een deal in deze stage mag staan. Bij 80 % kleurt de dealkaart oranje, zodra de limiet bereikt is rood. Leeg laten betekent: geen limiet. |
| Commits the property | Aanvinken als een deal in deze stage de woning vastlegt, zoals bij een reservering. Zie Wat betekent “Commits the property”? |
Max days telt alleen werkdagen (maandag tot en met vrijdag). Wanneer een kaart oranje of rood wordt, stelt u in bij Settings > Deal Settings, onder Stage time-limit colouring. Zie Pipeline-stages en het dealbord.
Stages toevoegen, verplaatsen en verwijderen
Section titled “Stages toevoegen, verplaatsen en verwijderen”- Toevoegen: klik onder een fase op Add stage. De nieuwe stage krijgt de kleur van de stage erboven.
- Verplaatsen: pak een stage aan het handvat links (de puntjes) en sleep hem omhoog, omlaag of naar een andere fase.
- Verwijderen: klik op het prullenbak-icoon rechts van de stage.
- Extra uitkomst: klik in het blok Outcome op Add outcome. Zo maakt u bijvoorbeeld een tweede Lost-stage “Geannuleerd”. Bij elke uitkomst kiest u onder Outcome of het Won of Lost is.
Klik na elke wijziging op Save. Pas dan worden de wijzigingen bewaard.
Een stage verwijderen die nog deals heeft
Section titled “Een stage verwijderen die nog deals heeft”Staan er nog deals in de stage die u verwijdert, dan kunt u niet zomaar opslaan. Tesoro vraagt eerst waar die deals heen moeten:
-
Verwijder de stage en klik op Save.
-
Het venster Move deals before removing a status opent.
-
Kies bij Move deals to status een andere stage van dezelfde pipeline. U kunt alleen kiezen uit bestaande stages die geen Won of Lost zijn.
-
Klik op Move & remove. Tesoro verplaatst de deals en verwijdert de stage. U ziet hoeveel deals zijn verplaatst.
Is er geen andere stage om naar te verplaatsen, dan ziet u een melding en slaat Tesoro niets op.
Instellingen van de hele pipeline
Section titled “Instellingen van de hele pipeline”Bovenaan de editor staan instellingen die voor de hele pipeline gelden.
| Veld | Wat het doet |
|---|---|
| Name | De naam van de pipeline. |
| Client types | Voor welke dealtypes de pipeline is. |
| Rotting window (days) | Na hoeveel dagen zonder contact het punt Recent contact van de Rotting-score volledig meetelt. Leeg = de instelling van uw kantoor. |
| Rotting sensitivity | Hoe streng deals in deze pipeline worden beoordeeld. Company default = de instelling van uw kantoor. |
| External collaboration (co-broker) | Aan voor een pipeline voor samenwerking met een ander kantoor. De Rotting-score staat dan uit voor deals in deze pipeline. |
| Hidden | Verbergt de pipeline. Zie hieronder. |
Wat de Rotting-score is en hoe u die instelt, leest u in Rotting: deals die aandacht nodig hebben.
Een pipeline verbergen
Section titled “Een pipeline verbergen”Een verborgen pipeline staat niet meer in de keuzelijst Pipeline bij een nieuwe deal en niet in de pipeline-keuze op het bord. De pipeline en zijn instellingen blijven bewaard. U kunt hem later weer zichtbaar maken.
-
Klik bij de pipeline op Edit.
-
Zet Hidden aan en klik op Save.
-
Staan er nog deals in de pipeline? Dan opent het venster Move deals before hiding. Kies bij Move deals to een zichtbare pipeline voor hetzelfde dealtype.
-
Klik op Move & hide. Tesoro verplaatst de deals en verbergt de pipeline.
Bij het verplaatsen naar een andere pipeline zoekt Tesoro voor elke deal de best passende stage. Eerst een stage met dezelfde naam. Anders een stage in dezelfde fase, op een vergelijkbare plek. Een gewonnen deal blijft gewonnen en een verloren deal blijft verloren.
Een pipeline verwijderen
Section titled “Een pipeline verwijderen”Onderaan de editor staat het rode blok Delete pipeline. Verwijderen is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
U kunt een pipeline alleen verwijderen als:
- het geen Standard-pipeline is (anders: “Standard pipelines can’t be deleted.”)
- het niet de Default-pipeline is (anders: “The default pipeline can’t be deleted.”)
- er geen deals meer in staan (anders: “This pipeline still has deals. Move them to another pipeline first.”)
Geldt één van deze drie? Dan is de knop Delete grijs en staat de reden in het blok Delete pipeline.
-
Open de pipeline met Edit en scroll naar Delete pipeline.
-
Klik op Delete.
-
Controleer de naam in het bevestigingsvenster en klik nogmaals op Delete.
Welke pipeline krijgt een nieuwe deal?
Section titled “Welke pipeline krijgt een nieuwe deal?”Elke nieuwe deal komt in een pipeline en in een stage terecht.
Bij Add deal. Het veld Pipeline staat al ingevuld. Tesoro toont alleen zichtbare pipelines die bij het dealtype passen. Past de Default-pipeline, dan staat die er. Anders staat de eerste passende pipeline er. U kunt zelf een andere kiezen. In het veld Status kiest u daarna een stage van die pipeline.
Met de + op het bord. De deal komt in de pipeline en de stage waarin u op + klikte.
Bij het omzetten van een lead. U kiest hierbij geen pipeline. Tesoro kiest zelf, op basis van het dealtype:
- Past er één pipeline bij het dealtype? Dan die.
- Passen er meerdere? Dan de Default-pipeline. Is die er niet bij, dan de pipeline die het eerst is aangemaakt.
- Zichtbare pipelines gaan voor verborgen pipelines.
- Een co-broker-pipeline wordt nooit automatisch gekozen. Daarvoor kiest u altijd zelf.
De deal start in de eerste stage van die pipeline.
Geen pipeline voor dit dealtype
Section titled “Geen pipeline voor dit dealtype”Heeft uw kantoor geen enkele pipeline voor het dealtype, dan kan Tesoro de deal niet opslaan. U ziet dan:
“This company has no pipeline serving this deal type. Create one, or run the pipeline seed for this company.”
Maak in dat geval een pipeline aan met dat dealtype bij Client types, of neem contact op met Tesoro support.
Wat betekent “Commits the property”?
Section titled “Wat betekent “Commits the property”?”Met Commits the property geeft u aan: vanaf deze stage heeft de deal de woning vastgelegd. Denk aan een reservering, een contract of een aanbetaling. Tesoro gebruikt dit op drie plaatsen:
-
Geen dubbele verkoop. Een woning kan maar door één deal tegelijk vastgelegd zijn. Probeert een tweede deal dezelfde woning vast te leggen, dan weigert Tesoro dat. U ziet dan: “Double-sale guard: deal “…” (…) is already committed to this property. Resolve that deal first, or override explicitly with a reason.“ De melding noemt de andere deal en de eigenaar ervan.
-
Eerst een goedgekeurde woning. Een Buy- of Rent-deal kan pas naar zo’n stage als er minstens één woning op Approved staat. Anders ziet u: “A deal must have at least one approved property before it can commit to it.” Voor Sell- en Rent out-deals geldt deze regel niet.
-
Geen automatische voorselectie meer. Tesoro stelt voor deze deal geen nieuwe woningen meer automatisch voor. De koper heeft de woning immers gekozen.
Een nieuwe Buy- of Rent-deal mag niet starten in een stage die de woning vastlegt, en ook niet in Won of Lost. U ziet dan: “A new deal cannot start here. Start it on one of: …”, met de stages waar het wel mag.
In de standaard-pipelines leggen deze stages de woning vast: Reservation, 10% Contract, Signing DEED, Deposit en Won. Offer doet dat niet: bij een bod kan een andere koper nog een bod doen.
Veelgestelde vragen
Section titled “Veelgestelde vragen”Wie kan pipelines aanpassen?
Section titled “Wie kan pipelines aanpassen?”Alleen gebruikers met de rol admin. Andere gebruikers zien Pipelines niet in Settings.
Waarom kan ik de Buyer pipeline niet aanpassen?
Section titled “Waarom kan ik de Buyer pipeline niet aanpassen?”Het is een Standard-pipeline. Naam, dealtypes en stages liggen vast. U kunt hem verbergen, of met Duplicate een aanpasbare kopie maken.
Kan ik zelf de Default-pipeline kiezen?
Section titled “Kan ik zelf de Default-pipeline kiezen?”Nee, niet in dit scherm. De Default-pipeline is bij de start de Buyer pipeline. Een kopie wordt nooit Default.
Wat gebeurt er met mijn deals als ik een stage hernoem?
Section titled “Wat gebeurt er met mijn deals als ik een stage hernoem?”Niets. De deals blijven in dezelfde stage staan. Alleen de naam op het bord verandert.
Ik heb de Co-broker pipeline nodig. Waar is die?
Section titled “Ik heb de Co-broker pipeline nodig. Waar is die?”Hij is standaard verborgen. Open hem via Edit, zet Hidden uit en klik op Save. Zie ook Co-broker-deals.
Waarom mag de knop Delete niet?
Section titled “Waarom mag de knop Delete niet?”In het blok Delete pipeline staat de reden: het is een Standard-pipeline, de Default-pipeline, of er staan nog deals in. Verplaats de deals eerst (bijvoorbeeld via Hidden en Move & hide) of kies voor verbergen.