Afspraken en taken: uw werkdag plannen

Twee bouwstenen voor uw werkdag: afspraken (bezichtigingen en vergaderingen) en taken (actiepunten en opvolging). Beide horen bij een specifiek record, contact, lead, deal of woning, zodat de context altijd meekomt.

Klik om te vergroten

De kalender, al uw afspraken en taken in één weergave.

Wanneer gebruikt u dit?

• Een lead vraagt om een bezichtiging, u plant ’m direct
• Een collega moet een klant terugbellen, u maakt de taak voor haar aan
• Een team-vergadering om de pipeline door te lopen
• Online afspraak met een Engelse koper, Zoom-link bij de afspraak

Twee soorten items

	Afspraken (Meetings)	Taken (Tasks)
Waarvoor	Bezichtigingen, vergaderingen	Actiepunten, opvolging, herinneringen
Heeft tijd	Ja, start en eind	Alleen deadline (due date)
Heeft deelnemers	Ja, meerdere contacten	Nee, aan één teamlid toegewezen
Verschijnt in kalender	Ja	Nee (wel in Activities-overzicht)

---

Afspraken plannen

Vijf typen in twee categorieën

Type	Categorie	Verplicht veld
Visit location	Visit	Location (adres of woning)
Virtual visit	Visit	Online call URL
Meeting in office	Meeting	Location
Meeting outside office	Meeting	Location
Online meeting	Meeting	Online call URL

Een afspraak maken

1. Open het record: contact, lead, deal of woning waarvoor u plant.

2. Klik tabblad Meetings.

3. Klik op de aanmaakknop: zijpaneel opent met het formulier.

4. Vul de gegevens in:

   Veld	Verplicht	Toelichting
   Title	Ja	3-100 tekens
   Description	Ja	3-8.000 tekens
   Category	Ja	Visit of Meeting
   Type	Ja	Een van de 5 typen
   Owner	Ja	Het teamlid dat de afspraak voert
   Start date	Nee	Begintijd
   End date	Nee	Eindtijd
   Location	Conditioneel	Verplicht bij fysieke typen
   Online call URL	Conditioneel	Verplicht bij virtuele/online typen
   Property	Nee	Koppel een specifieke woning
   Participants	Nee	Voeg contacten toe als deelnemers
   Private	Nee	Privé-afspraak, alleen owner ziet ’m

5. Save klikken (of Ctrl+S / Cmd+S).

Plannen vanuit een deal

Plant u de afspraak vanuit een deal? Het systeem stelt automatisch de gekoppelde contacten voor als deelnemers, één klik en ze staan erbij.

Vijf statussen voor een afspraak

Status	Wanneer
Pending	Net aangemaakt, wacht op bevestiging
Confirmed	Door alle partijen bevestigd
Rejected	Geweigerd
Cancelled	Geannuleerd
Completed	Heeft plaatsgevonden

Filter de Meetings-lijst op status via het dropdown bovenaan.

---

Taken aanmaken

Taken zijn actiepunten voor uzelf of een teamlid, geen tijdsblok, alleen een deadline.

1. Open het record: contact, lead, deal of woning.

2. Klik tabblad Tasks.

3. Klik op Create task: het zijpaneel Create task opent.

4. Vul de gegevens in:

   Veld	Verplicht	Toelichting
   Title	Ja	3-100 tekens
   Description	Nee	Maximaal 1.000 tekens
   Task type	Nee	Contact, Follow-up, Research of Admin. Zie hieronder.
   Priority	Nee	Urgentie. Bij een nieuwe taak staat Mid vooraf ingevuld.
   Status	Nee	Voortgang. Bij een nieuwe taak staat To do vooraf ingevuld.
   Due date	Ja	Deadline
   Assign to	Ja	Het teamlid dat de taak uitvoert

5. Klik op Create task (of Ctrl+S / Cmd+S).

Klik om te vergroten

Het zijpaneel Create task. Onder Task type legt Tesoro uit welke taken een deal gezond houden.

Het taaktype

Vanaf versie 1.30.0 kiest u bij elke taak een Task type. Het type zegt wat voor werk het is:

Task type	Wanneer kiest u dit?	Houdt een deal gezond?
Contact	U neemt contact op met de klant: bellen, mailen, een bericht sturen	Ja
Follow-up	U volgt iets op bij de klant, bijvoorbeeld na een bezichtiging	Ja
Research	Uitzoekwerk op kantoor, zoals woningen zoeken of een prijs checken	Nee
Admin	Administratie, zoals een contract klaarzetten	Nee

Onder het veld staat: Contact and follow-up tasks keep the deal alive (a planned touchpoint). Research and admin tasks do not.

Waarom dit ertoe doet: een deal met een geplande taak van het type Contact of Follow-up telt als een deal met een volgende stap. Dat houdt de Rotting-score laag. Uitzoekwerk op kantoor is nuttig, maar de klant merkt er niets van. Daarom tellen Research en Admin niet mee.

Welk type staat vooraf ingevuld?

Bij een nieuwe taak in het formulier staat Contact vooraf ingevuld. Taken die al bestonden vóór versie 1.30.0, en taken die zonder type binnenkomen (bijvoorbeeld via een koppeling), krijgen het type Admin. Past dat niet? Open de taak en kies een ander type.

Drie taakstatussen

Status	Betekenis
To do	Nog niet gestart
In progress	Wordt aan gewerkt
Done	Voltooid

Voltooitijd wordt automatisch geregistreerd

Wanneer u een taak op Done zet, registreert het systeem automatisch het tijdstip (completed_at). Niet handmatig aan te passen, dat houdt audit-trail betrouwbaar.

Filter de Tasks-lijst op Status en Priority via de dropdowns. Klik op een taak om te bewerken, wijzigingen worden direct opgeslagen en verschijnen in de tijdlijn.

Een taak zonder prioriteit of status

Heeft een taak geen Priority of Status, dan blijven die velden leeg als u de taak bewerkt. Tesoro vult daar niet meer zelf Mid of To do in. Zo slaat u nooit per ongeluk een waarde op die u niet koos.

---

Teamleden mentionen

Zowel in afspraak- als taakbeschrijvingen kunt u collega’s mentionen. Typ @ + naam → collega krijgt een notificatie. Geen extra e-mail nodig.

---

Waar verschijnen afspraken en taken?

Plek	Wat
Tabblad Meetings / Tasks op het record	Lijst voor dit ene record
Activiteiten-tijdlijn	Kaart met “Meeting Created” / “Task Created”
Activities-overzicht	Lijst + kanban over alle records
Kalender	Alleen afspraken (taken hebben geen tijdblok)

---

Gerelateerd

Activiteiten en tijdlijnHoe afspraken en taken samen het verhaal van een record vertellen.

NotitiesVrije tekst toevoegen bij een record, voor wat niet in een veld past.