Lead sources, stages en kwalificatie: naslagwerk

Drie velden bepalen het verhaal van elke lead: de bron (waar kwam de lead vandaan), de stage (hoe heet) en de status (waar in uw pipeline). Dit artikel is uw naslag, de uitleg per veld, de regels, en hoe u ze in rapportages combineert.

Leadoverzicht — Het leadsoverzicht met bron en stage zichtbaar per rij.

Wanneer is dit relevant?

U gaat rapporteren welke marketingkanalen geld waard zijn
Uw team gebruikt stage en status door elkaar, tijd voor duidelijkheid
U bereidt een import voor uit een ander CRM met afwijkende bron-labels

Lead Sources: de 14 opties

Verplicht veld, standaard By Person. Hoe weet u welke u moet kiezen? Dit is de tabel.

Bron	Wanneer
Cold Calling	U belde proactief
Incoming Call	Lead belde uw kantoor
Referral	Doorverwezen door klant, contact of partner
Website	Via uw eigen kantoorsite
Social Media	Facebook, Instagram, LinkedIn, etc.
Email Campaign	Reactie op nieuwsbrief of mail-campagne
Incoming Mail	Brief of fysieke post
By Person	Persoonlijk ontmoet of walk-in
Portals	Aanvraag via een vastgoedportaal, vraagt Source MLS
Networking Events	Beurs, conferentie, netwerkevenement
Print Advertising	Krant, magazine, flyer
Collaborative Partners	Doorverwezen door samenwerkend kantoor
Outdoor Advertising	Billboard of buitenreclame
Radio/TV Advertising	Reactie op radio- of tv-spot

Source MLS: als Source = Portals

Bij Portals verschijnt een extra dropdown om het exacte portaal te kiezen:

Portaal	Toelichting
Fotocasa	Spaans portaal
Kyero	Internationaal (Spanje/Portugal)
Idealista	Grootste Spaanse platform
Think Spain	Engelstalig, Spanje
A Place in the Sun	Brits platform buitenlands vastgoed
Luxury Estate	Internationaal luxe-portaal
Green Acres	Frans/internationaal
Indomio	Portaal
Spain Property Portal	Engelstalig, Spanje
Resales Online	Costa del Sol MLS-netwerk
Picos	Portaal
Company XML	Uw eigen XML-feed (labelt zich met uw bedrijfsnaam)
CRM UI	Handmatig in CRM aangemaakt

Bron-mapping bij CSV-import

Migreert u van een ander CRM? Tesoro herkent veelvoorkomende labels automatisch:

Geïmporteerde waarde	Wordt gemapped naar
Walk-in, In person, Direct contact, Offline	By Person
Online, Web, Site	Website
Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Social	Social Media
Email, Newsletter, E-mail	Email Campaign
Referred, Recommendation	Referral
Cold call, Outbound call	Cold Calling
Phone call, Inbound call, Call	Incoming Call
Portal, Property portal, Listing site	Portals
Event, Networking	Networking Events
Print, Print ad	Print Advertising
Billboard, Outdoor, Outdoor ad	Outdoor Advertising
Radio, TV, Television, Broadcast	Radio/TV Advertising
Partner, Partners, Collaboration	Collaborative Partners
Mail, Postal, Direct mail	Incoming Mail

Lead Stages: Hot, Neutral, Cold

Verplicht veld, standaard Hot. Geeft urgentie aan, onafhankelijk van status.

Stage	Wanneer	Aanbevolen actie
Hot	Klaar om snel te beslissen. Duidelijke koopintentie, realistische tijdlijn.	Binnen 24 uur opvolgen.
Neutral	Geïnteresseerd, geen haast. Lange oriëntatie.	Regelmatige updates. Warm houden met relevante woningen.
Cold	Weinig directe interesse, lange termijn, of niet meer reactief.	Plaats op nurture-lijst. Periodiek kort contact.

Wijzig via het bewerkformulier of bulk-edit op de lijstpagina.

Lead Status: zes opties

Status	Standaard	Visueel	Wanneer
New	✓	Normale stap	Net binnen, geen contact gehad
Contacted		Normale stap	1× contact gehad (telefoon, mail, etc.)
Qualified		Normale stap	Serieuze prospect. Doorgang naar conversie.
Unqualified		Waarschuwing	Voldoet niet aan uw criteria
Lost		Waarschuwing	Naar concurrent, weg, of niet bereikbaar
Converted		Succes	Geconverteerd naar contact. Eindstatus.

Regels en uitzonderingen

Converted alleen vanuit Qualified. Probeert u te springen vanuit New of Contacted? Het systeem weigert het (“Lead not qualified”).
Prijsvelden worden verplicht bij Qualified+. Price Min en Price Max moeten ingevuld zijn om de status te wijzigen.
Statuswijzigingen worden gelogd. Elke wijziging komt in de Activities-tijdlijn + teamleden krijgen een notificatie.

Kwalificatie: wanneer wat?

Criteria

Geen automatische scoring. Wel: deze velden worden afgedwongen of zijn handmatige beoordelingen:

Criterium	Toelichting	Verplicht?
Budget (Price Min/Max)	Realistisch prijsbereik	Ja, bij Qualified
Woningtype	Minstens 1 selectie	Ja, bij aanmaak
Contactgegevens	Email + telefoon, geldig formaat	Ja, bij aanmaak
Interesse/intentie	Daadwerkelijk willen kopen/verkopen	Handmatig beoordelen
Tijdlijn (Looking To, Timeline)	Realistische deadline	Optioneel maar aanbevolen
Bereikbaarheid	Reageert op contact	Handmatig beoordelen

Unqualified vs Lost: subtiel maar belangrijk

Status	Wanneer
Unqualified	Lead was nooit echt een match, budget veel te laag, buiten uw werkgebied, geen serieuze aanvraag
Lost	Lead was prospect maar haakte af, naar concurrent, interesse weg, niet meer bereikbaar

Belang voor rapportage: Unqualified zegt iets over uw inkomende kwaliteit, Lost over uw closing-effectiviteit.

Conversie: wat het systeem automatisch doet

Bij klik op Converted in de voortgangsbalk + bevestigen:

Record-type verandert van lead naar contact.
Rol wordt Buyer (default).
Lead status → Converted.
(Optioneel) deal aanmaken met:
- Naam volgens template (default: “New deal with [Voornaam] [Achternaam]”, aanpasbaar in Settings)
- Fase Knowing Property
- Deal type = Looking To-waarde van de lead (Buy/Rent/etc.)
- Property search criteria overgenomen
- Toegewezen makelaar overgenomen
Activiteitenlog: wijziging op tijdlijn vastgelegd.
Notificatie naar relevante teamleden.

Terugzetten naar lead: wat dan?

Alleen Admin kan terug naar lead, en alleen contacten met rol Buyer of Seller:

Status terug naar lead
Lead status reset naar New
Originele Lead Source en Stage behouden
Contact wordt losgekoppeld van alle deals

Filteren en rapporteren

Alle 15 filters op de Leads-overzichtspagina:

Filter	Type
Lead Status	Dropdown, 6 statussen
Assigned Agent	Dropdown
Lead Source	Dropdown, 14 bronnen
Lead Stage	Dropdown, Hot/Neutral/Cold
Lead Type	Buyer / Seller
Language	Dropdown
Salutation	Mrs./Mr./Ms./Dr.
Created At	Datumbereik
Last Activity	Datumbereik
Way of Selling	Exclusive / Not Exclusive / With Collaboration (seller)
Market Price	Numeriek (seller)
Commission	Numeriek (seller)
Relation	Gekoppelde bedrijf
Tag	Hashtag
Portal User	Ja / Nee

Nuttige filtercombinaties

Source = Portals + Status = Qualified → welke portalen leveren goede leads?
Source = Website + Stage = Hot → hoeveel urgente website-aanvragen heeft u nu?
Source = Referral + Status = Converted → effectiviteit van doorverwijzingen
Stage = Cold + Last Activity > 30 dagen → koude leads zonder opvolging

Standaardkolommen in het leadsoverzicht

First Name, Last Name, Email, Phone, Lead Status, Lead Source, Assigned Agent, Tag, Created At. Aanpasbaar via kolominstellingen.

Samenvatting: het leadtraject

Binnenkomst met Source (bv. Idealista), Stage (Hot), Status (New).
Eerste contact: status naar Contacted.
Beoordeling: pas stage aan op basis van urgentie.
Kwalificatie of afwijzing: vul prijsbereik in, zet op Qualified of Unqualified/Lost.
Conversie: Converted-klik maakt er een contact + (optioneel) deal van.

Volgende stappen

Werken met leadsStappen voor aanmaken, bewerken, importeren en converteren.

Dynamische filtersFilters opslaan, combineren en delen, uw lijsten op maat.

Deals & pipelineHoe geconverteerde leads als deals door uw pipeline gaan.